Doradztwo logistyczne w Polsce to ciągle sfera działania traktowana w dość szczególny sposób. Z jednej strony widoczna jest rosnąca podaż, z drugiej –obawy i niepewność, co do słuszności wykorzystania wsparcia zewnętrznego konsultanta.
W Polsce relatywnie niewiele firm decyduje się na zakup usług z zakresu doradztwa logistycznego. O ile jest to zrozumiałe w sytuacji, gdy zarządzanie logistyczne nie stanowi istotnego elementu działalności przedsiębiorstwa, o tyle w sytuacji, gdy jest to kluczowy obszar, z którym co gorsza nie najlepiej radzą sobie pracownicy firmy, takie podejście wydaje się być niezrozumiałe. Tym bardziej, że dostępna jest coraz szersza oferta takich usług, obejmująca wsparcie doradczo-konsultingowe lub przygotowanie kompleksowego projektu logistycznego. W pierwszym przypadku będą to działania podnoszące efektywność funkcjonowania przedsiębiorstwa w zakresie logistyki, np.:
Źródła niechęci wobec konsultantów
- audyt działalności logistycznej polegający na weryfikacji efektywności i sprawności funkcjonowania systemu;
- identyfikacja miejsc powstawania nadmiernych kosztów wraz ze wskazaniem metod ich redukcji zakładających albo niskonakładową optymalizację,albo kapitałochłonne inwestycje w nowoczesne rozwiązania;
- rekomendacje dotyczące celowości i kierunku działań inwestycyjnych;
- pozyskanie i przetworzenie informacji o sytuacji w otoczeniu firmy, dotyczących np. nowych regulacji prawnych w danej branży
- przeprowadzenie oceny skuteczności wewnętrznych procesów;
- analiza przepływu towarów i optymalizacja wykorzystania zasobów;
- identyfikacja „wąskich gardeł” i wskazanie sposobu ich wyeliminowania;
- przygotowanie propozycji optymalizacji procesów logistycznych, obejmujących transport, magazynowanie, przepływy wewnętrzne (np. między kolejnymi etapami procesu produkcji) lub zewnętrzne (np. proces wysyłki);
- wdrożenie nowych procedur i schematów funkcjonowania;
- dobór i selekcja pracowników tymczasowych lub etatowych, wraz z weryfikacją ich kompetencji;
- negocjacje kontraktów logistycznych, które mogą być prowadzone w imieniu klienta w formie bezpośrednich rozmów z operatorem logistycznym lub tylko w postaci wsparcia merytorycznego w formie pomocy podczas przygotowywania umowy i ustalania szczegółów technicznych;
- przygotowanie i przeprowadzenie przetargów na zakup wyposażenia;
- reprezentowanie klienta w rozmowach z jego odbiorcą, bezpodstawnie zarzucającym zaniedbania podczas realizacji zlecenia;
- zaprojektowanie wskaźników logistycznych oraz przedstawienie sposobu ich interpretacji;
- opracowanie koncepcji zagospodarowania powierzchni produkcyjnej lub magazynowej;
- przygotowanie propozycji usprawnienia obiegu dokumentów i przepływu informacji.
Z kolei kompleksowe projekty logistyczne obejmują:
- organizację lub restrukturyzację łańcucha dostaw, struktury sprzedaży i kanałów dystrybucji;
- informatyzację procesów logistycznych w zakresie gospodarki magazynowej i transportu wraz z integracją z systemem ERP;
- nadzór nad budową nowego obiektu, np. magazynu;
- zaprojektowanie wyposażenia;
- zaprojektowanie i uruchomienie automatyki magazynowej, systemów składowania;
- nadzór nad instalacją i uruchomieniem urządzeń do momentu odbioru technicznego projektu, a nawet nadzór nad funkcjonowaniem wdrożonego rozwiązania.
Źródła niechęci wobec konsultantów
Rodzi się pytanie, z czego może wynikać niechęć do takiej formy poszukiwania rozwiązań, nawet w sytuacji, gdy obiektywnie patrząc byłoby to wskazane. Niechęć może wynikać z przyczyn subiektywnych i obiektywnych.
W tym pierwszym przypadku dużo jest niedomówień, potocznych opinii, mitów i wzajemnej nieufności. Łatwiej jest pokonać tę barierę, gdy konsultant współpracował wcześniej z daną firmą i miał okazję potwierdzić swoje kompetencje. Gdy takich doświadczeń nie było, trudno doprowadzić do przełamania bariery nieufności. Podstawowy zarzut dotyczy braku wiedzy i doświadczenia z konkretnego obszaru. Sztandarowy argument przeciwników doradztwa brzmi: „od 20 lat pracuję w tej branży i ktoś miałby uczyć mnie rzemiosła?”. Zewnętrzni konsultanci często są także postrzegani jako konkurencja merytoryczna dla logistyków zatrudnionych u zleceniodawcy.
Inny zarzut dotyczy składania ogólnikowych ofert (zwłaszcza w przypadku audytu logistycznego). Okazuje się, że taka ogólnikowość często jest rezultatem wcześniejszych negatywnych doświadczeń firm konsultingowych. Spotkać można przykłady nieuczciwości klientów, którzy po usłyszeniu diagnozy przygotowanej przez konsultanta (diagnozy, która jest pierwszym, często gratisowym, krokiem do zaprojektowania nowych rozwiązań) mówią, że z tym problemem to już sobie sami poradzą. Takie przypadki powodują, że konsultanci przybierają postawę deklaratywną, nie pokazują całych możliwości metodologicznych, przez co rośnie niepewność odnośnie ich faktycznych możliwości i kompetencji. Jeśli konsultanci pokazują tylko kierunek działań, trudno jest ocenić, czy mają rzeczywiście coś do zaoferowania.
W Polsce relatywnie niewiele firm decyduje się na zakup usług z zakresu doradztwa logistycznego. O ile jest to zrozumiałe w sytuacji, gdy zarządzanie logistyczne nie stanowi istotnego elementu działalności przedsiębiorstwa, o tyle w sytuacji, gdy jest to kluczowy obszar, z którym co gorsza nie najlepiej radzą sobie pracownicy firmy, takie podejście wydaje się być niezrozumiałe
Brak odpowiednich kompetencji i nieodpowiadający potrzebom profil doświadczenia można z kolei potraktować jako obiektywną przyczynę przyjmowania takiej postawy. Autor artykułu spotkał się z sytuacją, gdy firma produkcyjna zwróciła się do znanej na lokalnym rynku firmy doradczo-konsultingowej z propozycją przygotowania projektu reorganizacji sfery produkcyjnej w oparciu o standard „Six Sigma”. W firmie konsultingowej podjęto decyzję, że projekt będzie prowadzony przez osobę z zerowym doświadczeniem w tym obszarze. Cała wiedza i propozycje zaprezentowane klientowi były efektem dwóch dni intensywnego przeglądania stron WWW i kilku ogólnodostępnych podręczników. Miało to wystarczyć do przekonania klienta do podpisania umowy. Takie przykłady są uzasadnieniem ostrożnej postawy wielu potencjalnych klientów.
Tutaj pojawia się kolejne źródło ryzyka. Nawet jeśli firma konsultingowa udowodni, że ma odpowiednie doświadczenie zdobyte podczas realizowania podobnych lub nawet bardziej złożonych projektów, nie ma pewności, że osoby, które osobiście je przygotowały i wdrożyły, są jeszcze z tym podmiotem związane (czy ich miejsca nie zajęli tańsi początkujący adepci logistyki). Takie zagrożenie jeszcze trudniej zweryfikować, gdy swoje usługi oferuje indywidualny konsultant. Często pod szyldem firmy konsultingowej kryje się bowiem jedna osoba, która zdobyła doświadczenie w logistyce i w pewnym momencie postanowiła działać na własną rękę. Tacy „wolni strzelcy” często korzystają ze wsparcia dawnych koleżanek i kolegów, z którymi spotkali się u wcześniejszych pracodawców. Takie chałupnicze podejście nie zawsze jest jednak odbierane jako przejaw profesjonalizmu, pomimo tego, że stworzony w ten sposób zespół naprawdę może dysponować wiedzą pełniejszą od klasycznego zespołu, działającego od lat w ramach jednej firmy. Przewaga ta może wynikać z różnorodności doświadczeń.
Kolejna obiektywna przyczyna to ta, że doradztwo w sferze technicznej (wyposażenie magazynów, systemy IT dla logistyki, automatyka) nie jest niezależne. Ryzyko wiąże się z dążeniem konsultanta do zaoferowania wyłącznie jednej opcji stworzonej na podstawie oferty jednego dostawcy sprzętu. Często w ramach doradztwa pojawia się oferta sprzedaży produktów konkretnej firmy, powiązanej z konsultantem. Pomimo dużej wiedzy o oferowanym produkcie i jego możliwościach, ograniczeniem jest to, że dostawcy proponują rozwiązania z własnego portfolio produktów, nie szukając optymalnych rozwiązań u innych dostawców. W takiej sytuacji może pojawić się również tendencja do uzależniania klienta od dostawcy wyposażenia (obsługa, serwisowanie, dalsze inwestycje), który z czasem zacznie wymuszać kolejne wdrożenia, uzasadniając to np. kompatybilnością systemu (na zasadzie: „inne rozwiązanie spowoduje zakłócenia albo konieczność kosztownej wymiany całego wyposażenia”). W takiej sytuacji warto poszukać firmy doradczej bądź konsultantów, którzy nie są związani z wytwórcami lub dystrybutorami konkretnych produktów, dzięki czemu nie zachodzi zależność firmy doradczej od rekomendowanego producenta.
Kiedy warto skorzystać z zewnętrznego konsultanta?
Dokonywanie zmian organizacyjnych zwykle wiąże się z różnego rodzaju wewnętrznymi zależnościami. Pracownicy różnych działów często forsują rozwiązania korzystne dla nich, a nie dla całej firmy. Zwykle są to przepychanki na zasadzie: komu przypadnie najgorszy, najbardziej problematyczny odcinek. Dlatego w wielu przypadkach pojawia się potrzeba spojrzenia z zewnątrz na procesy realizowane w danej organizacji. Błędne zaprojektowanie procesów prowadzi do strat i niepotrzebnych kosztów, a w skrajnych przypadkach do zmniejszenia możliwości lub wręcz uniemożliwienia rozwoju działalności. Zewnętrzny konsultant może rozwiązać problemy, z którymi pracownicy danej firmy sobie nie radzą. Zamiast bić głową w mur i eksperymentować ponosząc kolejne koszty, lepiej poszukać obiektywnego spojrzenia spoza firmy (wolnego od rutyny, przyzwyczajeń, przekonania, że „inaczej się nie da”). Tym bardziej, że osoby, które samodzielnie niezbyt udanie zaprojektowały procesy, zwykle nie są w stanie stworzyć czegoś lepszego.
Inny wątek dotyczy sytuacji, gdy menadżerowie potrzebują wsparcia przy wyborze optymalnej kombinacji modułów wyposażenia. Ze względu na rozmaitość wariantów, trudno ocenić cały pakiet rozwiązań i zależności między jego poszczególnymi elementami. Wybór jednego spośród kilkunastu rozwiązań, pod presją czasu, która wymusza zapoznanie się ze sporą ilością dokumentacji, często przekracza indywidualne możliwości pracownika lub nawet całego zespołu (trzeba znać szybko zmieniające się technologie). Skorzystanie z zewnętrznego konsultanta stwarza możliwość opracowania innowacyjnych rozwiązań, których do tej pory nie stosowano i uzyskać rezultaty, które wcześniej były nieosiągalne.
Dr Mariusz Szuster
Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu
Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu
