Geneza projektu

Przedsiębiorstwo kilkanaście lat temu przeszło przekształcenia prawno-własnościowe. Kolejnym etapem zwiększania efektywności i konkurencyjności zakładu było wdrożenie systemu ERP mającego pomóc usprawnić organizację pracy i wszystkich procesów zachodzących w firmie.

Przed wdrożeniem, w organizacji korzystano z kilkunastu różnych autorskich programów i aplikacji mających ułatwiać zarządzanie pracą poszczególnych działów oraz zachodzącymi w nich procesami. Wszystkie z nich spełniały swoje zadanie w konkretnych działach, ale analizując procesy zachodzące w przedsiębiorstwie całościowo widać, że takie rozwiązanie dla rozwijającej się firmy nie realizuje już zakładanych oczekiwań. Każda aplikacja posiadała bowiem własną, odrębną bazę danych. Koordynowanie danych pochodzących z różnych źródeł zajmowało dużo czasu, a i tak niejednokrotnie zdarzały się rozbieżności.

Zarząd firmy podjął decyzję o wdrożeniu zintegrowanego rozwiązania informatycznego. Zwrócił się w tym celu do firmy Sente. Jego podstawowym zadaniem stała się integracja funkcjonowania różnych obszarów działania organizacji.

Jakie obszary objął swoim działaniem system ERP?

Wdrożenie objęło najbardziej istotne dla funkcjonowania firmy obszary. Zostało podzielone na etapy obejmujące implementację aplikacji wspierających pracę poszczególnych działów, m.in. księgowości, obsługi klienta, sprzedaży, kadr i płac czy zaopatrzenia. Wdrożenie objęło następujące obszary systemu informatycznego Sprzedaż i Dystrybucja (w tym CRM), Zarządzanie Personelem, Produkcja, Finanse i Księgowość.

Zintegrowanie rozwiązań

Jednym z najbardziej odczuwalnych dla pracy organizacji usprawnień jest zintegrowanie funkcji rozmaitych aplikacji. Dzięki jednej bazie danych funkcjonującej w ramach systemu ERP firma oszczędza czas i zasoby, które do tej pory były przeznaczane do przenoszenia danych pomiędzy różnymi programami, a następnie sprawdzenia i skorygowania ewentualnych rozbieżności. Obecnie raz wpisane dane czy dokumenty służą do pracy wielu działów firmy. Oprócz tego do tej pory ze względu na czynnik ludzki w różnych programach przykładowa śrubka mogła posiadać różne indeksy nazw – oczywiście zbliżone do siebie, ale dla operacji logicznych w programach będące de facto odrębną pozycją. Wprowadzenie jednego, kompleksowego systemu pozwoliło ujednolicić kwestie nazewnictwa materiałów służących do produkcji wentylatorów.

Lepsza płynność finansowa

Idealnym przykładem łatwo mierzalnego ze względów ekonomicznych usprawnienia jest szybszy wpływ należności na konto firmy. Utrudniony przepływ dokumentacji pomiędzy działami przedsiębiorstwa powodował, że dokumenty typu WZ były fakturowane nieregularnie, niejednokrotnie długo po czasie ich wystawienia. Wdrożone oprogramowanie, po sporządzeniu WZ-ki, natychmiast przekazuje dane do wystawienia faktury do odpowiedniego działu organizacji i właściwy dokument księgowy tworzony jest od razu.

Rozwiązanie to pozwoliło skrócić czas wpływu zapłaty za zrealizowane zamówienie aż 3-krotnie!

Sprawne zaopatrzenie i wysyłka gotowych produktów

Rozwiązanie pozwoliło na integrację pracy poszczególnych działów zaangażowanych w proces planowania zamówień, wydawania materiałów do produkcji, a także wysyłki gotowych produktów do klientów.

Dokumentacja utworzona przez handlowca (zamówienie sprzedaży), w ramach wdrożonego systemu, przechodzi płynnie przez kolejne działy (od sprzedaży do działu technologii, produkcji, w końcu zaopatrzenia). Pracownicy poszczególnych działów muszą uzupełniać ją i zaakceptować do dalszej realizacji przez kolejny dział. Dokumenty niezbędne do wykonania zamówień surowca i produkcji (np. kwity na pobranie materiałów, karty techniczno-kontrolne) są tworzone automatycznie.

Proces pakowania gotowych wyrobów również przebiega automatycznie. Pracownik działu handlowego zakłada dokument WZ w systemie, a pracownik magazynu automatycznie dostaje informację, że do spakowania jest konkretny towar.

Podsumowując, system informatyczny wdrożony w firmie Konwektor, pozwala na integrację pracy poszczególnych działów. Eliminowane są działania żmudne i powtarzalne, polegające na przepisywaniu lub bieżącym ewidencjonowaniu dokumentacji. Rejestrowanie danych umożliwia również sprawdzenie w systemie stanu realizacji zamówienia w dowolnym momencie. Wyeliminowane są także pomyłki, a cała praca odbywa się znacznie szybciej.

Wsparcie gospodarki magazynowej

Wdrożenie zintegrowanego systemu objęło także zarządzanie magazynem surowców, materiałów i produktów gotowych. Zaimplementowane rozwiązania pozwoliły zapanować nad stanami magazynowymi i uaktualnić dane na temat zapasów. Wspomniane wcześniej funkcje oprogramowania pozwoliły na przyspieszenie procesu wystawiania i rozliczania dokumentów WZ.

Podsumowanie

Najważniejsze korzyści w przypadku wdrożenia systemu ERP wynikają zawsze z objęcia jego działaniem wszystkich zachodzących w firmie procesów oraz ich integracji pomiędzy obszarami. Tak było również w przypadku firmy Konwektor. Możliwość integracji, operowania na jednej, wspólnej bazie danych oraz koordynacja pracy różnych działów w bardzo dużym stopniu usprawniła i przyspieszyła realizację procesów. Efektywność organizacji wzrosła na tyle, iż mimo regularnie rosnących przychodów i zysków (wynikających z rosnącej liczby zamówień) nie ma potrzeby zatrudniania nowych pracowników.