POBIERZ PRZEWODNIK WMS KLIKAJĄC TUTAJ

Przed laty aplikacje miały przede wszystkim wspomagać typowe procesy, np. magazynową ewidencję. Teraz WMS mają coraz więcej modułów funkcjonalnych, wspierając też procesy załadunkowe, wydanie towaru, kompletację, skanowanie, etykietowanie, inwentaryzację… Istotne jest też monitorowanie działań, które podejmują w magazynie pracownicy, kontrola jakości, a także nadzorowanie zadań realizowanych przez sprzęt. Nikogo nie dziwi już współpraca WMS-ów z innymi używanymi w firmach systemami informatycznymi, coraz częściej WMS staje się też częścią systemu ERP. W takiej sytuacji koniecznie trzeba zadbać, by pomiędzy tymi systemami funkcjonowała sprawna wymiana danych, oparta na jednolitych standardach przekazywania informacji. 

Na co zwrócić uwagę?

Marek Kuropieska, Prezes Zarządu, Aspekt, zaleca, aby menadżerowie odpowiedzialni za wybór zwracali uwagę m.in. na funkcjonalność systemu WMS, dostosowaną do specyficznych potrzeb biznesowych firmy; jego mobilność i gotowość na Androida; integrację z innymi systemami, takimi jak: ERP, platformy e-commerce i B2B; bezpieczeństwo danych, aby chronić poufne informacje biznesowe; dostępność systemu i jego skalowalność oraz szkolenia i wsparcie powdrożeniowe (aby umożliwić płynne wdrożenie i obsługę). – Wdrożenie oprogramowania klasy WMS może zwiększyć efektywność i wydajność firmy poprzez optymalizację procesów magazynowych. Wybór odpowiedniego systemu może stanowić inwestycję w przyszłość firmy, która zapewni lepsze wyniki finansowe i większe możliwości rozwoju – akcentuje nasz rozmówca.

Na to, że wybór strategii zależy od etapu, na jakim jest firma działająca w danej branży, zwraca uwagę Jacek Lisowski, Dyrektor Sprzedaży i Wdrożeń ERP, Asseco Business Solutions. – Wśród klientów widzimy pewne obawy związane z inwestowaniem w nowoczesne rozwiązania logistyczne i informatyczne. Rozmawiając z takimi klientami, często wspólnie decydujemy, czy w perspektywie dłuższego okresu warto zainwestować we własny magazyn oraz nowoczesny i kompleksowy system WMS/ERP czy też w okresie przejściowym skorzystać z usług zewnętrznego operatora usług logistycznych zintegrowanego z naszym systemem ERP – dodaje nasz rozmówca i zaznacza, że firma na oba te kierunki jest otwarta i ma gotowe rozwiązania, ale większość partnerów, którzy odnieśli sukces, zdecydowało się na rozbudowę aktualnej infrastruktury magazynowo-logistycznej wspartej systemem Softlab WMS. – Zauważyliśmy również, że firmy obsługujące powyżej 600 zamówień dziennie zyskują najwięcej, optymalizując własną logistykę. Zwrot z takiej inwestycji osiągają w przeciągu 12–18 miesięcy – zaznacza J. Lisowski, dodając, że procesy WMS wymagają uporządkowania w oparciu o wielowariantowe i dojrzałe rozwiązania informatyczne, dostosowane do specyficznych wymagań danej branży lub właściwości samego magazynu.

Dla Andrzeja Bobińskiego, Prezesa Zarządu, Logifact-Systems, ważne jest przede wszystkim to, by nie zapominać, po co w organizacji wdrażany jest system WMS. – Zrozumiała dbałość o technikę w żadnym wypadku nie powinna ograniczać koniecznej analizy przedwdrożeniowej, która wskaże, jakie procesy magazynowe i w jaki sposób będą zarządzane przez WMS, oraz jakich efektów się spodziewamy w wyniku wdrożenia. Konsekwencje niedomówień na tym polu to częste przyczyny „ciągnących” się wdrożeń, przekroczeń budżetu, a w najgorszym przypadku całkowicie nieudanych wdrożeń – konkluduje A. Bobiński.

Praca bez WMS – czy to w ogóle możliwe?

Często wśród samych „magazyniarzy” słychać opinie, że bez WMS współcześnie działać się nie da. Czy rzeczywiście? A może w takim stwierdzeniu jest sporo przesady? J. Lisowski (Asseco Business Solutions) przypomina, że wiele firm w dalszym ciągu działa bez WMS, ale – w jego opinii – nie jest to dobre rozwiązanie. – Spotykamy się z sytuacjami, w których magazyn drukuje tony papieru i zatrudnia wielu pracowników do wykonywania prostych czynności, a mimo to nie jest w stanie sprostać rosnącej z miesiąca na miesiąc sprzedaży. Takie przedsiębiorstwa mają duży problem z przeanalizowaniem obecnej oraz spodziewanej w najbliższym czasie skali i liczby operacji. Z tego powodu wiele firm nie podejmuje decyzji o zmianie. Po prostu nie są pewne, jakie korzyści osiągną. Często, przez brak umiejętności analizowania i przewidywania procesów, firmy nie mogą policzyć ROI. To kolejny powód, dla którego odwlekają podjęcie decyzji o zarządzaniu magazynem z systemem WMS – tłumaczy J. Lisowski, zaznaczając jednak, że w pewnym momencie okazuje się, że aby zrealizować wszystkie zamówienia, ktoś np. musi przyjść do pracy w niedzielę, rosnące koszty nie przekładają się na liczbę realizowanych zamówień, a brak jednej czy dwóch osób powoduje znaczący spadek wydajności magazynu. Nasz rozmówca jest zdania, że jeśli firma nie ma różnych strategii kompletacji uzależnionych od liczby towarów na zamówieniu, nie potrafi zarządzać uzupełnieniami miejsc kompletacji, nie rejestruje czasu pracy magazynierów i nie potrafi wydawać towaru z dostawy od razu od położenia danego asortymentu na półce, powinna zainteresować się wdrożeniem WMS. – Kompleksowe rozwiązanie WMS/ERP sprawdza się przy poziomie kilkuset i więcej zamówień dziennie. Taki system przełoży się na optymalizację procesu kompletacji, pozwalając na elastyczne definiowanie sposobu realizacji w odniesieniu do wielkości zamówienia. Inaczej możemy kompletować zamówienia jedno-, kilkusztukowe i duże. Kolejnym istotnym etapem może być wprowadzenie sortowni (o ile przestrzeń w magazynie pozwala na jej organizację), a co za tym idzie – przeprowadzanie efektywnego procesu pakowania. Dodatkowo, aby magazyn pracował maksymalnie efektywnie, musimy mieć wiarygodne i na bieżąco aktualizowane dane o dysponowanych stanach magazynowych na poszczególnych adresach. Tylko to pozwoli na pełną optymalizację kompletacji oraz automatyczne uzupełnienia miejsc kompletacji z miejsc składowania. Przy pewnej skali realizowanych zamówień dziennie skrócenie czasu kompletacji przekłada się na oszczędność czasu, a więc i liczbę etatów – konkluduje J. Lisowski.

O tym, że tylko do pewnego momentu zarządzanie magazynem bez systemu WMS jest możliwe, przekonuje również Marcin Zychowicz, Dyrektor Sprzedaży, Agilero. Przywołuje przykład magazynu e-commerce z asortymentem na poziomie 3 tys. SKU realizującego wolumeny wysyłek dochodzące do 1,5 tys. dziennie bez systemu WMS. – Najczęściej jednak jest to możliwe dzięki wykorzystaniu innych systemów wspierających operacyjną pracę magazynu (funkcjonalności ERP, platformy integracyjne). Wydajność takiego układu systemów kończy się jednak w momencie, w którym dostawienie kolejnych pracowników operacyjnych w magazynie nie przynosi wzrostu wydajności procesowej. I to jest moment, kiedy przedsiębiorstwa decydują się na wdrożenie WMS-a – zastrzega nasz rozmówca.

M. Kuropieska (Aspekt) jest zdania, że w czasach intensywnego rozwoju sprzedaży internetowej zarządzanie magazynem bez systemu WMS może się okazać bardzo trudne, szczególnie w przypadku firm, które mają wiele różnych kanałów sprzedaży i/lub duże zapotrzebowanie na szybką obsługę zamówień. – Nasze doświadczenie pokazuje, że firmy często orientują się, że potrzebują WMS-a, kiedy zaczynają mieć problemy związane z obsługą rosnącej liczby zamówień oraz składowaniem coraz większej ilości produktów. Inne sygnały, że czas na wdrożenie WMS, to m.in: problemy z identyfikacją i lokalizacją produktów w magazynie, brak kontroli nad poziomem zapasów, niski poziom precyzji w realizacji zamówień, opóźnienia w realizacji zamówień, zwiększenie kosztów związanych z zarządzaniem magazynem, brak dostępnych danych pozwalających na dokładną analizę procesów magazynowych – dodaje M. Kuropieska.

Specjalnie dla e-commerce

A. Bobińskiemu (Logifact-Systems) trudno bez WMS sobie wyobrazić np. magazyn e-commerce. Dotyczy to również magazynów o stosunkowo niewielkich przepływach. Wszystko dlatego, bo sprzedaż internetowa wymaga zintegrowanego przepływu informacji w trybie on-line, począwszy od strony internetowej, poprzez platformę e-commerce lub system ERP (wyposażony w funkcjonalności e-commerce) do systemu magazynowego i w odwrotnym kierunku. – Oczywistością jest, że zamówione na stronie WWW produkty muszą być natychmiast zarezerwowane, tak aby nie były dostępne do pobrania w magazynie, następnie w najkrótszym możliwym czasie muszą one zostać bezbłędnie skompletowane, spakowane i wysłane do klienta – bez systemu WMS jest to bardzo skomplikowane. Poza tym klienci chcą dzisiaj być dokładnie poinformowani o statusie realizacji swojego zamówienia – trudno sobie wyobrazić, żeby takie statusy, jak „zlecenie w przygotowaniu (kompletacji)” czy „wysłane”, które automatycznie generuje WMS, były ręcznie przekazywane do platformy e-commerce – wyjaśnia A. Bobiński.

Marek Wiązowski, Specjalista ds. Content Marketingu, Quantum Qguar, potwierdza, że realizacja szybkich, a do tego bezbłędnych przesyłek bywa wyzwaniem dla wielu sklepów internetowych, zwłaszcza w sytuacji, gdy oferowane produkty cechują się znacznymi, sezonowymi skokami popytu. Nasz rozmówca precyzuje, jakie typowe dla e-commerce procesy powinien wspierać system WMS. Chodzi np. o obsługę multipickingu. – Proces zbiórki w formule multpicking polega na tym, że jednocześnie następuje zbiórka artykułów przeznaczonych dla wielu zamówień. Multipicking jest tak ważny w e-commerce, ponieważ zazwyczaj dominują w nim zamówienia jedno- i kilkuelementowe. Łączenie zamówień podczas kompletacji pozwala wyeliminować puste przebiegi operatorów, podnosząc efektywność pracy i skracając czas realizacji. W WMS-ie multpicking może przebiegać na dwa sposoby: w pierwszym przypadku pracownik dobiera sam kolejne zlecenia z generowanej przez system kolejki, w drugim przypadku WMS generuje paczki multpickingowe – tłumaczy M. Wiązowski, zaznaczając, że WMS dla e-commerce powinien umożliwiać podział zleceń wydania, kompletacji i wysyłek na różne typy, w zależności od ich specyfiki. Inny proces obsługi zlecenia wydania będzie miał miejsce dla zleceń detalicznych B2C, inny dla detalicznych B2B, a jeszcze inny dla zleceń hurtowych B2B. WMS w takiej sytuacji powinien mieć zdefiniowane co najmniej trzy typy zleceń wydania, a także odpowiadające im trzy typy wysyłek i trzy typy kompletacji. Chodzi również o definicję stref zbiórki. – Podział całego obszaru zbiórki na strefy umożliwia składowanie artykułów w odpowiednim obszarze ze względu na specyfikę i wymagania danego artykułu (np. temperaturowe). Podział obszaru zbiórki pozwala też efektywnie rozdysponować pracę. Personel magazynu nie musi wówczas się przemieszczać po całym magazynie, co skraca pokonywane trasy – mówi M. Wiązowski. System WMS dla e-commerce powinien też, zdaniem przedstawiciela Quantum Qguar, umożliwiać podział wysyłek na te realizowane falowo i na te klasycznie. Jeśli mamy do czynienia z wysyłkami, w których regularnie powtarza się niewielka liczba tych samych towarów, wygodniej jest zastosować kompletację falową, jeśli natomiast różnorodność towarów w zamówieniach jest duża, lepszym rozwiązaniem będzie rozwiązanie klasyczne, gdzie pracownik w odpowiedniej kolejności odwiedza wszystkie miejsca zbiórki. Kolejnymi funkcjami wspieranymi przez WMS w magazynie e-commerce, a akcentowanymi przez M. Wiązowskiego, są: dobór typu nośnika w zależności od rozmiaru wysyłki czy konsolidacja i pakowanie. – W magazynie obsługującym handel elektroniczny wąskim gardłem często jest moment pakowania i przepakowywania towarów. WMS dla e-commerce powinien obsługiwać operacje wspomagające ostateczne spakowanie wysyłki. Wsparcie powinno być zapewnione zarówno z poziomu komputera, jak i terminalu radiowego. Dzięki konsolidacji przesyłek można natomiast znacząco zmniejszyć koszty transportu drobnicy. Pozwala to dzielić koszty przewozu z innymi przedsiębiorstwami. Konsolidacja przesyłek jest również nieodzownym elementem przy pracy w modelu cross-docking – tłumaczy M. Wiązowski, wspominając jeszcze o wsparciu automatyki magazynowej czy interfejsach do firm kurierskich.

Te dane są kluczowe

W początkowych rozmowach z przyszłymi klientami często zaskakuje to, że nie potrafią szybko i bez analizy odpowiedzieć, jak wygląda struktura ich zamówień. Zdziwieni są, gdy się okazuje, że 60–80% całkowitej liczby ich zamówień stanowią te jedno- lub kilkusztukowe, które nowoczesny system WMS potrafi optymalnie skompletować, uzyskując wzrost wydajności, np. poprzez zastosowanie kompletacji zbiorczych wspartych procesami sortowania i pakowania. Tak właśnie diagnozuje sytuację J. Lisowski (Asseco Business Solutions), który podkreśla, że warto również wiedzieć, jakim asortymentem obraca dana organizacja, czy są wśród niego towary gabarytowe, czy np. takie, dla których warto lub należy rejestrować datę ważności. Istotne są również informacje dotyczące samego magazynu, jego struktury i sposobu składowania czy też ilości dostępnego miejsca w kluczowych procesach, takich jak sortowanie czy pakowanie. – Sugerujemy klientom, by zacząć od analizy struktury zamówień, tak aby odpowiedzieć sobie na pytanie, na jakim etapie rozwoju znajduje się organizacja, gdzie planuje się znaleźć w bliskiej przyszłości, jakim obszarem magazynu dysponuje i czy towary, którymi handluje, mają, lub mogą mieć, jakieś specyficzne wymagania – dodaje J. Lisowski.

A. Bobiński (Logifact-Systems) zaznacza, że prace przygotowawcze powinny objąć przegląd i analizę obecnych procesów magazynowych połączoną z prognozą dotyczącą ewentualnych zmian w tych procesach w przyjętym horyzoncie planowania (na ogół nie mniej niż kilka lat). – Pierwsza część prac powinna dać odpowiedź, czy obecne procesy magazynowe przebiegają w sposób optymalny w stosunku do stawianych celów. Jeżeli nie, to najpierw należy opracować poprawne procesy. Jasne jest, że nawet perfekcyjne wspomaganie przez WMS niepoprawnych procesów nie przyniesie firmie żadnej wartości dodanej. Druga część prac – prognozowanie przyszłych zmian w procesach – też wynika z oczywistego faktu, że w przypadku spodziewanych zmian nie możemy bazować wyłącznie na stanie obecnym – tłumaczy A. Bobiński. Mając pewność, że system będzie wspierał prawidłowo zaprojektowanie i realizowane procesy magazynowe, można przystąpić do pierwszego etapu wdrożenia, czyli opracowania koncepcji WMS (w trudnych przypadkach może być ona poprzedzona analizą przedwdrożeniową). Na tym etapie dostawca systemu potrzebuje kompletnej wiedzy o przebiegu wszystkich procesów magazynowych, jakie będą zarządzane za pomocą WMS-a, oraz ich charakterystyki liczbowe. Wiedza o procesach stanowi dla dostawcy podstawę do właściwego przygotowania systemu do ich prawidłowej obsługi. – Dane liczbowe (charakteryzujące procesy) są konieczne do prawidłowego zwymiarowania technicznego systemu – inne są wymagania technicznie dla niewielkiego systemu obsługującego kompletację 5 tys. linii zleceń na zmianę, a inne dla 100 tys. linii na zmianę, innego podejścia do systemu wymaga magazyn wysyłający 500 paczek na zmianę, a innego ten, który wysyła ich 10 tys. Podsumowując, dostawca powinien znać dane liczbowe określające wielkość strumienia wejściowego, kompletacji (dla poszczególnych stref), kontroli i pakowania oraz wysyłki – konkluduje nasz rozmówca.

To, że pierwszym i jednocześnie najważniejszym etapem wdrożenia jest analiza przedwdrożeniowa, potwierdza M. Zychowicz (Agilero). W Agilero realizowany jest jako Projekt Optymalnych Procesów. Na tym etapie budowana jest koncepcja wdrożenia systemu oraz definiowane są optymalne przebiegi procesów magazynowych. Jednocześnie identyfikowane są wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne, jakie musi spełnić system WMS. – Dane z tego obszaru (typowo WMS-owe) oraz z obszaru integracji WMS-a z innymi systemami wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie są niezbędne do poprawnej konfiguracji i/lub developmentu do wdrożenia w systemie WMS. Jeśli wdrażamy WMS-a w magazynie automatycznym, układankę komplikuje integracja z MFC/PLC układu automatyki. Z punktu widzenia algorytmów planowania wydań istotny jest również rozkład statystyczny zleceń wydań. Od niego zależą strategie związane ze sposobem kompletacji tj. Multi Order Picking, Zone Picking, Direct Picking. W inny sposób będziemy co do zasady kompletować krótkie zlecenia e-commerce, a innej strategii użyjemy dla zamówień hurtowych – konkluduje M. Zychowicz.

Podział obowiązków ma znaczenie

Aby projekt outsourcingu usług zakończył się sukcesem trzeba odpowiednio delegować zadania. J. Lisowski (Asseco Business Solutions) rozumie outsourcing w różnych wymiarach. Jednym z nich jest outsourcing procesów magazynowych, który jest atrakcyjną alternatywą dla firm wchodzących na nowe rynki. Kolejnym jest dropshipping, który już jest obszarem wymagającym wsparcia systemowego. Mamy też outsourcing całego systemu WMS/ERP, gdzie rolą dostawcy jest zapewnienie wydajności i skalowalności rozwiązania dostarczanego w modelu usługowym. – Oczywiście kuszące jest scedowanie odpowiedzialności za realizację procesów logistycznych na zewnętrznego dostawcę, ale trzeba być świadomym konsekwencji: takie rozwiązanie wymaga integracji własnego systemu ERP z systemem magazynowym podwykonawcy, co w zdecydowanej większości przypadków wiąże się z pewnymi kompromisami w organizacji procesów. Trzeba mieć też na uwadze nieuniknione na dynamicznym rynku zmiany, które trzeba będzie koordynować w obu systemach – radzi J. Lisowski

M. Kuropieska (Aspekt) nie ma wątpliwości, że przeprowadzenie outsourcingu systemu WMS to poważne przedsięwzięcie, które wymaga dokładnego przemyślenia podziału obowiązków i zespołów projektowych. Zewnętrzny dostawca powinien utworzyć zespół projektowy, z zadaniem wdrożenia systemu. Zespół ten powinien składać się z specjalistów od systemów informatycznych, konsultantów ds. logistyki i inżynierów procesów magazynowych. Przedsiębiorstwo także powinno utworzyć zespół wewnętrzny koordynujący projekt z zespołem dostawcy systemu WMS. Zespół ten powinien się składać z przedstawiciela zarządu oraz pracowników różnych działów przedsiębiorstwa, takich jak logistyka, produkcja oraz IT. Aktywny udział w procesie wdrożenia systemu WMS powinni mieć także sami pracownicy magazynu.

Kodeks dobrych praktyk

Sam przebieg procesu wdrażania ma olbrzymie znaczenie. Dostawy wypracowali już coś na kształt „Kodeksu dobrych praktyk”. Pierwszym krokiem jest omówienie wspólnie z użytkownikiem końcowym, jakiego typu magazynem dysponuje, jaka jest struktura jego zamówień, jakie ma plany rozwoju i, w konsekwencji, jakie wymierne korzyści firma odniesie w wyniku wdrożenia systemu. – Mając wieloletnie doświadczenie we wdrożeniach, na etapie analizy procesów jesteśmy w stanie zidentyfikować obszary, które uda się zoptymalizować niemalże od razu, a które wymagają precyzyjnej weryfikacji i doboru sposobu obsługi. Przykładem może być decyzja o wdrożeniu sortowni określonego typu, automatyki magazynowej (przenośniki rolkowe), czy też robotyki wspomagającej proces kompletacji. Kolejnym etapem jest przystąpienie do konfiguracji procesów i ewentualnej produkcji zmian pod indywidualne wymagania klienta, która dla nas, jako producenta rozwiązania z odpowiednim zapleczem specjalistów, jest elementem możliwym do szybkiego i jakościowego uruchomienia – mówi J. Lisowski.

Zdaniem M. Kuropieski (Aspekt) wspomniany „Kodeks dobrych praktyk” wdrożenia systemu WMS powinien obejmować dokładną analizę wymagań biznesowych, wybór odpowiedniego dostawcy, dobrą komunikację z zespołem projektowym, szkolenia pracowników, testowanie i weryfikację systemu, dokumentację projektu oraz stałą ocenę wyników.

A. Bobiński (Logifact-Systems) definiuje poszczególne etapy związane ze wdrożeniem WMS. Etap 1. to Opracowanie koncepcji systemu WMS (przy dużych wdrożeniach może być poprzedzone analizą przedwdrożeniową). – Koncepcja systemu WMS w szczególności obejmuje: wykonanie specyfikacji funkcjonalnej systemu, która jednoznacznie określa procesy magazynowe oraz sposób, w jaki system WMS będzie wspierał zarządzanie tymi procesami, a także sposób zarządzania zapasem magazynowym oraz odwzorowanie w systemie WMS struktury fizycznej i funkcjonalnej magazynu; przygotowanie dokumentacji interfejsów dla potrzeb wymiany danych pomiędzy systemem WMS a innymi systemami zarządzania z jego otoczenia biznesowego, do których należą: systemy ERP, systemy; kurierów/przewoźników, systemy sterowania automatyką, systemy zarządzania produkcją; zdefiniowanie raportów, dokumentów, wydruków, rozliczanie usług w przypadku 3 PL itp. – tłumaczy A. Bobiński.

W 2. etapie nasz rozmówca wymienia Przygotowanie systemu WMS oraz interfejsów do uruchomienia w magazynie. Zgodnie z założeniami zdefiniowanymi w koncepcji WMS, następuje parametryzacja istniejącego, standardowego oprogramowania systemu WMS oraz programowanie uzgodnionych rozszerzeń, a także konfiguracja logistyczna systemu obejmująca m.in: odwzorowanie fizycznej i funkcjonalnej struktury magazynu, konfigurację procesów magazynowych, przygotowanie danych stałych (o produktach, kontrahentach itp.), konfigurację użytkowników i uprawnień. Odbiór prac nad przygotowaniem systemu kończą testy off-line (in house) prowadzone w warunkach laboratoryjnych w środowisku testowym. Równolegle do prac nad systemem prowadzone są prace nad przygotowaniem i przetestowaniem interfejsów pomiędzy systemem WMS a innymi systemami zarządzania z jego otoczenia biznesowego.

Etap 3. to uruchomienie testowe systemu WMS w magazynie. – Odbywa się na testowych dostawach oraz zleceniach wysyłki, ale przy stosowaniu rzeczywistych produktów, docelowych środków technicznych oraz prowadzeniu pracy testowej w sposób identyczny jak docelowo. Najważniejsze fazy tego etapu to: rozruch systemu i testy integracyjne systemu i interfejsów, intensywne szkolenie kadry oraz pracowników magazynowych, samodzielna praca testowa (zamawiający w sposób testowy samodzielnie realizuje poszczególne procesy magazynowe a wykonawca prowadzi nadzór zdalny nad przebiegiem prac). Etap ten zamykają testy on-line służące do sprawdzenia prawidłowości pracy systemu WMS i jego integracji z innymi systemami w rzeczywistych warunkach magazynowych – precyzuje A. Bobiński.

Nasz rozmówca dodaje, że ostatnim, 4. etapem jest uruchomienie produkcyjne WMS. Oznacza to przejście magazynu z pracy na danych testowych na pracę na rzeczywistych dostawach i wysyłkach, a następnie ustabilizowanie produkcyjnej obsługi wszystkich procesów i operacji magazynowych zarządzanych przez WMS. – W tym etapie bardzo ważną fazą jest asysta powdrożeniowa, podczas której pracownicy zamawiającego samodzielnie obsługują rzeczywiste procesy magazynowe oraz zarządzają magazynem, a pracownicy wykonawcy pozostają w gotowości do udzielenia zamawiającemu niezbędnego wsparcia w wypadku trudności w obsłudze systemu WMS lub wystąpienia usterek systemu tak, aby zapewnić ciągłość pracy magazynu. Potwierdzeniem prawidłowego uruchomienia systemu jest test akceptacyjny, a po uzupełnieniu dokumentacji i ewentualnej optymalizacji ergonomii systemu – odbiór końcowy – konkluduje A. Bobiński.

Korzyści nie do przecenienia

M. Kuropieska (Aspekt) zaznacza, że kalkulacja zwrotu z inwestycji (ROI) we wdrożenie systemu WMS może być trudna, ponieważ zależy od wielu czynników, takich jak wielkość przedsiębiorstwa, branża, obecny poziom wydajności magazynowej, czy koszt wdrożenia. Jednakże planując inwestycję w WMS ważne jest, aby uwzględnić koszty związane z jego zakupem i wdrożeniem, szkoleniem pracowników, koszty związane z utrzymaniem i obsługą systemu WMS, a także korzyści wynikające z poprawy wydajności oraz produktywności magazynu, redukcji kosztów, poprawy jakości obsługi klienta i innych korzyści biznesowych.

J. Lisowski (Asseco Business Solutions) jest przekonany, że efektywne zarządzanie logistyką to temat złożony i musi być traktowany w sposób kompleksowy. Bieżące stany na lokalizacjach, elastyczny proces kompletacji uzależniony od wielkości zamówienia, pakowanie z poprzedzającym go ewentualnym procesem sortowania, obsługa braków i nadwyżek, automatyczne uzupełnianie miejsc kompletacyjnych, obsługa reklamacji i zwrotów, inwentaryzacja ciągła, przyjęcie dostaw z dostosowanym do wymagań magazynu i procesu wydania procesem rozkładania, kontrola wydajności pracy magazynierów – to tylko wybrane elementy, które pozwolą na obsługę większej liczby zamówień tym samym zespołem. – Jesteśmy przekonani, że zwrot inwestycji w przypadku średniej firmy, w której na zmianie pracuje kilku/kilkunastu magazynierów, to okres od ok. 12 do 18 miesięcy. Wśród dużych odbiorców naszego systemu znajdują się nawet tacy, u których koszt zwrócił się w przeciągu kilku kwartałów lub nawet pojedynczych miesięcy. Co więcej, zdarzają się nam sytuacje, w których tylko zaprojektowana na potrzeby danego magazynu nowa funkcjonalność już w pierwszym miesiącu działalności zwraca się ponad dziesięciokrotnie, a dotyczy to sporych kwot. Ale sama opłacalność wdrożenia to nie wszystko, co należy brać pod uwagę – dodaje J. Lisowski, wyjaśniając, jak ważne są również perspektywy rozwoju, dostęp do analiz i spokój, który pozwala się skupić na innych ważnych rzeczach związanych z rozwojem firmy, pozostawiając funkcjonowanie magazynu w dobrych i doświadczonych rękach.

– W podejściu Agilero korzyści z wdrożenia systemu WMS rozpatrujemy zawsze docelowo w aspekcie finansowym. Każde skrócenie czasu trwania operacji, zwiększenie efektywności procesu czy zmniejszenie liczby reklamacji i tym samym zwrotów w przeliczeniu na złotówki pracuje na podniesienie marży sprzedaży – mówi M. Zychowicz (Agilero) i dodaje, że korzyści z wdrożenia WMS wyliczać należy w dwóch obszarach – wydajność i jakość i w konsekwencji wyrażać w postaci KPI. Tak sparametryzowana kalkulacja „kosztów do korzyści” z wdrożenia WMS pokaże ROI inwestycji. Obliczenie ROI z wdrożenia WMS wymaga zestawienia spodziewanych korzyści przedstawione za pomocą oczekiwanej poprawy KPI’s wyrażone w złotówkach z kosztami inwestycji. – Należy pamiętać, że koszt wdrożenia to nie tylko WMS. Są to również koszty z innych obszarów jak: wydatki jednorazowe, tj. prace po stronie systemu ERP, koszty sprzętu automatycznej identyfikacji, koszt położenia sieci Wi-Fi czy maszyny serwerowej. Po stronie kosztów stałych istotnych do wyliczenia TCO do ROI jest miesięczny koszt utrzymania WMS-a (umowa serwisowa), kontrakty serwisowe na sprzęt Auto ID czy materiały eksploatacyjne (etykiety). Podejście do ROI poprzez zestawienie KPI i TCO daje pełny obraz finansowania inwestycji. Oczywiście nie ma standardowego ROI z WMS, payback time może wynosić od 8–10 miesięcy do dwóch lat średnio – tłumaczy przedstawiciel Agilero.

Zdaniem A. Bobińskiego (Logifact-Systems) ROI ściśle wiąże się z poziomem, na jakim znajduje się dany magazyn w chwili wdrożenia WMS. Dla magazynów słabo zorganizowanych ROI wynosić może nawet kilka miesięcy. Jeżeli mamy do czynienia z magazynem o dobrym stopniu zorganizowania (pomimo pracy bez systemu) ROI się na ogół wydłuża i może osiągnąć 2 lata, a nawet więcej. – Należy jednak pamiętać, że niskie ROI nie zawsze musi być wskaźnikiem decydującym o wdrożeniu systemu, tak np. się dzieje, gdy w grę wchodzi konieczność zastosowania automatyki magazynowej czy integracji cyfrowej z otoczeniem – mówi A. Bobiński.

Michał Jurczak