(Żródło: Zalando)
O etapach przygotowań platformy technologicznej Zalando na wielki dzień wyprzedaży opowiada - Valentine Vierne, Senior Project Manager, która kierowała projektem Black Friday 2017 od strony technicznej.
10 miesięcy do Black Friday – styczeń 2018: Przygotowania do Black Friday 2018 rozpoczęliśmy już w styczniu tego roku, przeglądem wyników z Black Friday 2017. Przyjrzeliśmy się liczbom z poprzedniego roku, wyciągnęliśmy wnioski z tego co poszło nam dobrze, a co nie i gdzie moglibyśmy wprowadzić ulepszenia, aby tegoroczna edycja była jeszcze większym sukcesem.
22 tygodnie do Black Friday – lipiec 2018: Global Project Management Office (GPMO) wyznacza Black Friday 2018 na najważniejszy projekt nadchodzących miesięcy. Trwają konsultacje z zespołami handlowymi Zalando, aby określić kluczowe ramy tegorocznej kampanii, np. jakie są potencjalne wyzwania, którym trzeba będzie sprostać? Czy przygotowujemy specjalne oferty w różnych kategoriach w różnych dniach? Jakie wyznaczamy sobie cele?
Zostaje też ogłoszone zawieszenie uruchamiania nowych funkcji na platformie Zalando, aktualizacji istniejących oraz przeprowadzania testów przez cały listopad 2018, by dać czas inżynierom i analitykom na właściwe przygotowanie się i skupienie na Black Friday.
13 tygodni do Black Friday: 20 sierpnia 2018: Zalando uruchamia portal Tech Black Friday, który służy jako jedno cyfrowe źródło informacji o przygotowaniach do tego wydarzenia. Celem portalu jest usprawnienie przepływu informacji oraz stworzenie poczucia jedności wobec nadchodzącego wydarzenia, będącego dużym wyzwanie dla całego zespołu.
10 tygodni do Black Friday: 13 września 2018: Odbywa się kluczowy element przygotowań do Black Friday – testy obciążenia. Pierwsze próby mają miejsce we wrześniu, podczas zwiększenia ruchu w poszczególnych segmentach platformy – na przykład w katalogu. Następnie sprawdzane jest poprawne przekazywanie informacji w celu upewnienia się, że system jest w stanie sobie poradzić z ich nagromadzeniem.
8 tygodni do Black Friday: październik 2018: Różne zespoły Zalando zbierają się, by omówić tegoroczne cele i zadania. Szczególną rolę odgrywają tu inżynierowie, którzy muszą dostosować się do zespołów handlowych i określić, czy ich cele są możliwe do zrealizowania. To oficjalny start kampanii Black Friday 2018.
2.5 tygodnia do Black Friday: 6 listopada 2018: Tego dnia wysłaliśmy do wszystkich naszych zespołów antykryzysowych listę kontrolną ważnych zadań, aby upewnić się, że są one odpowiednio przygotowane na każdą ewentualność. Czy przeprowadzili wszystkie testy obciążeniowe? Czy zespoły są informowane o tym, kiedy i co mają zrobić? Czy przygotowywane są pulpity z niezbędnymi informacjami?
1 tydzień do Black Friday: 16 listopada 2018: Rozpoczyna się przygotowanie specjalnego pomieszczenia na parterze centrali Digital Experience w berlińskim biurze Zalando, dedykowanego monitorowaniu pracy platformy przez cały czas trwania Black Friday. Pokój wypełniają ekrany i stanowiska pracy inżynierów, którzy będą monitorować cały proces. Systemy czatów zostają skonfigurowane ze zdalnymi biurami, w celu przeprowadzenia zbiorowej wideokonferencji, która trwa nieprzerwanie przez cały 36-godzinny czas trwania wydarzenia.
1 dzień do Black Friday: 22 listopada 2018: Ostatnim krokiem w przygotowaniu pomieszczenia będzie sprawdzenie czy zbiorcze ekrany monitorujące są ustawione tak, aby wyświetlać najistotniejsze informacje szybko i łatwo wszystkim w sali. Prezentowane są takie dane jak na przykład aktualna liczba użytkowników na stronie, liczba zamówień na minutę oraz wskazywane są obszary, w których występują potencjalnie problematyczne obciążenia.
Black Friday: 23 listopada 2018: Nadchodzi wielki dzień – inżynierowie, informatycy, managerowie projektów oraz handlowcy pracują na zmiany, aby zapewnić wszystkim klientom udane cyfrowe zakupy.
Cztery zmiany o długości od siedmiu do dziewięciu godzin trwają od czwartku wieczorem przed Black Friday do wczesnych godzin porannych w sobotę. Zespoły liczące do 60 osób monitorują ekrany i identyfikują potencjalne wyzwania w zakresie stabilności platformy.
W zeszłym roku Black Friday odbył się bez większych incydentów. Największym wyzwaniem było jednak, według Valentine, przekonanie pracowników do wyjścia po zakończeniu zmiany: „Kiedy ludzie poświęcają tak wiele czasu na zapewnienie, aby strona działała sprawnie i szybko w najbardziej ruchliwy dzień w roku, często chcą zostać dłużej, by obserwować jak z minuty na minutę wzrastają liczby i móc podziwiać swoje dzieło. Aby jednak zapewnić warunki do koncentracji, musimy ograniczyć liczbę osób w pomieszczeniu do tych, które są niezbędne. Czekam z niecierpliwością na piątkowy wieczór, aby przekonać się czy pobijemy kolejny rekord Black Friday”.
