Nowe technologie przenikają w każdy obszar przedsiębiorstw, dając szansę na zwiększenie efektywności procesów. Standardy ustalone wiele lat temu stale podlegają weryfikacji i są analizowane pod kątem współczesnych potrzeb, tak aby firma mogła pozostać konkurencyjna na dynamicznym rynku biznesowym oraz wymagającym rynku pracowników. W takich warunkach coraz istotniejsza staje się rola menedżerów odpowiedzialnych za sprawną prace zespołów.
Główne obowiązki managerów
Jedną z kluczowych funkcji managerów jest wdrażanie nowo zatrudnianych osób, oraz mentoring umożliwiający rozwój podległego zespołu.Szef, który dba o zaangażowanie, dobrą atmosferę i odpowiedni poziom kwalifikacji może liczyć na zaangażowanie zespołu, terminową realizację zadań i lojalność pracowników. Rola lidera stawia olbrzymie wyzwania, ze względu na zwiększającą się różnorodność zespołów, w których stykają się kolejne pokolenia pracowników, o różnych oczekiwaniach. Od osób kierujących zespołami operacyjnymi wymaga się przede wszystkim świetnej organizacji pracy, bardzo dużej elastyczności i wysokich umiejętności przywódczych.
3 punkty odpowiedzialności managera
Co składa się na sukces w zarządzaniu zespołem? Jacek Lichoń, szef sprzedaży w firmie z branży IT - Unit4 Polska, wyróżnia trzy główne punkty, których spełnienie da pożądane efekty. Są nimi:
- Skuteczność - zespół pod kierunkiem managera wywiązuje się ze swoich zadań
- Wsparcie dla pracowników - manager poświęca czas na rozmowę ze swoimi ludźmi i zna problemy, z którymi się borykają
- Współpraca z HR - manager stanowi ogniwo współpracy z działem kadr
,,Zadania stawiane przed managerami są coraz trudniejsze i coraz bardziej skomplikowane. Ich stanowisko sprawia, że są nie tylko egzekutorami realizowanego planu, lecz także mentorami dla zespołu oraz specjalistami z dziedziny Prawa Pracy i ogólnie zagadnień HR. Ich silne strony, takie jak autorytet w zespole, inteligencja emocjonalna lub kompetencje interpersonalne, pozwalają sprawować funkcje managerskie z powodzeniem, jednak istnieją obszary ich działalności, w których zdecydowanie przydaje się automatyzacja i optymalizacja za pomocą nowoczesnych technologii informatycznych. Mam tu na myśli wszelkie procedury administracyjne, wypełnianie koniecznych dokumentów czy raportowanie zarządcze.” - dodaje Jacek Lichoń.
Odciążenie managerów ze żmudnych i mało kreatywnych procedur oraz automatyzacja i wsparcie przez sztuczną inteligencję, daje im więcej przestrzeni, na rozwijanie kluczowych dla współczesnego zarządzania kompetencji. Nawet jeśli automatyzacja polega jedynie na przygotowaniu koniecznego zestawu danych do szybkiego podjęcia ważnych decyzji, jest nieoceniona w czasach silnej walki konkurencyjnej.
Potrzeby i ich rozpoznanie
Ludzie pracujący nad technologicznymi rozwiązaniami dla obsługi kadrowej, wychodzą z założenia, że najlepszym źródłem wiedzy o potrzebach, jakie dają się zauważyć w firmach, są opinie z pierwszej ręki, pozyskiwane od managerów i liderów zespołów.
,,Pracując z przedstawicielami zespołów produkcyjnych mamy szansę dowiedzieć się o różnych doświadczeniach wynikających z pracy z oprogramowaniem. Niezwykle istotne są również problemy wynikające z braku rozwiązań technologicznych dostosowanych do potrzeb. Obserwujemy znaczący wzrost wymagań związanych z intuicyjnością oprogramowania, minimalizacją interakcji czy przejrzystością obsługi procesów. Wykorzystujemy tę rosnącą świadomość, by rozpoznać potrzeby użytkowników naszych produktów i zapewnić im dobre doświadczenia w pracy z naszymi aplikacjami, czyli pozytywne Employee Experience.” - mówi Katarzyna Jaśniewicz, Product Manager systemu TETA HR służącego do obsługi procesów kadrowych.
Koncentracja na doświadczeniu użytkownika przynosi cenne obserwacje, które przekładane są na projekt aplikacji ze szczególnym uwzględnieniem punktów interakcji użytkownika z oprogramowaniem, tak aby były przyjazne i łatwe w używaniu oraz nie wymagały specjalistycznych szkoleń. Dzięki temu zwiększa się zadowolenie użytkowników a co za tym idzie produktywność pracowników, którzy chętnie korzystają z oprogramowania pomagającego im w realizacji obowiązków.
Efektem tych starań są rozwiązania IT, wspomagające managerów w newralgicznych obszarach procesów zarządczych. Przyjrzyjmy się niektórym z nich.
Jak IT wspiera managerów w zarządzaniu?
- Planowanie czasu pracy
Menedżerowie są odpowiedzialni za planowanie czasu pracy. Z jednej strony harmonogram musi być podporządkowany realizacji zadań, które stoją przed zespołem. Z drugiej strony grafik musi być zgodny z przepisami wynikającymi z prawa pracy. Te, jak wiadomo, są bezkompromisowe, a Państwowa Inspekcja Pracy nakłada kary na firmy, które nie przestrzegają regulacji prawnych. Dodatkowym elementem układanki są oczekiwania i przywileje pracowników, które kierownik również powinien uwzględnić tworząc plan pracy. W jaki sposób zamienić to wyzwanie w sukces? Oprogramowanie oferujące wsparcie do podejmowania decyzji w kluczowym procesie zarządzania zespołem jakim jest planowanie pracy, to rozwiązanie oczekiwane przez kierowników. Grafiki planowane w odpowiedzi na potrzeby biznesowe, w kontekście zadań zespołu powinny być automatycznie i na bieżąco sprawdzane pod kątem zgodności z przepisami prawa pracy oraz uprawnieniami pracowników.
Przykład nowoczesnego modułu „Planowanie grafików” dostępnego dla managerów w aplikacji TETA ME
W nowoczesnych rozwiązaniach informatycznych, kierownik tworzący plan pracy, od razu po naniesieniu planu dnia widzi, które elementy są zgodne z przepisami, a które wymagają zmiany. Takie rozwiązania nie wymagają uruchamiania akcji sprawdzających, ponieważ wszystkie istotne informacje wyświetlane są w tle, w czasie rzeczywistym. Do zadań nowoczesnego oprogramowania należy zarówno sprawdzenie wymaganych odpoczynków dobowych i tygodniowych, zapewnienie odpowiedniej liczby dni wolnych, a także sprawdzenie, czy plan pracy nie narusza indywidualnych uprawnień pracownika, np. uwzględnienia faktu, iż pracownicy młodociani nie pracują w porze nocnej.
- Planowanie nadgodzin
Przykład nowoczesnego modułu „Nadgodziny pracowników” dostępnego dla managerów w aplikacji TETA ME
Równie istotnym elementem w zarządzaniu zespołem jest obsługa sytuacji awaryjnych lub niestandardowych. Często zdarza się, że skutkują one wprowadzaniem nadgodzin, które również podlegają przepisom kodeksu pracy. Przykładem mogą być pracownicy, będący jednocześnie opiekunami dzieci do 4 roku życia. Kodeks pracy przyznaje im szczególne uprawnienia m.in, wyłączenie z obowiązku realizacji nadgodzin przez kobiety ciężarne. Funkcjonalna aplikacja HR służy w takim przypadku szybką informacją o tym, którzy pracownicy są dostępni w określonym czasie do realizacji dodatkowych zadań bez naruszenia przepisów. Decyzja o doborze zespołu, pozostaje w gestii osoby zarządzającej pracą, jednak system informatyczny powinien wskazywać ścieżkę najmniej ryzykowaną.
- Zarządzanie kompetencjami pracowników
W wielu firmach kierownicy liniowi zarządzający bezpośrednio zespołem produkcyjnym dysponują swoimi notatkami, arkuszami, w których zapisują obserwacje na temat umiejętności posiadanych przez pracowników. A gdyby tak wydobyć te informacje z zapisków i kartek, i udostępnić do szerszego odbioru? Stałoby się to wartościowym zasobem wiedzy firmy o kompetencjach swoich pracowników.
Skill Matrix w aplikacji TETA ME.
Ideę tę przekuwa w rzeczywistość rozwiązanie Skill Matrix, czyli Macierz Umiejętności Pracowników - porządkujący i udostępniający wszystkie informacje o kompetencjach, albo ich braku, wśród członków zespołu. Oprócz szybkiego dostępu do informacji o kompetencjach w intuicyjnej wizualnej formie, oprogramowanie umożliwia kierownikom samodzielne zarządzanie informacją, poprzez aktualizację poziomów umiejętności oraz dodawanie umiejętności rozwijanych przez podwładnych. Skill Matrix jest użytecznym rozwiązaniem dla szefów zespołów, którzy samodzielnie dbają o rozwój pracowników oraz o zapewnienie odpowiednich umiejętności do wykonywania zadań. Funkcjonalność niesie za sobą korzyści dla całej organizacji. Dzięki stałej aktualizacji informacji o umiejętnościach osoby zarządzające firmą mogą przeanalizować bieżący stan kompetencji w firmie, bez konieczności oczekiwania na wykonanie procesu oceny rocznej. Posiadanie zawsze aktualnej informacji o pracownikach w firmie ułatwi planowanie rozwoju aktualnych talentów oraz konieczności pozyskania nowych ludzi.
Data driven management
Wraz z rozwojem przedsiębiorstw, zarządzanie ich załogą staje się coraz bardziej wymagające. Funkcjonalny dostęp do informacji stał się koniecznością, ponieważ pozwala usprawnić podejmowanie decyzji lub całkowicie zautomatyzować procesy, do tej pory angażujące czas szefów zespołów. Stało się to podstawą do wdrażania rozwiązań przemysłu czwartej generacji, mającej na celu eliminację słabych punktów procesów produkcyjnych, które powstają przez niedostatecznie zoptymalizowane działanie maszyn lub błędy pracowników. Rozwiązania IT dostępne w erze informacji mogą więc nie tylko zrewolucjonizować zarządzanie sprzętem, lecz także pomóc managerom w organizacji pracy załogi.
