Niezależnie od tego czy mówimy o firmie handlowej, produkcyjnej czy działającej w innej branży, zgodnie z obowiązującym prawem każda jednostka gospodarcza przynajmniej raz  w roku powinna przeprowadzić spis środków majątkowych i źródeł ich pochodzenia. Automatyczna inwentaryzacja to najprostsza droga do zaoszczędzenia czasu i minimalizacji kosztów poprzez zastosowanie technologii kodów kreskowych czy też RFID. Mając w perspektywie zakup systemu klasy WMS, warto upewnić się, że program, który wybierzemy, będzie wyposażony zarówno w funkcjonalność zapewniającą obsługę procesu inwentaryzacji jak i w funkcjonalność obsługi zwrotów towaru do magazynu. W obu obszarach, z punktu widzenia sprawności pracy magazynu, dzięki zastosowaniu systemu WMS, można liczyć na szereg korzyści w stosunku do magazynu zarządzanego w sposób tradycyjny.

 

W przypadku manualnie przeprowadzanej inwentaryzacji Jakub Kurpiel z firmy Infinite IT Solutions zwraca uwagę na dwa podstawowe wyzwania, na które napotykamy. Pierwszą kwestią jest sam proces organizacji inwentaryzacji, a więc wyznaczenie magazynierowi zakresu, jaki ma zinwentaryzować oraz kontrola nad tym, aby nie pominął żadnego miejsca. - Korzystając z systemu WMS, możemy wyznaczyć magazynierowi nie tylko listę miejsc do zinwentaryzowania, ale również ich kolejność, a system sprawdzi, czy każde miejsce przydzielone magazynierowi zostało zinwentaryzowane – mówi Jakub Kurpiel. Kolejnym wyzwaniem jest wprowadzanie danych do systemu ERP. Jeżeli inwentaryzacja jest prowadzona ręcznie, musimy wyznaczyć grupę osób odpowiedzialnych właśnie za wprowadzanie danych.

 

- Z wykorzystaniem rozwiązania WMS magazynierzy wprowadzają informacje o ilości towarów za pomocą terminala radiowego, które po zakończeniu inwentaryzacji są przekazywane do systemu ERP – dodaje nasz rozmówca.

System WMS umożliwia przeprowadzenie inwentaryzacji w sposób bardziej wydajny, szybszy i obarczony znacznie mniejszym ryzykiem popełnienia błędów w stosunku do inwentaryzacji przeprowadzanej w sposób ręczny.

Nowoczesny system WMS, pozwala na sprawne i precyzyjne przeprowadzenie Inwentaryzacji. Należy pamiętać, że proces ten dzięki systemowi WMS można w odpowiedni sposób zaplanować, tzn. zdefiniować co, w jakim czasie, przez kogo i w jakich lokalizacja powinno być spisane, wyegzekwować realizację, rozliczyć wyniki pracy i ponownie zweryfikować nieakceptowalne różnice. Dzięki temu, że dane mamy odstępne w czasie rzeczywistym, możemy na bieżąco śledzić postępy prac. - System powinien posiadać szerokie możliwości konfiguracji parametrów procesu, które są różne dla różnych branż. Przykładami mogą być tutaj identyfikacja partii czy daty przydatności niezbędna dla takich branż jak farmacja, chemia, branża spożywcza, śledzenie numerów seryjnych etc. – mówi Dariusz Olearczuk, Wiceprezes firmy Optidata.

 

W magazynie zarządzanym przy pomocy systemu WMS w procesie inwentaryzacji stosowane są urządzenia Auto ID. Najczęściej są to ręczne terminale radiowe, wyposażone w skaner kodów kreskowych oraz dotykowy ekran, za pośrednictwem których system WMS dystrybuuje zadania jednostkowe pracownikom magazynowym oraz rejestruje status ich realizacji. Pracownicy magazynowi prowadzeni są przez system wyznaczając im zadania jednostkowe do wykonania. Dyspozytor dysponuje aktualnym statusem realizacji wyznaczonych prac praktycznie natychmiast, ponieważ listy inwentaryzacyjne aktualizowane są w trybie online, za pośrednictwem sieci radiowej. -

 

Dzięki temu, posiada dużo większe możliwości zarządzania inwentaryzacją, mając do dyspozycji możliwość nie tylko weryfikacji i wglądu do bieżącego stanu prac inwentaryzacyjnych ale także zmian w ich przebiegu w trakcie ich realizacji, bez konieczności oczekiwania na zakończenie spisu, jak w przypadku inwentaryzacji przeprowadzanej w sposób tradycyjny – tłumaczy Paweł Sobieszczański z firmy Logifact-Systems. - Sam przebieg procesu inwentaryzacji jest obarczony dużo mniejszym ryzykiem błędów, ponieważ wyznaczenie i wymóg rejestracji poszczególnych operacji redukuje możliwość zachowań nieformalnych i omijania zaprojektowanych procedur – dodaje nasz rozmówca.

Korzyści wynikające z obsługi inwentaryzacji przez system WMS to przede wszystkim ograniczenie lub całkowite wyeliminowanie papierowego obiegu dokumentów w tym procesie na magazynie. Znacznie skraca się czas inwentaryzacji i zmniejsza się ilość pomyłek. Weryfikacja może odbywać się z dokładnością do lokalizacji, gniazd regałowych czy grup towarowych. Różnice między stanem zarejestrowanym w systemie, a stanem rzeczywistym są wykrywane na bieżąco podczas inwentaryzacji. - Dodatkowo jest możliwość przeprowadzania dwóch typów inwentaryzacji: ciągłej i rocznej. Do kompleksowej obsługi całej operacji wymagane są urządzenia przenośne z czytnikami kodów kreskowych oraz komputer stacjonarny z zainstalowanym oprogramowaniem magazynowym. Z reguły systemy klasy WMS nie wymagają wysokich parametrów sprzętowych – mówi Dominik Jezierski, Konsultant ds. Wdrożeń w firmie DataConsult.

Automatyczny proces inwentaryzacji niewątpliwie zrewolucjonizował dotychczasowe podejście do tego procesu. Inwentaryzacja wykonywana jest szybko i dokładnie – pracownicy magazynu „klikają” w poszczególne towary i partie towaru, a wszystkie czynności wykonuje system. - Niewątpliwą przewagą jest wykonywanie różnorodnych inwentaryzacji równolegle z realizacją bieżących zadań w magazynie. Co więcej, możliwa jest inwentaryzacja wybranych lokalizacji pod kątem ostatniej daty jej przeprowadzenia – zaznacza Grzegorz Ogorzałek, Architekt oprogramowania w firmie IBCS Poland. Dzięki temu nawet bardzo słabo rotujący towar zostanie sprawdzony.

Zastosowanie odpowiedniej aplikacji magazynowej do przeprowadzenia inwentaryzacji sprawia, iż znika również problem wstrzymania na jakiś czas pracy magazynu. Zdaniem Jakuba Czyżkowskiego, Wiceprezesa firmy Sente Systemy Informatyczne, dobry system WMS powinien wspierać proces inwentaryzacji, który nie powoduje konieczności zawieszania pracy magazynu. W zależności od realizacji zamówień, system blokuje do wydania określone lokacje magazynowe, i w sposób ciągły zleca wybranym magazynierom przeliczenie towaru w określonych lokalizacjach. Sam proces inwentaryzacji lokacji zależy od wielu elementów, np. jednorodności towaru na lokacji, rozmiarów towaru, trudności jego zliczania. Inaczej też obsługuje się lokacje górne, do których magazynier bez wózka koszowego lub zdjęcia palety nie ma dostępu. Często proces ten jest projektowany indywidualnie – mówi Jakub Czyżkowski.

Dzięki systemowi WMS inwentaryzacja na magazynie może odbywać się w sposób ciągły (tzn. podczas każdej operacji wykonywanej na jednostkach magazynowych, od razu mamy informację o zmianach stanów). Większość systemów posiada też możliwość wykonywania inwentaryzacji po lokalizacjach, artykule, jednostkach magazynowych. - Można też tworzyć konkretne zadania inwentaryzacji tak, aby narzucić pracownikom, że mają to zrobić w danym momencie. Często wykorzystywana jest też inwentaryzacja po kompletacji, np. w momencie kiedy ilość na palecie, z której pobieramy towar zbliża się do zera. – mówi Maciej Łuszczak, Kunsultant aplikacji w firmie Consafe Logistics i dodaje, że bardziej zaawansowane systemy WMS mają też moduł ponownej kontroli inwentaryzacji, gdzie inny użytkownik musi potwierdzić inwentaryzację, jeśli pierwszy użytkownik wykonujący inwentaryzację zarejestrował rozbieżność.

Do systemu WMS, który posiada funkcjonalności służące do przeprowadzenia inwentaryzacji niezbędny jest sprzęt auto ID. Podstawowymi urządzeniami wykorzystywanymi w tych procesach są terminale mobilne. Jest kilku wiodących producentów na rynku, a każdy z nich oferuje kilkanaście różnych modeli w wielu wariantach. Dobór właściwego produktu jest tutaj ściśle uzależniony od specyfiki pracy i infrastruktury użytkownika. - Najczęściej stosowane na magazynach terminale posiadają skaner kodów kreskowych 1D lub 2D (zależnie od obsługiwanych kodów), rzadziej są to kody RFID. W przypadku stosowania urządzeń na wózkach widłowych niezbędny jest skaner dalekiego zasięgu. Sprzęt powinien być odporny na upadki oraz posiadać odpowiednią normę IP w zależności od warunków, w jakich będzie użytkowany. - radzi Dominik Jezierski z DataConsult.  Jego zdaniem jedną z kluczowych cech jest szybki, bezprzewodowy system transferu danych. Dość istotna sprawa to wygodna w użytkowaniu klawiatura oraz duży, czytelny ekran. Komfort pracy magazynierów zapewnia uchwyt „gun” choć nie jest on niezbędny. Sprawą bardzo ważną jest dostosowanie specyfikacji technicznej (procesor, system operacyjny, pamięć itd.) terminala do wymogów systemu WMS (jeśli takie istnieją) oraz do obciążeń, jakie przed tym sprzętem stawiamy.

Jeżeli chodzi o wymagania sprzętowe, to całe rozwiązanie zarówno system, sieć radiowa, terminale mobilne powinny być dostosowane do potrzeb biznesu i zapewniać ergonomie i niezawodność. Najlepiej jest kiedy operator nie musi się zastanawiać, jak działa rozwiązanie. System powinien intuicyjnie prowadzić użytkownika po kolejnych zadaniach. - Na płynną pracę ma wpływ wiele aspektów, takich jak jakość oznakowania lokalizacji, odpowiedni poziom sygnału radiowego, żywotność baterii w terminalach, ergonomia pracy na klawiaturze. Wszystkie te parametry musza być dostosowane do potrzeb, inne wymagania będą stawiane np. terminalom pracującym w dystrybucji odzieży od rozwiązań stosowanych w mroźniach – zaznacza Dariusz Olearczuk z Optitada.

 

W przypadku systemów WMS obsługa inwentaryzacji w magazynie to nie tyle dobrze widziana, co wręcz obowiązkowa funkcjonalność. Żaden szanujący się producent oprogramowania do obsługi magazynu nie podejmie ryzyka wprowadzenia na rynek produktu, który nie wspiera użytkownika w przeprowadzeniu inwentaryzacji. Podczas wyboru dostawcy rozwiązania WMS warto zwrócić uwagę na zakres funkcjonalny w obszarze inwentaryzacji, z równą wagą podchodząc do doświadczenia firmy IT we współpracy z dystrybutorami.  

 

***

 

Dziś rynek i otoczenie konkurencyjne wymaga od wielu branż, także logistycznej wykonywania wszelkich procesów w jak najwyższej wydajności, czyli możliwie szybko, przy zachowaniu najwyższej jakości. Dziś rzadko która firma stosuje inwentaryzację stanów magazynowych ręcznie (za pomocą kartki i ołówka), gdyż sposób ten jest zupełnie nieefektywny i co gorsza, może spowodować istotne błędy, o bardzo poważnych konsekwencjach. Dlatego coraz więcej gotowych rozwiązań klasy WMS posiada funkcjonalność inwentaryzacji. Nasze rozwiązania – ibcsTiger, czy Accellos One Warehouse mają rozbudowane moduły inwentaryzacji, dzięki którym proces ten można wykonać szybko, bezbłędnie i, co również niezwykle istotne, nie zawieszając w tym czasie bieżącej działalności magazynu.