Hardis Group wprowadza narzędzie do zarządzania reklamacjami

Narzędzie Reflex Claim Management zwiększa wydajność zarządzania reklamacjami w transporcie i logistyce, jednocześnie obniżając koszty i skracając czas obsługi reklamacji. Dzięki nowemu rozwiązaniu, kontrahenci mogą zgłaszać reklamacje za pomocą zaledwie kilku kliknięć, a także działając na zasadzie współpracy udostępniać i przekazywać dokumenty, co pozwala na szybsze i sprawniejsze rozpatrywanie zgłoszeń.

Zdjęcie: AdobeStock

Grenoble, 12 czerwca 2024 r. – Reflex (jednostka biznesowa Hardis Group), wiodący dostawca oprogramowania logistycznego, właśnie wzbogacił swoją ofertę oprogramowania Reflex WMS o nowoczesną aplikację do zarządzania reklamacjami. Nowe narzędzie ma za zadanie usprawnić obsługę reklamacji (np. w przypadku brakującego lub uszkodzonego towaru, opóźnienia dostawy itp.) poprzez wydajniejszy, stworzony na zasadzie współpracy proces, od momentu zgłoszenia reklamacji do czasu jej zamknięcia, przyczyniając się do jeszcze wyższego poziomu zadowolenia klientów. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi obsługa narzędzia nie wymaga długotrwałego procesu nauki lub szkolenia.

Kompleksowe narzędzie obsługujące cały łańcuch dostaw

Reklamacje to nieodłączna część działalności w branży transportu i logistyki. Mogą dotyczyć wszystkiego: od uszkodzonych lub niedostarczonych przesyłek, przez brakujący towar i inne rozbieżności ilościowe, po błędne przesunięcia magazynowe i nie tylko. Tego rodzaju zgłoszenia można rozpatrywać szybciej i ograniczać ich negatywne skutki za pomocą procesów opartych na zasadzie współpracy i narzędzi, które usprawniają komunikację między stronami i poprawiają widoczność.

Rozwiązanie Reflex Claim Management stanowi bezpośrednią odpowiedź na powyższe wyzwania. Aplikacja centralizuje i usprawnia śledzenie zgłoszeń, które obecnie w większości są obsługiwane ręcznie przez pocztę e-mail. Nowe narzędzie ma ułatwić zgłaszanie reklamacji, kontakt oraz współpracę w trakcie procesu obsługi zgłoszenia, niezależnie od tego, czy reklamacja pochodzi od operatora magazynu logistycznego, kierowcy czy sprzedawcy uzupełniającego towar w sklepie. – Narzędzie Reflex Claim Management w czasie rzeczywistym wspomaga proces podejmowania decyzji wewnątrz organizacji i w jej otoczeniu, wspierając obsługę reklamacji w każdym punkcie – u nadawcy, dostawcy i przewoźnika, ale także w centrum obsługi klienta i u klienta końcowego – mówi Romain Louis, właściciel produktu w Reflex, Hardis Group.

Przegląd funkcji Reflex Claim Management

Do najważniejszych cech aplikacji Reflex Claim Management należą:

• Łatwość uzupełniania parametrów zgłoszenia: przedmiot reklamacji (zamówienie, przesyłka, ruch towaru itp.), osoby odpowiedzialne za jej obsługę, kwota i ważność
• Możliwość śledzenia zgłoszeń od momentu złożenia do rozwiązania, z dostępem do funkcji współpracy, umożliwiających dodawanie użytkowników, automatyczną wysyłkę powiadomień e-mail, interakcje, widoczność statusu reklamacji w czasie rzeczywistym i nie tylko
• Zintegrowany, intuicyjny czat, który umożliwia wszystkim stronom wysyłanie wiadomości, zdjęć, dokumentów i innych załączników
• Konfigurowalny proces zarządzania reklamacjami: użytkownicy mogą sami definiować etapy i priorytet zgłoszeń oraz nadawać uprawnienia (parametry, status reklamacji itp.)

Za kilka miesięcy zostanie uruchomiona nowa funkcja raportowania, która zapewni kompleksowy wgląd we wszystkie reklamacje i powiązane koszty, umożliwiając użytkownikom identyfikację możliwości optymalizacji, a potencjalnie również wykrycie nawracających problemów lub nieprawidłowości i podjęcie działań naprawczych w ramach procesu ciągłego doskonalenia.

Narzędzie Reflex Claim Management jest bardziej przyjazne dla użytkowników niż system oparty na tzw. „ticketach”. Aplikacja jest dostępna w modelu SaaS w Google Cloud. Rozwiązanie jest kompatybilne ze wszystkimi systemami zarządzania magazynem (WMS, w tym Reflex WMS), systemami zarządzania transportem (TMS) oraz systemami śledzenia dostaw.