Ogromne znaczenie przy wyborze odpowiedniej drukarki do biura ma wielkość i rodzaj prowadzonego przedsiębiorstwa. Wpływa to bowiem na ilość wydruków, ale też na koszty związane z zakupem drukarki i materiałów eksploatacyjnych. Dla przykładu – drukarki laserowe do biura oferują wysoką jakość wydruku i szybkie wykonywanie poleceń, natomiast atramentowe drukują wolniej, wydruki są niższej jakości, tusze wymagają częstej wymiany, ale są tańsze w zakupie.
Jednak coraz większa liczba przedsiębiorców decyduje się na wypożyczenie urządzeń drukujących od firm wdrażających system zarządzania drukiem, takich jak DrukarkiA3.pl Jest to bezpieczne i wygodne rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy nie chcą się martwić o materiały eksploatacyjne czy bezpieczeństwo wydruków.
Od czego zacząć poszukiwania drukarki do biura?
Każda firma musi indywidualnie przeanalizować swoje potrzeby, ponieważ zróżnicowane typy przedsiębiorstw posiadają inne zapotrzebowanie na wydruki.
Wiele biur do szczęścia potrzebuje jedynie druków w formacie A4, jednak w przypadku firm, w których drukowane są wielkoformatowe projekty, oferty czy plakaty, standardowa wielkość wydruku nie będzie użyteczna.
Wbrew pozorom ważnym kryterium w wyborze drukarki do biura są koszty jej eksploatacji. Warto zwrócić uwagę na wydajność tonera oraz jego cenę. Im mniejsza ilość wydruków i wyższy koszt zakupu, tym mniej opłacalne staje się drukowanie. Ważne jest również, by materiały eksploatacyjne były oryginalne – wówczas ich wydajność jest maksymalna.
Część przedsiębiorstw potrzebuje nie tylko drukarki, ale też skanera i kserokopiarki. By nie posiadać trzech osobnych urządzeń w biurze, warto zdecydować się na jedno, wyposażone w każdą z tych funkcji. I w tym przypadku istotny jest format – jeśli przedsiębiorstwo tworzy kopie i wydruki w A3, ten fakt musi zostać uwzględniony podczas wyboru urządzenia wielofunkcyjnego. Ogromne znaczenie ma również rozdzielczość, która powinna zostać dostosowana do potrzeb firmy, tak by jakość skanowanych dokumentów była na przynajmniej zadowalającym poziomie.
W przypadku zapotrzebowania na dużą ilość wydruków, warto przy wyborze drukarki do biura, sprawdzić ile stron na minutę urządzenie jest w stanie wydrukować. Na tę ilość wpływa rozdzielczość druku oraz to czy jest on wykonywany w kolorze czy też nie.
Jeszcze jeden parametr jest podawany przez producentów - maksymalne obciążenie. Pozwala on określić, ile wydruków miesięcznie może wykonać dane urządzenie. Warto wziąć pod uwagę zalecaną ilość stron i tą liczbą kierować się podczas wyboru drukarki. Sprzęt, który pracuje ponad swoje możliwości, często będzie ulegał awariom, które z czasem doprowadzą do całkowitego zniszczenia urządzenia.
Szybka drukarka do biura
Szybkie drukarki do biura są szczególnie pożądane, gdy firma codziennie dynamicznie korzysta z urządzeń drukujących. Zarówno modele atramentowe, jak i laserowe mogą osiągać zadowalające efekty w przypadku wydruku tekstów, jednak, gdy pojawiają się elementy graficzne, drukarki atramentowe znacznie spowalniają.
Prędkość drukarki określana jest w liczbie stron na minutę w czasie jej działania na najwyższych obrotach. Przy wyborze drukarki do biura, warto upewnić się, czy szybkość wydruków nie jest osiągana kosztem ich jakości.
Drukarka do biura, a może urządzenie wielofunkcyjne?
Jeśli przedsiębiorstwo jedynie okazjonalnie korzysta z wydruków, nie kseruje i nie skanuje, wówczas zakup wielofunkcyjnego urządzenia drukującego jest stratą pieniędzy.
Kompaktowe urządzenia wielofunkcyjne, bardzo często potocznie nazywane kombajnami, posiadają trzy lub cztery różne zastosowania – drukarki, skanera, kserokopiarki i (opcjonalnie) faksu. Dzięki temu miejsce w biurze zostaje zaoszczędzone, przy zachowaniu kompletnego zestawu najpotrzebniejszych urządzeń.
Przy wyborze urządzenia wielofunkcyjnego warto zwrócić uwagę na potrzeby firmy. Może przydatny będzie wydruk dwustronny, który pomoże oszczędzić czas i papier?
Drukarka do biura, a jeśli się zepsuje?
Drukarki to urządzenia, które, jak każde inne, z czasem ulegają awariom. Ponadto wymagają regularnej kontroli i wymiany tuszy czy tonerów, a przede wszystkim – ich zakupu. Wszystko to może spowodować spore przestoje w pracy. Jak zatem ich uniknąć?
Najlepszym rozwiązaniem jest dzierżawa drukarek. Przedsiębiorca nie musi wydawać pieniędzy na zakup urządzeń drukujących. W jego interesie nie będą już leżały materiały eksploatacyjne, ewentualne awarie czy przestoje w pracy.
Drukarka do biura a dzierżawa drukarek
Firmy zajmujące się wynajmem drukarek pomagają dostosować urządzenia do zapotrzebowania danego przedsiębiorstwa na podstawie analizy miesięcznej ilości wydruków oraz rodzaju wykonywanych druków. Wdrażając system zarządzania drukiem (więcej na temat systemu przeczytasz tutaj), firmy te mają stałą kontrolę nad stanem urządzeń, dlatego też w porę reagują na potrzebę wymiany tuszy czy tonerów. Przy okazji zajmując się również utylizacją zużytych materiałów eksploatacyjnych.
Znika również problem dotyczący ewentualnych awarii. System zarządzania drukiem wysyła ostrzeżenie osobie odpowiedzialnej za dane urządzenie, dzięki czemu może ona dotrzeć w porę na miejsce awarii. Gdy awaria jest większa, by nie powodować przestojów w wydrukach, przedsiębiorstwo otrzymuje drukarkę zastępczą na czas naprawy poprzedniej, o tych samych lub wyższych parametrach.
Dzierżawione urządzenia drukujące powinny posiadać najnowocześniejsze systemy zabezpieczania dokumentów. Przedsiębiorcy pamiętają, by zabezpieczać komputery przed wirusami i hakerami, jednak często zapominają o drukarkach. Obecnie są to najbardziej narażone na ataki hakerskie urządzenia. Za ich pomocą poufne informacje mogą opuścić firmę i wpaść w niepowołane ręce. Zakup drukarki na własną rękę nie zagwarantuje wdrożenia systemu ochrony.
Po podjęciu decyzji o wyposażeniu przedsiębiorstwa w drukarki, warto zastanowić się nie tylko, jaką drukarkę do biura kupić, ale też, czy bardziej opłacalne w naszym przypadku nie okaże się wydzierżawienie urządzenia i pozostawienie specjalistom, wszystkich ewentualnych problemów związanych z eksploatacją drukarkii.
