Proces planowania rozpoczyna się planowaniem ogólnym (tworzeniem koncepcji) i kończy się tworzeniem rozwiązań szczegółowych całościowych systemów logistycznych.
W trakcie fazy pierwszej należy określić warunki brzegowe i zakres inwestycji. Szczególnie istotne jest zebranie danych dotyczących aktualnych i potencjalnych jednostek ładunkowych, przepływów materiałów (ich kierunków oraz intensywności), struktury przyjęcia towarów i wysyłki. Istotne na tym etapie jest poznanie procesów logistycznych klienta. Jest to najważniejsza faza w całym procesie, ponieważ na jej wynikach bazują dalsze prace i to w jej trakcie powstaje fundament pod przyszły projekt.
Najczęściej spotykanym błędem ze strony inwestorów jest niewystarczające oszacowanie czasu potrzebnego na opracowanie koncepcji. Często zdarzają się inwestorzy, którzy uważają, że koncepcję można stworzyć od zera w ciągu tygodnia do dwóch lub w ekstremum na przysłowiowe „pojutrze”. Oczywiście długość tej fazy zależy od wielkości i stopnia skomplikowania projektu. Przy systemach w obszarach wymagających mniejszej wydajności dla pierwszej fazy planowania potrzebne jest do 4 tygodni, przy bardziej złożonych do 6 miesięcy. Bardzo ważne jest również właściwe określenie warunków brzegowych i przygotowanie inwestora do projektu. I tutaj pojawia się kolejny problem, gdyż wielu inwestorów zakłada, że firma zajmująca się na co dzień logistyką wewnątrzmagazynową wie wszystko i przygotuje projekt bo „ma doświadczenie”. Zgadzam się, że bardzo ważne jest doświadczenie dostawcy, znajomość branży i projekty zrealizowane już w podobnym obszarze, tym niemniej każda firma jest specyficzna. To po stronie inwestora leży zebranie wszystkich istniejących procesów, zastanowienie się nad kierunkiem rozwoju i jego skalą oraz strukturą. Jest to zadanie domowe, które dla wielu nie jest oczywiste, a które może decydować ostatecznie o sukcesie lub porażce.
Planowanie szczegółowe/systemowe zaczyna się wtedy, kiedy zostanie stworzony schemat ogólny procesów i przepływów materiałów oraz zdefiniowane są obszary, które muszą być w projekcie uwzględnione. Mając wizję całości należy przejść do analizy części składowych oraz ich połączeń. Na jej podstawie możemy ustalić, jakie ilości w obrębie danej części składowej muszą zostać przetransportowane i gdzie znajdują się krytyczne punkty dotyczące transportu. Klientowi należy przedstawić dokładną analizę danych z logistycznego punktu widzenia. Na podstawie ustalonych liczb wyjściowych zostają opracowywane różnorodne koncepcje. Istotne jest, aby firma, z którą projektujemy miała maksymalnie szerokie port folio produktów, gdyż projekt nie jest ograniczony wtedy do tego, co ktoś oferuje lub nie. Tylko najlepsze rozwiązanie dla klienta zabezpiecza jego a co za tym idzie także przyszłość dostawcy.
Najczęściej popełnianym błędem w trakcie tej fazy jest podobnie jak w poprzedniej niedoszacowanie czasu potrzebnego na rzetelną analizę danych i opracowanie możliwych scenariuszy. Zwykle najpierw wiadomo do kiedy ten etap ma się zakończyć a dopiero potem inwestor zastanawia się co trzeba zrobić. Zwracam uwagę, że jest to ostatni moment, w którym dokonywanie większych lub średnich zmian odbywa się jeszcze „na papierze” i nie pociąga realnych kosztów za sobą. W momencie realizacji inwestycji nawet drobne zmiany mogą drogo kosztować. Z braku czasu wynika również często bardzo powierzchowne podejście inwestora do tematu. Przy skomplikowanych projektach rozmowy toczą się tylko z jedną lub dwoma osobami. Wystarcza to zwykle na zdefiniowanie podstawowych procesów, ale problem zaczyna się już z operacjami niestandardowymi. O ile są one naprawdę bardzo sporadyczne i ich suma nie jest duża, nie stanowią one kłopotu. Często jest jednak inaczej i należy je uwzględnić już na tym etapie.
Kluczowym czynnikiem powodzenia projektu jest wybór odpowiedniego partnera. Idealna osoba planująca jest prawie nadczłowiekiem. Musi ona z jednej strony umieć szybko zapoznać się z tematyką związaną z magazynem, myśleć interdyscyplinarnie, mieć wizję, a jednocześnie wziąć pod uwagę wykonalność i wdrożenie już w pierwszych fazach planowania. Ponieważ w praktyce ktoś taki nie istnieje planowanie odbywa się w zespołach. Oprócz osób kontaktujących się bezpośrednio z klientem w tle działa grupa specjalistów opracowujących rozwiązania dla poszczególnych aspektów przedsięwzięcia. Porządne przygotowanie projektu wymaga więc zaangażowania wielu osób i dużo czasu, a co za tym idzie generuje koszty. Na polskim rynku powszechnie obecne jest przekonanie, że planowanie jest za darmo. O ile mogę zgodzić się z tą tezą w aspekcie fazy pierwszej, o tyle przy planowaniu szczegółowym nie jest to już praktycznie możliwe. Jeżeli ktoś oferuje tą usługę gratis oznacza to, że nie zamierza poświęcić dużo pracy na jej rzetelne wykonanie, a dobry projekt to przecież podstawa sukcesu!
Bartosz Jankowski, specjalista do spraw automatyki magazynowej firmy SSI Schäfer
