Dlaczego dziś sięgamy po programy TWI? Celem takich projektów jest m.in. szybkie wdrożenie nowych pracowników, i nie chodzi tutaj o skrócenie procesu szkoleń oraz o zmniejszenie czasu poświęcanego przez trenerów osobom szkolącym się, ale o przeszkolenie pracowników tak, aby szybciej byli samodzielni na stanowiskach pracy oraz w krótszym czasie osiągali wyższą produktywność. Kolejnym celem jest redukcja błędów jakościowych wśród nowych pracowników, ale także wśród dotychczasowych, dla których często wykonywana praca jest już codzienną rutyną i wykonują ją w sposób mechaniczny, co również może prowadzić do popełniania przez nich błędów jakościowych. Poprzez TWI zwiększamy także bezpieczeństwo pracy oraz poziom wiedzy i świadomości pracowników, standaryzujemy procesy, rozwijamy umiejętności pracowników pomiędzy stanowiskami, przez co stają się oni bardziej poliwalentni, a organizacje mogą wreszcie zarządzać rozwojem swojej kadry.

Program TWI składa się z 3 modułów:

• Instruowanie pracowników.
• Doskonalenie metod pracy (Kaizen).
• Budowanie dobrych relacji z pracownikami (Przywództwo).

TWI jako filozofia Lean Management

TWI to filozofia Lean Management i powinna być fundamentem każdego systemu zarządzania dowolną organizacją. To ludzie tworzą przedsiębiorstwa i bez ich świadomości oraz zaangażowania wdrożenie Lean Management jest w praktyce niemożliwe. W projektach TWI największy nacisk kładzie się na rozwój pracowników, zarówno tych nowych, jak i stałych. Dzisiaj firmy zaczynają pracować nad procesami wdrożeń nowych pracowników, jednak zdarza się, że zapominają o już zatrudnionych, dzięki którym powstało w organizacji wiele standardów, usprawnień, relacji. To oni mieli oraz mają wpływ na kulturę organizacyjną danej firmy – to od nich zależy, jak nowy pracownik zostanie wdrożony w firmie. Dzięki wdrożeniu pełnych 3 Modułów przedsiębiorstwa mogą sprawnie budować swoją przewagę konkurencyjną na rynku pracy. Dbają przy tym o standaryzację pracy, zarządzanie rozwojem pracowników, programy Kaizen oraz o budowanie dobrych relacji z zatrudnionymi w oparciu o liderstwo angażujące.

Sukces programu Training Within Industry wynika także z faktu, że zbudowany jest w oparciu o cykl Deminga: Plan-Do-Check-Act (PDCA). Pozwala to na dokładne zaplanowanie i wdrożenie koncepcji ciągłego doskonalenia, istotnej w całym procesie TWI, który powinien wyglądać w następujący sposób: Standaryzacja istniejącego procesu – Usprawnienie – Nowy Standard – Szkolenie – Wdrożenie i praca na nowym standardzie – Usprawnienie – Nowy Standard – Szkolenie – Wdrożenie i praca na nowym standardzie itd. Proces uczenia jest również oparty na cyklu PDCA.

Standaryzacja procesów, metod pracy

W zarządzaniu przedsiębiorstwem kluczową rolę odgrywa standaryzacja pracy. To standardy wpływają na redukcję błędów ludzkich w procesach, które są często przyczyną wypadków w pracy, braków jakościowych czy reklamacji. Dzięki standaryzacji pracy możemy poznać i wyeliminować przyczyny źródłowe błędów popełnianych przez pracowników, które mogą być związane ze złym lub nieaktualnym standardem, słabym procesem szkoleń, brakiem procesu wdrożenia nowych pracowników, nieprzestrzeganiem standardów przez pracowników, brakiem procesu ciągłego doskonalenia oraz systemu audytowego, dzięki któremu utrzymujemy i monitorujemy cały proces.

Pierwszy Moduł, Instruowanie Pracowników (IP), opiera się na tworzeniu standardów w oparciu o Arkusz Podziału Pracy, który składa się z 4 części: Głównych kroków (Co?), Wskazówek (Jak?), Przyczyn (Dlaczego?) oraz z Wizualizacji, czyli zdjęć. Standard powinien być ułożony w proces krok po kroku, zawierać konkretne czynności, sposoby ich prawidłowego i bezpiecznego wykonywania oraz powinien uświadomić pracownikom, dlaczego mają postępować w taki, a nie inny sposób, i co się stanie, gdy zrobią to inaczej.

W wielu organizacjach wykonuje się czynności za pomocą różnych metod, IP wymaga ustandaryzowania jednego najlepszego sposobu pracy, który daje podstawy do wdrożenia procesu ciągłego doskonalenia i uczy pracowników postępowania we właściwy sposób.

W całym procesie standaryzacji bardzo ważny jest proces ciągłego doskonalenia (Kaizen). Usprawnienia często dotyczą eliminacji 8 marnotrawstw w procesie. Dzięki narzędziom do rozwiązywania problemów, jak m.in. diagram Ishikawy, 5xWhy, 1H5W, szybciej dotrzemy do źródeł błędów popełnianych przez pracowników i usprawnimy cały proces. Dobrze wdrożone programy Kaizen przynoszą organizacjom bardzo dużo oszczędności; dzieje się tak dzięki zgłaszaniu pomysłów przez pracowników, którzy doskonale znają swoje stanowiska pracy, maszyny i wiedzą, jak usprawnić swoją pracę – warto jest słuchać swoją załogę! To się po prostu opłaca.

Instruktaże TWI – proces przekazywania wiedzy

Kluczowe w programie TWI są instruktaże. Według metody 3P (Powiedz, Pokaż, Przećwicz) uczymy trenerów TWI, jak skutecznie i jakościowo przekazywać wiedzę. Pokazujemy, jakie są najbardziej efektywne metody uczenia innych, jakich błędów nie popełniać podczas prowadzenia instruktażu. W całym procesie zmieniamy ich nawyki i dbamy o to, aby trener z jednej strony przekazywał wiedzę i rozwijał u innych umiejętności twarde, a z drugiej – dbał w całym procesie instruktażu o aspekty miękkie. Podczas nauki instruktaży TWI często uruchamiamy elementy Modułu 3 – Budowanie dobrych relacji z pracownikami. Uczymy trenerów m.in. sprawnej komunikacji, uważności wobec drugiej osoby, angażowania pracownika w instruktaż, odpowiedzialności za rozwój innego pracownika.

TWI jako sprawny system

Jak to robimy? Otóż przed rozpoczęciem projektu definiujemy 3 nowe role w organizacji: Master (Lider) TWI, Trener (Instruktor) TWI, Audytor (Superwizor) TWI. Zapraszamy także działy HR, Jakości, BHP, inżynierów procesów, technologów, dzięki czemu każdy ma wpływ na rozwój projektu i czuje się za niego odpowiedzialny. Do zespołu projektowego TWI wybieramy osoby, które posiadają wiedzę o pracy, mają doświadczenie.

W programie TWI wykorzystujemy m.in. takie narzędzia, jak: arkusze podziału pracy (APP), matryce umiejętności, plan szkoleń, arkusze doskonalenia metod pracy, arkusze audytowe czy narzędzia do rozwiązywania problemów. Jednak musimy pamiętać, że są to jedynie narzędzia, a kluczowym celem Lean HR jest wdrożenie tych narzędzi w proces, dzięki któremu możemy sprawnie zarządzać rozwojem pracowników. Dlatego w projektach TWI dbamy o to, aby wszystko wdrożyć w dobrze działający i sprawny system. Wspomaga nas w tym również zarządzanie wizualne, w oparciu o tablicę sprawdzamy i aktualizujemy wcześniej opracowane wskaźniki TWI (wskaźniki: realizacji standardów pracy, wdrożeń i szkoleń pracowników oraz przeprowadzania audytów). Na tablicy także pojawia się matryca do planowania szkoleń pracowników oraz harmonogram audytów TWI. Tablica jest omawiana podczas spotkań dziennych lub tygodniowych.

Oczywiście ważną rolę w całym procesie Lean HR odgrywa matryca umiejętności, dzięki której możemy zarządzać rozwojem pracowników, stworzyć dobry system wynagrodzeń, opracować system premiowy, wdrożyć ścieżki rozwoju pracowników czy zaszeregowań stanowiskowych. To matryca pokazuje nam, którym obszarem powinniśmy się zająć w pierwszej kolejności z poziomu strategicznego, jak również operacyjnego, kogo i z czego szkolić; pokazuje, gdzie mamy największe luki w umiejętnościach w zespole oraz potrzeby szkoleniowe; którego pracownika awansować.

We wdrożeniu całego programu TWI ważne jest uruchomienie wszystkich 3 Modułów TWI. Wiele zależy od potrzeb i celów projektu. Czasami trzymamy się kolejności i realizujemy moduły po kolei, a czasami zmieniamy i zaczynamy od innego modułu, zdarza się także, że uruchamiamy wszystkie procesy jednocześnie.

Martyna Hómin, Konsultantka 4 Results