Dobra organizacja pracy w sposób efektywny podnosi wydajność i redukuje koszty. W dzisiejszych czasach przedsiębiorstwo chcące odnieść sukces rynkowy musi zdawać sobie sprawę z fundamentalnej roli tego procesu. Nieocenione zasługi na tym polu ma Lean Management i jego elementy wdrażane w rosnącej liczbie organizacji. Pojawia się jednak pytanie, czy samo sformułowanie doskonale przygotowanych procesów i procedur jest jednoznaczne z podniesieniem wydajności i efektywności.
Od wielu lat przyglądam się przedsiębiorstwom i ich procesom, dochodząc do wniosku, że najlepiej przygotowany schemat działania bez „uzbrojenia” go w odpowiednie narzędzia może okazać się jedynie ciekawą teorią. W jeszcze innych (gorszych) przypadkach może stać się zarzewiem konfliktów wewnątrz organizacji, przynosząc zgoła odmienny efekt do zamierzonego. Jednak najczęściej spotykanym stanem jest kłopot, a właściwie kłopotliwy obowiązek wynikający z przyjętych strategii i założeń zarządu na temat rozwoju.
Wylano już morze słów na temat sposobów wdrożenia odpowiednich procedur, szkoleń, poszukiwania i przygotowania „ambasadorów” zmian itp. Nie dołączę do tej rzeszy specjalistów, którzy z reszta mają rację, chcę jednak zwróć uwagę na aspekt, który często umyka pomysłodawcom zmian. A gdyby tak, oprócz budowy doskonałego procesu sprawić, by praca z nim była przyjazna użytkownikowi?
Być może moje podejście podyktowane jest „skażeniem” pracy w branży IT, gdzie oprócz samego działania oprogramowania ważny jest też jego wygląd, intuicyjność czy wydajność. Proszę się zastanowić. Przed erą Windows (tak, istniała taka) oprogramowanie pozbawione było zupełnie interfejsu graficznego, wszystkie operacje trzeba było wykonywać tylko w trybie tekstowym, a obsługa nawet dość prostego programu wymagała choćby minimalnego szkolenia. Dzisiaj większość z nas po instalacji nowego programu po prostu zaczyna go używać. A co, jeśli można by tak samo zrobić z nowymi procesami w firmie?
Sądzę, że wszyscy zgodzimy się, że taka sytuacja jest tak samo idealna, jak nierealna. Niestety „You can’t always get what you want” jak słusznie mówią słowa piosenki, ale gdybyśmy jednak spróbowali zbliżyć się do tej utopijnej idei? Załóżmy, że od strony teoretycznej zrobiliśmy wszystko jak należy i na biurku leży gotowy projekt procesu, mamy zebrany sztab osób odpowiedzialnych za wdrożenie go, potrzebujemy jednak narzędzi, aby przelać treść z papieru do naszej rzeczywistości. Nic prostszego! Użyjemy Excela! Błąd! Dlaczego? Otóż mam złą informację: Excel to doskonałe narzędzie, ale niestety nie uniwersalne, nie ma takich.
Co nam daje użycie Excela? To, że jest dostępny na każdym komputerze w biurze, że każdy w mniej lub bardziej zaawansowany sposób potrafi go obsługiwać itp. To wiemy, bo większość z nas korzysta z niego niemal codziennie. Z punktu widzenia procesu, który ów arkusz ma obsługiwać, wygląda to tak: ręcznie uzupełniamy dane w przygotowanym arkuszu, zapisujemy plik i wysyłamy e-mailem do następnego użytkownika w procesie lub (co gorsza) drukujemy arkusz. Nasz arkusz wyrusza elektronicznie lub per pedes w magiczną podróż po wszelakich zakamarkach biur, biurek i szafek, pieczątek i podpisów. Brzmi znajomo? A czy temat maila „Re: Fwr: Re: Re:” wygląda znajomo? Czy taki proces jest wydajny? Efektywny? Przyjazny użytkownikowi i łatwo akceptowalny?
Majsterkuję, lubię siedzieć w swoim prowizorycznym warsztacie, zorganizowanym w garażu. Bawię się w tworzenie drewnianych konstrukcji typu meble czy altany – takie utylitarne hobby. Oczywiście potrzebuję przeróżnych narzędzi, są tu piły, dłuta, wkrętaki, młotki i wiele innych. Każde z nich jest przydatne w moim warsztacie, każde ma swoją funkcję i przeznaczenie. Czasem zdarza mi się użyć jakiegoś narzędzia w sposób inny niż jest mu przeznaczony, jak choćby dłuta żeby odkręcić śrubkę. Efekty? Czasem się udaje, ale czasem kończy się to długotrwałym szlifowaniem dłuta żeby odzyskało swój kształt i właściwości przynależne dłutom.
Podobnie jest z pracą nad wdrożeniem procesów. Użycie nieodpowiedniego narzędzia może zrujnować materiał, nierzadko drogi materiał i zburzyć nasze nadzieje pokładane w jego potencjalnym wykorzystaniu.
W ostatnim czasie zmierzyłem się z takim procesem w fabryce wiodącego producent z branży motoryzacyjnej. Proces rejestracji Kaizenów odbywał się tam właśnie na podstawie arkuszy MS Excel. Nie wdając się w szczegóły, był to proces w dużej mierze „ręczny”. Zadaniem Vialutions było przekonwertowanie tego „analogowego” procesu na język cyfrowy. W tym celu stworzona została aplikacja dostępna w sieci intranet fabryki przez dowolną przeglądarkę internetową, zawierająca formularz wypełniany przez użytkownika. Wewnątrz rozwiązania „zaszyliśmy” wszystkie algorytmy i przepływy pracy niezbędne do sprawnego rejestrowania i zarządzania Kaizenami.
Digitalizacja procesów biznesowych, w czym się specjalizuję, pozwala na wprowadzenie „nowej jakości” nie tylko na płaszczyźnie zwiększenia wydajności pracy, ale również w dziedzinie zwiększenia jej ergonomii poprzez wprowadzenie odpowiednich rozwiązań do obsługi wdrażanych lub istniejących procesów. Ale, co chyba jest najważniejsze zwiększa poziom akceptacji zmian i ułatwia ich uruchomienie. Dlatego należy zwrócić szczególną uwagę nie tylko na samą architekturę zmian czy procesów, ale również zadbać o odpowiednie narzędzia, które staną się dodatkowym ambasadorem naszego przedsięwzięcia. Bo przecież nie zależy nam tylko na wdrożeniu, ale na jego faktycznym działaniu!
