Niejednokrotnie by prawidłowo rozliczyć należne wynagrodzenie, trzeba zapoznać się również z unormowaniami zawartymi w branżowych układach zbiorowych. Obowiązujące przepisy ciągle wywołują dyskusje, zwłaszcza że praktycznie cały europejski rynek transportowy boryka się już z poważnymi problemami, tzn. brakiem kierowców i rosnącymi kosztami wynagrodzeń.

Nie ma raczej wątpliwości, że problematyka czasu pracy kierowców – ze względu na jej istotny wpływ na bezpieczeństwo ruchu drogowego – powinna znaleźć się w sferze zainteresowania właścicieli i osób zarządzających przedsiębiorstwami transportowymi. Kwestia bezpieczeństwa to jednak tylko jedna strona medalu. W ubiegłych latach mieliśmy do czynienia z licznymi zmianami w zakresie rozliczania czasu pracy w różnych krajach Europy, a ostatnio zwłaszcza z wprowadzaniem stawek minimalnych. W tym przypadku idzie zatem głównie o pieniądze, dla polskich przewoźników nierzadko duże pieniądze.

Regulacje i problemy
Wprawdzie regulacje poszczególnych państw UE w zakresie płacy minimalnej dla pracowników delegowanych pojawiały się w różnym czasie, jednak ich generalne zasady są do siebie podobne. Nie znaczy to jednak, że takie same. W rezultacie powoduje to pewne zamieszanie. Janusz Grzesica, Wiceprezes firmy Tacholab, podkreśla, że pierwszym czynnikiem generującym problemy jest różna dokumentacja i wymogi w poszczególnych krajach, zdaniem naszego rozmówcy sprawiające wrażenie wręcz celowego działania, mającego utrudnić działalność transportową. Poszczególne kraje decydują się wprowadzić wymóg płacy minimalnej w przypadku pracy kierowców, brak jest jednak jednolitego, unijnego systemu zgłaszania i raportowania. – By kierowca mógł bez łamania przepisów płacowych poruszać się po Europie, musi posiadać przy sobie całkiem sporo dokumentów. Problemem jest zbyt małe zaangażowanie polskich władz w rozwiązywanie kwestii płacy minimalnej w ramach UE, co w przypadku coraz większej ilości krajów wprowadzających wymóg płacy minimalnej prowadzi do zwiększenia kosztów prowadzenia działalności przez polskich przedsiębiorców – mówi J. Grzesica.
System francuski, jako najbardziej kłopotliwy, wymienia Dariusz Wata, Właściciel Infolab, Ekspert CORTE i Tachograph Forum. – Francja jako pierwsza wprowadziła konieczność rozliczania dodatków do wynagrodzenia wynikających z francuskiego prawa pracy, wyliczenia wysokości amplitudy czasu pracy oraz konieczność posiadania przedstawiciela na jej terytorium. Był to impuls dla innych krajów, takich jak Austria czy Holandia, do wprowadzenia bardziej restrykcyjnych wymogów dotyczących płacy minimalnej – tłumaczy D. Wata.
Mateusz Włoch, Ekspert ds. rozwoju i szkoleń, Inelo Polska, przypomina, że w ostatnim czasie państwa, które przepisy dotyczące płacy minimalnej wprowadziły już wcześniej, nie dokonywały żadnych radykalnych zmian w sposobie rozliczania czy zgłaszania pracowników. Aktualizacje dotyczyły tylko podniesienia stawek. Zgłaszanie pracowników w większości odbywa się na przeznaczonych do tego portalach internetowych. – Dzięki przygotowanym przez naszą firmę szczegółowym instrukcjom (dostępnym w internecie i na szkoleniach) nie przysparza to przewoźnikom większych problemów, jest jedynie pracochłonne. Mimo to, polscy przewoźnicy napotykają na różne komplikacje, jeśli chodzi o formalności i koszty związane z delegowaniem pracowników. W mojej ocenie najbardziej problematyczne pod tym względem kraje to Francja i Austria. Wytyczne w tych państwach członkowskich odnoszą się do branżowych układów zbiorowych, a każdy z nich zawiera przynajmniej po kilkadziesiąt stron. Ich lektura nie jest dla przedsiębiorcy prosta, zwłaszcza że dokumenty te nie są dostępne w języku polskim. W swojej pracy służę przewoźnikom wsparciem polegającym m.in. na konsultowaniu raportów płacowych. Z moich obserwacji wynika, że największe dopłaty do płacy minimalnej występują właśnie za pracę w tych dwóch państwach członkowskich – mówi M. Włoch.
Wśród innych istotnych obecnie kwestii, z jakimi borykają się przewoźnicy delegujący swoich pracowników do państw członkowskich UE, nasz rozmówca wymienia obowiązek posiadania przez kierowcę w pojeździe potwierdzenia, że podlega on polskiemu systemowi ubezpieczenia społecznego i są odprowadzane za niego składki. Taki dokument wymagany jest m.in. przy realizacji przewozów na terytorium Francji czy Austrii. Tu jednak problem nie leży po stronie państw członkowskich, które akceptują wystawiane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych zaświadczenie A1, potwierdzające realizację powyższych obowiązków, ale po stronie ZUS, który ostatnio często odmawia wydania tego dokumentu kierowcom spoza UE zatrudnionym przez polskich przewoźników. Biorąc pod uwagę to, że w związku z deficytem rodzimych kierowców coraz częściej nasze firmy transportowe posiłkują się pracownikami z Ukrainy, odmowa uzyskania dokumentu stanowi dla tych przedsiębiorstw sporą przeszkodę i utrudnienie w realizacji przewozów.

Rada na kłopoty
Problemy są, co nie znaczy, że nie można ich rozwiązać. Praktyka polskich firm dobitnie to pokazuje. Robert Matlak, Kierownik Działu Sprzedaży, SRW, podkreśla, że aby nie narazić się na sankcje finansowe, przewoźnicy prowadzący transport międzynarodowy muszą poznać i przestrzegać przepisy oraz szereg regulacji w krajach, w których obowiązuje płaca minimalna, wymogi wyposażania kierowców w określone dokumenty oraz rejestracji kierowców w systemach elektronicznych.
M. Włoch (Inelo Polska) sądzi, że większość ewentualnych problemów wynika z braku wiedzy odnośnie poszczególnych obowiązków. Ogrom wymagań, wytycznych i przepisów, zróżnicowanych w zależności od kraju docelowego, sprawia, że firmy mają kłopot z uporządkowaniem tych zasad. – Mnogość wytycznych nie idzie w parze z jasnymi wymaganiami – przepisy często nie udzielają odpowiedzi wprost na najważniejsze pytania, np. jakie składniki wynagrodzenia polskiego mogą stanowić część zagranicznej płacy minimalnej. W odnalezieniu się w gąszczu przepisów pomaga wsparcie ekspertów. Taka pomoc polega nie tylko na przygotowaniu niezbędnej dokumentacji czy aktualnych instrukcji, ale też na konsultacjach telefonicznych, gdy tylko sytuacja tego wymaga – mówi M. Włoch.
Opinię tego rodzaju podziela D. Wata (Infolab), przekonując, że największych kłopotów przysparza polskim przedsiębiorcom brak jednoznacznych informacji i mnogość przepisów (każde kolejne państwo wprowadzające wymóg wypłaty kierowcy wyrównania za czas pracy na terenie jego terytorium określa różne stawki godzinowe i dodatki do wynagrodzenia). – Rozwiązaniem problemu z pewnością byłoby wprowadzenie jednolitych przepisów dotyczących płacy minimalnej w krajach Unii Europejskiej – sugeruje nasz rozmówca.

Pomoc profesjonalna
IdeaPro – Centrum Rozliczeń Kierowców, Inelo, Infolab, SRW, Tacholab – to tylko niektóre z podmiotów pomagających przedsiębiorcom w rozliczaniu czasu pracy w poszczególnych krajach. – Rozliczamy płace minimalne każdego kraju, który wprowadził przepisy, gdzie wypłacanie minimalnego wynagrodzenia jest wymagane, wraz ze szczegółowymi raportami. Ponadto wyliczamy wynagrodzenia kierowcy zawierające wszystkie wymagane przepisami prawa składniki, zarówno te wynikające z minimalnego wynagrodzenia za granicą, jak i w kraju – tłumaczy J. Grzesica (Tacholab).
M. Włoch (Inelo Polska) rekomenduje oprogramowanie 4Trans Rozliczenia, główne rozwiązanie oferowane przez Inelo, służące m.in. do rozliczenia płacy minimalnej w innych krajach (eksperci dbają o aktualność i właściwą implementację nawet najbardziej skomplikowanych przepisów). Co istotne, oprogramowanie wylicza wyrównanie dla poszczególnych krajów na podstawie odczytów z karty kierowcy. Raporty ewidencji czasu pracy przedstawiają dane niezbędne podczas kontroli zagranicznych służb od razu z tłumaczeniem na jeden z wymaganych języków obcych. – Ważną opcją, jaką oferuje program 4Trans Rozliczenia, jest integracja z systemem lokalizacji i monitoringu GBOX Assist. Dzięki niej delegacje i przekroczenia granic są automatycznie importowane do programu. Przy zastosowaniu tego systemu nie ma mowy o pomyłkach kierowcy przy zapisywaniu dat na kartce, czy też osoby rozliczającej przy ich przepisywaniu. Sprawia to, że delegacje i płace minimalne w innych krajach są rozliczane szybko i pewnie – wylicza M. Włoch.
D. Wata (Infolab) przypomina natomiast, że klienci mają możliwość rozliczenia wszystkich obowiązujących płac minimalnych w module kalkulatorów płacy minimalnej. Narzędzie to daje pewność, że wyrównanie, które otrzymuje kierowca, jest wyliczone zgodnie z obowiązującymi w danym kraju przepisami. –Ponadto zespół ekspertów stale śledzi zmiany w przepisach, aby na bieżąco dostosowywać nasze rozwiązania do potrzeb rynku – zapewnia D. Wata.
Również R. Matlak (SRW) potwierdza, że reprezentowana przez niego firma jest w stanie zapewnić kompleksowe rozliczanie płacy minimalnej we wszystkich krajach, gdzie taka płaca obowiązuje. Posiada ona własnych, zagranicznych przedstawicieli i pomaga klientom podczas rejestrowania pracowników do oddelegowania, ma wiedzę oraz narzędzia, które pozwalają w sposób prawidłowy rozliczyć płace minimalne.

Michał Jurczak

Francuskie komplikacje
–Na chwilę obecną regulacje i wymogi są w wielu aspektach wspólne we wszystkich krajach, w których obowiązują płace minimalne. Na pewno liderem, jeżeli chodzi o poziom skomplikowania, pozostaje Francja – ze względu na wymogi formalne, konieczność posiadania własnego przedstawiciela na swoim terytorium oraz dostosowanie rozliczania czasu pracy pod kątem przepisów francuskich. Większe problemy mogą się pojawić jednak w momencie, kiedy zacznie obowiązywać nowa dyrektywa o delegowaniu oraz pakiet mobilności. Patrząc w przyszłość, to właśnie tych uregulowań powinniśmy się bardziej obawiać. Przepisy te mogą spowodować kłopoty. Wielu małych przewoźników może sobie nie poradzić z zawiłościami prawnymi w poszczególnych krajach oraz obciążeniami finansowymi związanymi z wynagrodzeniem kierowcy.

Robert Matlak Kierownik Działu Sprzedaży SRW

**

Gdzie granica?
– Spośród problemów ściśle powiązanych z płacą minimalną nadal duży kłopot stanowi sposób określenia przekroczeń granic poszczególnych państw. Prawidłowe oznaczenie momentu przekroczenia granicy jest bardzo ważne m.in. ze względu na koszty ponoszone przez właściciela firmy. Dokładne określenie czasu przebywania kierowcy na terytorium danego kraju, który określił płace minimalną, pozwoli na uniknięcie komplikacji z nieprawidłowym jej rozliczeniem. Z mojego doświadczenia wynika, że jeżeli te dane zapisywane są przez kierowców na kartkach, to często w nadmiarze zadań i przy dokonywaniu wpisu po czasie (np. na postoju) może dojść do pomyłki. Tu z pomocą przychodzi telematyka – zainstalowanie w pojeździe systemu lokalizacji GPS pozwoli na automatyczne i precyzyjne określenie przekroczenia granic i zdejmie ten obowiązek z barków kierowcy.

Mateusz Włoch Ekspert ds. rozwoju i szkoleń Inelo Polska

**

Niespójne prawo
– Oczywiste jest, że wprowadzając wymogi płacy minimalnej, poszczególne kraje UE próbują chronić swój rynek transportowy poprzez eliminację przedsiębiorców niemogących spełnić wymogów płacy minimalnej danego kraju. Jak widać, po prawie trzech latach od wejścia pierwszych przepisów w zakresie płacy minimalnej niewiele to zmieniło w przypadku działalności polskich przedsiębiorców. Innym przykładem niespójności prawa UE jest różnorodny, czasem bardzo dziwaczny system kar w poszczególnych krajach Wspólnoty. Nawet Polska ma problem z wprowadzeniem zmian do ustawy o transporcie drogowym zgodnie z Rozporządzeniem Komisji (UE) 2016/403, zmieniającym taryfikator kar. Jeśli dodać do tego bardzo różny poziom wiedzy i doświadczenia funkcjonariuszy wykonujących kontrolę, często dochodzi do sytuacji, że przedsiębiorca jest karany niesłusznie i niezgodnie z obowiązującym prawem.

Jausz Grzesica Wiceprezes Tacholab