Akcja praktyczna zaczyna się zazwyczaj podziałem zadań, a potem dokładną selekcją wszystkiego tego, co nagromadziło się na GEMBA. Następnie zajmujemy się tylko tym, co jest w naszym miejscu pracy potrzebne i przydzielamy na te rzeczy konkretne miejsce. Podczas pierwszej akcji 5S tworzymy zazwyczaj pierwsze standardy, których zadaniem jest ułatwienie komunikacji i pracy w zespole. Standardy powinniśmy wypracowywać wspólnie, aby były one jak najbardziej skuteczne i efektywne. Wdrażając 5S inwestujemy czas oraz pewien zakres środków finansowych. W pierwszych tygodniach po akcji 5S, kiedy wszyscy są jeszcze natchnieni duchem KAIZEN, GEMBA wygląda niemal idealnie, a wszyscy starają się zachowywać standardy. Jednak z każdym tygodniem entuzjazm opada i widać kolejne niedociągnięcia w przestrzeganiu ustalonych standardów. Rozmawiając z pracownikami o powodach takiego stanu rzeczy, uzyskuje się odpowiedzi zazwyczaj dość prozaiczne: „bo nie było czasu na wykonanie danej rzeczy w sposób standardowy", „inni nie przestrzegają standardów, więc ja też nie będę" itp. Przestajemy pamiętać, że 5S to działanie pomagające nam w optymalizacji naszego miejsca pracy. 5S ma nam pomóc w łatwiejszej i wydajniejszej pracy. Musimy jednak pamiętać, iż nie może ono być działaniem jednorazowym, jedną akcją - nasza droga z 5S powinna mieć początek, ale zgodnie z duchem KAIZEN, nie powinna mieć końca. Co jednak zrobić, kiedy zapał opada i zaczynamy dostrzegać powolny powrót do stanu sprzed działań 5S?

Rozwiązaniem takiej sytuacji jest wdrożenie systemu audytów 5S. Co należy jednak zrobić, aby audyty były skuteczne? Musimy najpierw odpowiedzieć sobie na pytanie, co oznacza audyt i po co chcemy go wdrażać? Audyt (z ang. audit) - ocena różnych aspektów jakościowych przedsiębiorstwa (np. procedur, struktury organizacyjnej, procesów) przeprowadzana przez niezależnych ekspertów wewnętrznych lub zewnętrznych (podaje za: Uniwersalny słownik języka polskiego PWN, pod red. prof. Stanisława Dubisza.)

Jak odnieść to do naszego systemu audytowania 5S? Audyt 5S ma na celu przede wszystkim wskazanie wszystkich elementów, które są zgodne, mówiąc krótko, wszystkiego, co jest dobre. Nie jest to jednak jedyny cel audytu. Kolejnym jest wskazanie elementów, które nie działają najlepiej i pokazanie potencjału, który można jeszcze doskonalić. Przystępując do audytów powinniśmy pamiętać, iż samo słowo „audyt" może kojarzyć się pracownikom mało pozytywnie. Budzi skojarzenia z kontrolą, nalotem, a przede wszystkim z niechcianym stresem. Musimy pamiętać, aby nie zrazić pracowników do audytu. Po to istnieją pewne zasady rządzące audytem. Przystępując do audytu musimy przede wszystkim wypracować formularz audytowy, według którego będziemy w stanie powiedzieć, na jakim etapie rozwoju 5S jest dany obszar. Aby audyty były jak najbardziej efektywne, formularz nie powinien być skomplikowany. Audyt powinien trwać 5 - 10 minut, więc pytania muszą być ułożone w formie listy kontrolnej z prostymi pytaniami. Oprócz pytań, formularz powinien zawierać punktację wraz z legendą, definiującą odpowiednią ilość punktów za pożądany stan.

Formularz to podstawa audytu, jednak jego skuteczność i sukces zależy od wielu innych czynników. Przede wszystkim musimy odpowiedzieć sobie na pytanie, kto powinien w audycie brać udział, jak powinna wyglądać załoga audytowa? W audycie powinni brać udział co najmniej dwaj audytorzy, którzy mają wiedzę na temat 5S. Dwójka audytorów zapewnia większy obiektywizm oceny audytu. Nie wolno dopuścić do sytuacji, w której osoba pracująca, odpowiedzialna za dany obszar, będzie czynnie uczestniczyła w audycie i oceniała swój obszar. Taka postawa krzywdzi oceniany obszar, gdyż zwiększa to subiektywizm i cel audytu nie jest zachowany, poza tym osoba przebywająca codziennie w miejscu, które objęte jest audytem, nie zawsze jest w stanie zauważyć potencjał do rozwoju. Niestety, w praktyce można spotykać wiele firm, w których np. liderzy poszczególnych odcinków produkcyjnych audytują swoje obszary. Takie podejście zabija ducha samodoskonalenia - zawsze oceniając siebie lub swój obszar stajemy się mocno subiektywni.

Każdy audyt powinien zakończyć się podsumowaniem, informacją zwrotną dla lidera obszaru dotyczącą elementów pozytywnych i tych wymagających rozwoju. Zawsze, podając punktację po audycie, powinniśmy najpierw pochwalić za widoczne efekty włożonego wysiłku w rozwój miejsca pracy, a dopiero potem przekazać informację o niedoskonałościach. Przy czym należy przedstawić je tak, aby zmotywować, zachęcić do działań korygujących. Można to zrobić np. sugerując pewne rozwiązania. Pamiętajmy, że celem audytu 5S jest zachęcanie do nieustannych zmian, więc musimy pozostawić ludzi pracujących na danym obszarze z energią i chęcią do działania. Musimy także pamiętać, że audyt nie ma na celu oceny osób. Audyt ocenia obszar, a nie osoby. Pamiętajmy, aby podczas audytu skupiać się na zaobserwowanych na GEMBA faktach, a nie ludziach i emocjach z nimi związanych.

Po każdym audycie musimy oczywiście poinformować dany obszar o uzyskanych wynikach i uwagach poaudytowych. Wiele organizacji praktykuje zasadę pokazywania wyników zbiorczych, czyli umieszczania na jednym arkuszu wyników wszystkich obszarów. Takie podejście pozwala na wprowadzenie dodatkowego pozytywnego współzawodnictwa, gdyż każdy zespół może zobaczyć, na jakim etapie rozwoju w organizacji jest jego obszar, a gdzie znajdują się inne. Warto także połączyć system audytów z systemem nagradzania, niekoniecznie w formie gratyfikacji finansowej. Spotyka się firmy, które najlepszym zespołom w danym okresie wręczają odznaki, złote flagi lub inne podobne gadżety 5S.

Z systemem audytowania łączy się pewien nakład, a mianowicie należy poświęcić czas na przeprowadzenie audytu. Należy ten czas potraktować jednak jako inwestycję, która z pewnością przyniesie wymierne korzyści finansowe, a także wzrost zaangażowania pracowników w działania doskonalące. Sprawnie przeprowadzone audyty 5S mogą być bardzo skutecznym lekarstwem na zanik przestrzegania standardów oraz opadające zaangażowanie w działania rozwijające potencjał organizacji. Pamiętajmy jednak, aby to lekarstwo było skuteczne, musimy aplikować je w odpowiednich dawkach i w odpowiedni sposób. Kilka prostych reguł przedstawionych w artykule pozwoli na wdrożenie audytu 5S jako narzędzia doskonalącego organizację.

Rafał Palonka
konsultant KAIZEN Institute Polska