Według Centralnego Ośrodka Informacji Gospodarczej na polskim rynku funkcjonuje ponad 100 tys. firm z branży transportu drogowego[1]. W samym 2023 roku przybyło 4 965 podmiotów[2]. Co istotne, po raz pierwszy w Polsce istnieje ponad 100 firm transportowych zatrudniających co najmniej 250 osób[3]. Praktyka pokazuje, że trudne czasy tworzą często silne przedsiębiorstwa, dlatego coraz więcej osób decyduje się na ten krok. Od czego zacząć myślenie o własnej firmie na 12 kółkach? O jakich formalnościach i kwestiach prawnych trzeba dzisiaj pamiętać, a także, w jaką technologię warto się wyposażyć, żeby minimalizować koszty i zwiększyć liczbę realizowanych zleceń. Między innymi na te pytania w najnowszym, darmowym ebooku pt. ABC prowadzenia firmy transportowej w 2023 – wszystko, co musisz wiedzieć na start. odpowiadają eksperci Inelo, Grupa Eurowag, przy współpracy z kancelarią IURIDICA, a także NOTUS Finanse.
Jakie przewozy realizować?
Decydując się na własną firmę transportową, już na początku musimy podjąć kilka kluczowych decyzji. Przede wszystkim warto na początku ustalić zakres usług, który chcemy realizować, ich zasięg, a także dobrać do tego odpowiednie pojazdy. Jak wynika z badań Inelo z Grupy Eurowag, przeprowadzonych na ponad 720 firm, 8 na 10 firm wykonuje transport międzynarodowy lub mieszany. Pozostała część respondentów – 23% świadczy usługi transportu krajowego. Co więcej, blisko 40% nie ogranicza się do żadnej, konkretnej branży, a tym samym realizuje przewozy z różnych sektorów gospodarki. Na drugim miejscu znalazł się z kolei przewóz produktów spożywczych – 14%, materiałów budowlanych i części motoryzacyjnych (po 6%).
– Elastyczność i bycie bardziej uniwersalnym na start wydaje się dobrym przepisem na początek transportowego biznesu. Dlaczego? Ponieważ mimo dużej konkurencji, która w tej szerszej grupie pozostaje, przedsiębiorca ma więcej potencjalnych zleceń, które może podjąć. Dlatego tak ważny jest przemyślany zakup pojazdu czy pojazdów, którymi chcemy realizować usługi. Wchodząc w tzw. plandeki, będziemy musieli konkurować z większą liczbą firm, ale jesteśmy też bardziej elastyczni i możemy przewieźć niemal wszystko. Warto też wiedzieć, że nawet zwykłe plandeki można doposażać w taki sposób, żeby mogły również realizować bardziej specjalistyczny transport. Z czasem wykonując takie przewozy, można zrobić uprawnienia na ADR i przygotowywać się powoli do tych „trudniejszych” i niszowych specjalizacji. Więcej na ten temat mówimy w najnowszym ebooku, który jest do pobrania na stronie – komentuje Kamil Wolański, Kierownik Działu Ekspertów, Inelo z Grupy Eurowag.
Niezbędne pozwolenia na start – o czym pamiętać?
Działalność w zakresie transportu towarów, a także pośrednictwo przy przewozie rzeczy (tzw. spedycja) są działalnościami regulowanymi. Oznacza to, że musisz spełniać określone warunki i uzyskać odpowiednie zezwolenia i licencje. Przedsiębiorca transportowy powinien mieć m.in. rzeczywistą i stałą siedzibę w jednym z państw członkowskich UE, dobrą reputację czy dysponować odpowiednią zdolnością finansową, ale to nie wszystkie warunki, które musi spełnić początkujący przedsiębiorca. Należy również zaznaczyć, że dane przepisy mogą różnić się od siebie w zależności od destynacji, do której będą realizowane przewozy. Więcej na ten temat w ebook Inelo mówią eksperci z kancelarii prawnej IURIDICA, specjalizującej się w transporcie drogowym. – Warto też mieć świadomość, że firma transportowa, która chce realizować przewozy na terenie poza UE może spotkać się z koniecznością uzyskania dodatkowych zezwoleń (np. zezwolenie EMKT). Realizacja konkretnego przewozu wymagać będzie wtedy weryfikacji przepisów kraju trzeciego, do którego ma być realizowany przewóz – mówi Izabela Mrozek, kancelaria prawna IURIDICA.
Forma działalności biznesu i jej rejestracja
W polskim systemie prawnym istnieje kilka wariantów wyboru formy działalności, a w tym jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna, osobowa czy spółka kapitałowa. Decydując się na jedną z nich, trzeba sobie odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań m.in. dotyczących tego, czy przedsiębiorstwo będzie prowadzone samodzielnie czy ze wspólnikami, jaka będzie odpowiedzialność za zobowiązania firmy, forma jej opodatkowania, rodzaj prowadzonej księgowości, a także kapitał zakładowy firmy, kto będzie jej reprezentantem i gdzie ją zarejestrować
– W ebooku przedstawiliśmy spis najistotniejszych informacji na temat warunków, które trzeba spełnić przy wyborze formy działalności gospodarczej. Należy jednak mieć na uwadze to, że trudno jednoznacznie określić, która forma prowadzenia działalności gospodarczej sprawdzi się najlepiej dla firmy transportowej. Duży wpływ na wybór konkretnej formy przez przedsiębiorcę powinien mieć zakres prowadzonej działalności i ochrona majątku prywatnego osoby prowadzącej działalność – komentuje ekspert Łukasz Chwalczuk z kancelarii prawnej IURIDICA.
Po wyborze formy prowadzenia działalności należy zarejestrować ją w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) albo w Krajowym Rejestrze Sądowym (KAS) przy prowadzeniu działalności w formie spółki handlowej. Z jakimi wydatkami wiąże się rejestracja? Na to pytanie odpowiadają eksperci w najnowszym wydaniu ebooka.
Rodzaj przewożonego ładunku i opodatkowanie firmy
Przy zakładaniu przedsiębiorstwa transportowego warto zastanowić się również nad rodzajem przewożonego towaru, wymiarami ładunku czy miejscami realizacji transportu. Dlaczego jest to istotne? To właśnie te kwestie mogą zadecydować o działalności prowadzenia danej firmy przewozowej. Należy więc zapoznać się ze wszystkimi wymogami dotyczącymi przewozów kabotażowych, które będą znacząco różnić się od przewozów ponadgabarytowych, przewozów towarów objętych monitorowaniem (SENT), a także innymi rodzajami.
Następnym krokiem będzie wybór opodatkowania firmy. Na tym obszarze istnieją cztery warianty, które różnią się od siebie m.in. wysokością stawki opodatkowania. Wyróżnia się opodatkowanie na zasadach ogólnych, podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych i podatek CIT. W każdej z tych form trzeba spełnić określone warunki, ale biorąc pod uwagę fakt, że prawo podatkowe od 1 stycznia 2022 roku uległo znacznej modyfikacji (nowe przepisy w ramach tzw. Polskiego Ładu), to przedsiębiorca powinien skonsultować się z profesjonalnym doradcą podatkowym przed startem biznesu.
W transporcie warto liczyć pieniądze
Koszty prowadzenia działalności transportowej dzieli się na koszty początkowe, jak np. związane z założeniem biznesu, jak i koszty stałe, do których zaliczamy np. leasing, kredyt, podatki, abonamenty na niezbędny sprzęt. Wyróżnia się także koszty zmienne przedsiębiorstwa jak np. wynagrodzenia pracowników, opłaty drogowe, koszty serwisu pojazdów, jego wyposażenia, opłaty za parkingi, promy czy ewentualne mandaty. Bardzo kluczowym aspektem jest określenie progu rentowności danej firmy. Wstępne wyliczenia kosztów zestawione z ofertą spedycji czy zleceniodawcy pozwolą nam sprawnie zarządzać finansami w swojej firmie.
– Warto od samego początku dbać o założenia i weryfikować wyniki i co ważne, robić to na bieżąco, jeżeli nie mamy dużego zapasu środków to możemy bardzo szybko stracić płynność finansową, co wywoła reakcję łańcuchową. Dlatego tak często poleca się początkującym przedsiębiorcom inwestycję w rozwiązania technologiczne. Obecnie na rynku dostępne są proste i intuicyjne rozwiązania klasy TMS – dedykowane małym przedsiębiorcom, jak FireTMS od Inelo, który stanowi nieocenione wsparcie przy zarządzaniu transportem – komentuje Tomasz Czyż, główny ekspert ds. rozwiązań technologicznych, Inelo z Grupy Eurowag.
Nowoczesne technologie – w jakie narzędzia wyposażyć się na start?
Narzędzia technologiczne dla transportu niwelują ryzyko popełniania błędów, usprawniają pracę i oszczędzają czas spedytorów, jak i kierowców. Pozostaje jednak pytanie, w co najlepiej zainwestować na start biznesu? Pierwszym i podstawowym rozwiązaniem jest oprogramowanie, pozwalające kontrolować, analizować i poprawnie rozliczać czas pracy kierowców, jak np. oprogramowanie 4Trans. Dodatkowo, systemy telematyczne pomogą spedycji w optymalnym zaplanowaniu trasy przejazdu, czyli w taki sposób, aby była ona jak najbardziej opłacalna dla przewoźników z jak najmniejszą liczbą przejazdów na pusto. Z kolei systemy TMS zapewnią pełną kontrolę na każdym etapie realizacji zlecenia transportowego, co pozwoli osobom zarządzającym transportem reagować adekwatnie do danej sytuacji na drodze. Dodatkowo, narzędzia te dają również dostęp do danych na temat płatności, a dzięki temu przewoźnicy mogą oszacowywać rentowność poszczególnych przewozów, a w konsekwencji całego przedsiębiorstwa. Nie można również pominąć znaczenia kart paliwowych dla przedsiębiorstwa, ponieważ są one nie tylko komfortowym sposobem na zakup paliwa po atrakcyjniejszej cenie, ale również pozwalają ograniczyć koszty do minimum.
– Karty paliwowe usprawniają zarządzanie wydatkami i pozwalają na redukcję kosztów w firmie. Możliwość sprawdzenia w jednym zestawieniu wszystkich transakcji dotyczących zakupów paliwa niezależnie od lokalizacji pojazdów, marki paliwa czy wielkości floty jest nie tylko wygodna dla osób zarządzających transportem, bo oszczędza ich czas, ale również umożliwia wydajniejszą kontrolę zakupów paliwa. Gdy sytuacja tego wymaga, spedytorzy czy przewoźnicy mogą nadać karcie pewne ograniczenia, ustanowić dla niej limit wydatków, co może ograniczyć nieautoryzowanym zakupom paliwa czy zapobiec jego kradzieży. Dodatkowo, używanie kart paliwowych w przedsiębiorstwie transportowym zmniejsza koszty administracyjne związane z koniecznością przetwarzania dużej ilości faktur i paragonów za paliwo, a także podnosi bezpieczeństwo samego kierowcy, który nie jest zobowiązany do noszenia przy sobie gotówki – komentuje Radosław Tatarski, VP of Sales Operations & PMI, Eurowag.
Na jaką umowę zatrudniać?
Dobra opinia o przewoźniku jest bardzo ważna na rynku transportowym, dlatego warto o nią zadbać od samego początku prowadzenia działalności, zwłaszcza, że kierowcy bardzo często polegają na wzajemnych rekomendacjach Pozostaje pytanie, na jaką formę najlepiej jest zatrudnić kierowcę? Każda z dostępnych umów ma swoje za i przeciw, jednak najatrakcyjniejszą formą zatrudnienia z punktu widzenia kierowców jest umowa o pracę. Pracownicy mają odprowadzane wysokie składki na ubezpieczenia społeczne oraz emeryturę, co było spowodowane zmianami, które nastąpiły w lutym 2022 roku. Z kolei przedsiębiorca ma spokojniejszą głowę, szczególnie w przypadku, gdy specjalizuje się on w przewozach międzynarodowych.
– Przed pakietem mobilności wynagrodzenie kierowcy, składające się w dużej części z diet i ryczałtów noclegowych nie wliczało się do ubezpieczeń społecznych pracownika. Aktualnie to się zmieniło i całe wynagrodzenie brutto podlega w odpowiedni sposób ubezpieczeniu, co oznacza, że pracownik otrzymuje pełną ochronę prawną. Wypłacane są mu urlopy, wynagrodzenia chorobowe, a pracodawca odprowadza niezbędne składki na poczet przyszłych świadczeń emerytalnych danego pracownika. Kierowca może liczyć także na dodatkowe składniki wynagrodzenia takie, jak wypłatę za nadgodziny, dyżury pracy w nocy czy płacę zagraniczną. Ten ostatni aspekt jest równie bardzo ważny z perspektywy przewoźnika, ponieważ tylko na podstawie umowy o pracę, może on oddelegować kierowcę do pracy za granicą – komentuje Łukasz Włoch, główny ekspert. ds. Analiz i Rozliczeń, Inelo z Grupy Eurowag.
Więcej szczegółów na temat zakładania i prowadzenia firmy transportowej eksperci przedstawią podczas webinaru – 31 sierpnia o godz. 10:00, darmowa rejestracja.
Pełna wersja ebooka do pobrania tutaj
[1] Łączna liczba aktywnych podmiotów zarejestrowanych w KRS i w CEIDG, 2023 r.
[2] Dane z KRS i CEIDG, 2023 r.
[3] TLP.org.pl, Raport transport drogowy w Polsce w 2023 roku
