Modelowy system klasy WMS obejmuje obsługą kompleksowo ogół strumieni przepływu materiałów – od wejścia towaru do magazynu, poprzez składowanie, po wyjście towaru z magazynu. Oczywiście dla każdego obiektu magazynowego szkielet procesów jest zasadniczo taki sam, tj. Wejście – Składowanie – Wyjście. W większości magazynów można w ramach tych trzech głównych funkcji wydzielić funkcje bardziej szczegółowe, jednak w dalszym ciągu dotyczące wszystkich, a przynajmniej znakomitej większości, zakładów. Mowa tu o realizacji takich funkcji, jak rozładunek, kontrola wejściowa, formowanie jednostek magazynowych, transporty wewnątrzmagazynowe, przesunięcia międzymagazynowe, kompletacja, kontrola wyjściowa i załadunek na zewnętrzne środki transportu. WMS powinien przejąć nadzór nad wszystkimi wyżej wymienionymi funkcjami magazynu, jednak w ramach poszczególnych obiektów pojawiają się potrzeby bardziej dedykowane, specyficzne głównie ze względu na charakter działalności firmy, której towar z danego magazynu jest dystrybuowany.

Zarządzanie jest pojęciem szerokim, obejmującym sekwencję działań, mających dać firmie jak najlepszą informację o stanie organizacji. Funkcja wspomagania zarządzania przepływem materiałowym systemu WMS może być realizowana m.in. poprzez planowanie pracy w magazynie, kontrolę pracy i możliwie dokładny nadzór nad poprawnością wykonywanych zadań, a także sterowanie pracą magazynu i w finale – motywowanie pracowników (głównie do zwiększania ich wydajności). Planowanie pracy z poziomu systemu WMS ma na celu optymalizację i usprawnienie zadań związanych przede wszystkim z realizacją wysyłek dla odbiorców (choć oczywiście stosowany jest również do planowania pracy na wejściu do magazynu i w trakcie realizacji większości procesów). System, po odpowiednim sparametryzowaniu i zaprogramowaniu, daje możliwość planowania jednostek wysyłkowych i transportowych. O ile w niewielkich magazynach (tj. takich, z którego na dobę ekspediowanych jest kilkadziesiąt jednostek wysyłkowych – najczęściej palet, ale również kartonów i innych) zazwyczaj nie ma takich potrzeb, o tyle przy zwiększonym ruchu umiejętność zaplanowania odpowiedniej ilości jednostek wysyłkowych to duży problem. Ma to szczególne znaczenie dla organizacji transportu dystrybuowanych towarów. Przykładowe zagadnienie: odbiorca zamawia 10 sztuk produktu A, 50 sztuk produktu B, 100 sztuk produktu C, 200 sztuk produktu D i 300 sztuk produktu E. Przy okazji, wymagania Klienta są takie, że palety mają być nie wyższe niż 150 cm, na jednej palecie nie wolno łączyć produktu A z produktem B, a produkt E ma być dostarczany na osobnych paletach. Ponadto produkty C i D są produktami drobnymi, które pakuje się do kartonów. Jeśli ilość odbiorców jest niewielka, ilość dziennych wysyłek również, to człowiek jest sobie w stanie poradzić bez dodatkowego wsparcia. W przypadku, gdy dziennie realizowanych jest kilkaset zleceń wysyłkowych, a ilość linii zleceń to rząd kilkudziesięciu tysięcy – wymagane jest zastosowanie rozwiązania, które zastąpi człowieka w tych zadaniach lub przynajmniej go wesprze. WMS powinien przejąć na siebie właśnie ciężar tego planowania decydując, w jaki sposób spakować towar (do kartonu czy na paletę), ile sztuk i jakiego asortymentu znajdzie się w/na jednostce wysyłkowej, z których obszarów magazynu towar należy zdjąć, aby jego przygotowanie było optymalnie szybkie. Zaplanowane jednostki wysyłkowe są w systemie przydzielane do zewnętrznych środków transportu i tak utworzone wyjazdy zwalniane są do realizacji. W bardziej złożonych systemach większość planowania pracy odbywa się w nocy i trwa nawet kilka godzin. Rano, jeszcze przed rozpoczęciem pracy pierwszej zmiany, pracownicy mają już zadania zaplanowane na cały dzień.

Podczas realizacji procesu przyjęcia towaru oraz wydania towaru z magazynu system na bieżąco przydziela zadania operatorom wózków widłowych oraz osobom kompletującym. Inaczej mówiąc – steruje ich pracą, wydając polecenia pobrania odpowiednich towarów lub jednostek z konkretnej lokacji i odłożenia ich w konkretne miejsce. Dzięki temu eliminowany jest czas, który w magazynach zarządzanych „głową i papierem” poświęca się na szukanie towaru, jego identyfikację przy pobraniach i zastanawianie się, gdzie towar odłożyć. Jedną z głównych korzyści wynikających z przejęcia przez WMS (oczywiście w pewnym tylko zakresie) dotychczasowej roli zmianowego, jest „uniezależnienie” magazynu od ludzi, którzy w nim pracują. Efektem może być np. znaczne skrócenie czasu szkolenia nowych operatorów wózka oraz pracowników kompletujących. Czas ich przyuczenia do pracy w magazynie może zostać skrócona z okresu kilkumiesięcznego nawet do kilku dni. Należy jednak pamiętać, że sterowanie pracą to tylko wynik całości złożonych operacji, które wykonują się wewnątrz systemu. Najistotniejszym elementem prawidłowego sterowania pracą jest odpowiedni wybór adresatów zadania przesłanego w odpowiednim czasie i w odpowiedniej kolejności. Dużym błędem obecnie popełnianym przez część dostawców systemów WMS jest przekonywanie Klientów o tym, że system powinien przydzielać zadania wybranym pracownikom. Otóż nic bardziej błędnego. Z punktu widzenia wydajności pracy magazynu system powinien jedynie wysyłać zadanie „w eter”, aby osoby uprawnione do jego realizacji mogły takie oczekujące zadanie podejmować. W przypadku sterowania wózkami widłowymi sprawa jest trochę bardziej skomplikowana, zwłaszcza jeśli mamy do czynienia z większą ilością wózków widłowych (np. 50) lub jeśli wewnątrz magazynu stosowany jest skomplikowany układ sieci transportowej. System WMS powinien dać użytkownikom możliwość elastycznej i dynamicznej zmiany całego układu sieci transportowej w magazynie lub zakładzie produkcyjnym, włączając w to strefy i podstrefy transportowe, połączenia między nimi i przydzielone do nich, odpowiednio zdefiniowane, środki transportu. W ten sposób, dla przykładu, zadanie wstawienia palety na 10. metr w regale nigdy nie trafi do wózka czołowego, gdyż nie ma on odpowiednich parametrów, aby takie zadanie wykonać. W przypadku bardziej skomplikowanych układów transportowych system sterowania wózkami odpowiada np. za eliminowanie tzw. „konfliktów” transportowych w przypadku stosowania wózków systemowych (wąskokorytarzowych).

Jak wiadomo, dynamika pracy w każdym magazynie jest zmienna i w dużej mierze zależy od dziennego cyklu pracy. W określonych porach dnia pewne typy zadań dla wózków występują częściej. W system wbudowano narzędzie umożliwiające łatwe i szybkie, w zależności od spiętrzenia pracy, przydzielanie określonej ilości wózków widłowych do wybranych obszarów magazynu. Przykład: w godzinach porannych więcej wózków potrzebnych jest do rozładunku aut i wprowadzania dostaw do strefy składowania, w związku z tym należy więcej wózków przydzielić do tego typu zadań.

Przez cały czas trwania procesów logistycznych w magazynach system WMS powinien kontrolować (poprawność wykonywanych zadań. Głównymi miejscami, w których powstają pomyłki, są: identyfikacja towaru oraz błędne odstawianie jednostek magazynowych lub towaru do lokacji. W obydwu przypadkach najpowszechniej używanym „zabezpieczeniem” i narzędziem kontrolnym jest stosowanie oznakowania w kodach kreskowych i piśmie jawnym.

Funkcja kontrolna systemu WMS jest spełniana również poprzez pełną rejestrację historii zdarzeń w przepływach logistycznych. System rejestruje a) historię pracy zalogowanych użytkowników systemu, b) historię przepływu towaru przez lokacje magazynowe oraz c) historię towarów będących w obrocie. Są to informacje szczególnie cenne ze względu na a) możliwość rzetelnej oceny wydajności poszczególnych pracowników i budowania odpowiednich systemów premiowych, b) możliwość wyjaśniania wszelkich niezgodności, głównie ilościowych, w magazynie oraz c) możliwość śledzenia każdego produktu z dokładnością do numerów partii produkcyjnej, serii, dostawcy etc. W świetle przepisów oraz zdarzających się sporadycznie sytuacji wyjątkowych (np. cofanie określonych partii towaru z rynku) – taka funkcja systemu wydaje się nieoceniona.

Główne cele wdrożenia WMS to, jak podkreślają wszyscy eksperci, zwiększenie wydajności, eliminacja pomyłek i oczywiście idąca za tym, możliwa do osiągnięcia, redukcja kosztów. Z pewnością nie da się tych założeń osiągnąć bez odpowiedniego zaangażowania pracowników w magazynie. Motywowanie do zaangażowania oraz idące za tym zwiększenie wydajności jest również jednym z zadań systemu WMS. System pozwala, za pomocą odpowiednich raportów, na stworzenie lub udoskonalanie systemów premiowych dla pracowników. Motywowanie jest funkcją wynikającą z zastosowania WMS, jednak rozwiązanie samo w sobie również staje się w pewnym momencie dużą motywacją dla ludzi. Wystarczy w magazynie z wdrożonym WMS-em zadać pracownikom pytanie, czy chcieliby powrócić do poprzednich metod pracy. Oczywiście opór w trakcie i tuż po wdrożeniu systemu jest duży, nie zmienia to jednak faktu, że po okresie około 3 miesięcy od wdrożenia jak na dłoni widać, który pracownik angażuje się w pracę, a który do pracy w magazynie się nie nadaje, lub nie sprawdza się w określonych zadaniach.

System WMS, jako jeden z elementów całego IT w magazynie ma swoje określone zadania związane z wspieraniem funkcji zarządczych na poziomie operacyjnym. Największa umiejętność, coraz bardziej wśród przedsiębiorców doceniana, to umiejętność określenia, które obszary systemu zarządzania powinny być objęte przez rozwiązania IT, które powinny być zautomatyzowane, a które powinny pozostać w gestii człowieka (poza systemem). Dopiero tak zdefiniowany podział ról pozwala zastanawiać się nad konkretnymi funkcjami systemu, będącego mimo wszystko elementem wtórnym w stosunku do organizacji pracy.

Krzysztof Kalisz, Logifact Systems

Więcej informacji na temat systemu WMS firmy Logifact:

http://logifact.pl/oferta/magazyn-logifact-wms-informacje-ogolne.html