(Żródło: Fotolia)
Wdrożenie Okien czasowych w firmie Imperial Tobacco, okazało się dla Logintegra nie lada wyzwaniem z uwagi na specyficzne potrzeby oraz skalę wszystkich procesów zachodzących w zakresie załadunków i rozładunków w Imperial Tobacco.
Punktem wyjścia były rosnące wolumeny produkcyjne, a co za tym idzie zwiększona liczba dostaw półproduktów i wysyłek wyrobów gotowych. Stawały się one coraz większym wyzwaniem w zarządzaniu pracą magazynów Imperial Tobaco. Niezbędnym okazało się znalezienie rozwiązania systemowego, które scali wszystkie magazyny w jednym miejscu oraz które będzie przyjazne w obsłudze dla wszystkich użytkowników. Dzięki temu zarządzanie pracą magazynów powinno stać się jeszcze sprawniejsze, a umożliwienie przewoźnikom rezerwowania tzw. okien czasowych poprawi ich terminowość. Zredukowane zostaną też przestoje magazynu, wynikające z braku samochodów do rozładunku czy załadunku.
„O programie do zarządzania tzw. oknami czasowymi myśleliśmy już od dłuższego czasu. Mamy świadomość, że system będzie działał w różnych magazynach naszej firmy, z których każdy ma swoją specyfikę. Musieliśmy znaleźć system, który będzie „skrojony” stricte pod nasze potrzeby. Praca podczas warsztatów pokazała, że ta droga okazała się słuszna – nie tylko udało nam się „zmapować” wszystkie procesy zachodzące w obszarze załadunków i rozładunków, ale także poszczególni użytkownicy systemu poszerzyli swoją wiedzę z zakresu innych obszarów, które bezpośrednio na te procesy wpływają. Oczywistym jest też to, że rzetelne przeprowadzenie warsztatów pomogło wszystkim zrozumieć na czym naprawdę nam zależy i doprowadziło do powstania narzędzia „skrojonego” tylko dla nas” – informuje Paweł Kapitańczyk – Dział logistyki – Imperial Tobacco Polska.
Podczas wdrożenia dla potentata z branży tytoniowej, po raz kolejny potwierdziło się przekonanie, że w zakresie logistyki i transportu, niezależnie od branży, pojawiają się bardzo podobne utrudnienia: nierównomiernie obciążony magazyn, kolejki samochodów przez zakładem, trudność w zarządzaniu harmonogramem magazynu przy dużej skali obsługiwanych załadunków/rozładunków. W każdym zakładzie produkcyjnym są samochody podstawiające się niespodziewanie, bez wcześniejszej awizacji a w nich zdenerwowani kierowcy, którzy próbują wymusić jak najszybszą obsługę na magazynie. Dodatkowo zaangażowanie w proces wielu działów oraz zewnętrznych kontrahentów zwiększa skalę pojawiających się problemów.
Podobne problemy pojawiające się w różnych środowiskach branżowych nie uzasadniają jednak przygotowania jednej aplikacji, optymalnej dla wszystkich. Oczywiście, wiele parametrów jest zbliżonych lub nawet tożsamych, np. magazyny są zazwyczaj wyposażone w standardowe rampy, w większości przypadków w procesy transportowo-magazynowe zaangażowane są podobne działy/osoby (dział logistyki/transportu, dział zakupów, dział handlowy, pracownicy magazynu, ochrona, przewoźnicy, dostawcy, klienci organizujący samodzielnie odbiór towarów). Mimo wielu podobieństw, różnice wynikające ze specyfiki branży czy organizacji przedsiębiorstwa mają kluczowy wpływ na wynik wdrożenia usprawnień, nawet jeśli w początkowym etapie wydają się mało istotne.
Różne bywają też główne przyczyny poszukiwania nowych rozwiązań. Niektóre firmy dysponują parkingiem i oczekujące samochody nie są dla nich problemem, w innych kolejka wiąże się z blokowaniem drogi publicznej i zwielokrotnionymi karami finansowymi (za przestój od przewoźników oraz od służb porządkowych). W innym przypadku, główny problem stanowi ilość realizowanych załadunków/rozładunków w połączeniu z nierównomiernym obciążeniem magazynów. Kłopotem może być też ilość dostawców usług transportowych lub ścisła kontrola pojazdów wjeżdżających na teren zakładu, co nieraz stanowi najważniejszy powód do poszukiwania nowych rozwiązań.
Zarządzanie dostawami i wysyłkami w każdej z firm zazwyczaj trwa już od wielu lat, a co za tym idzie, wypracowano w nich dobre i złe przyzwyczajenia. We wszystkich przypadkach w tego typu organizacjach znajdują się ludzie z wieloletnim doświadczeniem, którzy znają występujące ograniczenia i mają sprawdzone metody działania. Warto wykorzystać ich wiedzę, planując zmiany.
Aplikacje powinny zostać dopasowane do wymagań i specyfiki danej firmy. Bardzo istotne i często niedoceniane jest doświadczenie logistyków, którzy od lat radzą sobie z zarządzaniem tymi procesami, zwykle bez żadnego wsparcia systemowego. Te „dobre praktyki” należy po pierwsze poznać, a następnie w pewnym stopniu uwzględnić w systemie, aby osiągnąć jak najlepszy efekt.
Dlatego najważniejszym etapem wdrożenia jest jego początek, czyli warsztaty projektowe. Z doświadczenia wiemy, że nawet w bardzo sformalizowanych organizacjach, zdarzają się rozbieżności pomiędzy opisem procesów, a ich faktycznym sposobem realizacji. Warsztaty mają na celu m.in. odwzorowanie faktycznych działań przyszłych użytkowników systemu. Są też dobrym momentem na dyskusję o optymalizacji procesów. Podczas warsztatów, nie tylko zbierane są informacje niezbędne do projektu systemu, ale też prezentowane są „dobre praktyki” wraz z prowadzonym doradztwem alternatywnych rozwiązań.
Dlaczego dokładne poznanie firmy, doświadczeń i rozwiązań wypracowanych przez pracowników oraz precyzyjne przygotowanie projektu jest najważniejszym etapem całego wdrożenia i ma największy wpływ na ostatecznie uzyskany rezultat? Szczegółowe zaplanowanie sposobu działania systemu przed jego wdrożeniem powoduje ograniczenie niedomówień i późniejszych zmian, a co za tym idzie zmniejsza dodatkowe koszty i lepiej wpływa na współpracę z użytkownikami często pesymistycznie nastawionymi do wszelkich nowych rozwiązań. „Zbudowanie systemu do zarządzania awizacjami jest możliwe dla każdej branży ale za każdym razem wymaga indywidualnego mapowania procesów i dostosowania systemu do różnic wynikających ze specyfiki przedsiębiorstwa. Uwzględnienie charakterystyki firmy bywa kluczowe nie tylko dla osiągnięcia zakładanych korzyści, ale ma też duży wpływ na przebieg wdrożenia, szczególnie w zakresie neutralizowania oporów przed zmianą” – zapewnia Mateusz Sosnowski – Projektant systemów IT dla logistyki w Logintegra Sp. z o.o.:
