PEKAES, czołowa grupa logistyczna, podsumował działania operacyjne w okresie Światowych Dni Młodzieży. Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu operacji logistycznych do obsługi Klientów w czasie trwania tego ważnego wydarzenia, Spółka sprawnie zrealizowała dystrybucję towarów na obszarze objętym ograniczeniami dla ruchu samochodów ciężarowych.
Światowe Dni Młodzieży okazały się sporym wyzwaniem dla operatorów logistycznych. Niektóre firmy postanowiły w tym okresie całkowicie zawiesić dostawy i odbiory przesyłek w rejonie objętym ograniczeniami, a inne – jak PEKAES, zdecydowały się podjąć wyzwanie logistyczne i z dbałością o każdy szczegół rozpisać poszczególne fazy przygotowań do godziny „0”. Kluczową rolę w całym procesie odegrała komunikacja.
– W trakcie ŚDM non stop śledziliśmy komunikaty ZIKiT, władz i organizacji zaangażowanych w organizację wydarzenia. Wszystko po to, aby w porę reagować i dynamicznie modyfikować pracę w naszej sieci logistycznej oraz informować Klientów o bieżącej sytuacji. Podjęte działania pozwoliły zachować płynność dostaw i odbiorów przesyłek. W mojej ocenie PEKAES w tym niezwykle wymagającym dla każdego operatora logistycznego tygodniu, oferował Klientom dobry serwis. Przesyłki adresowane do odbiorców z rejonu, który był objęty ograniczeniami w ruchu dla samochodów ciężarowych w dominującej większości dostarczyliśmy w systemie 24 godzin. Jestem przekonany, że przyczyniliśmy się do budowania przewagi konkurencyjnej naszych Klientów, gdyż ich towary znalazły się po prostu na półkach – powiedział Jerzy Markow, Dyrektor Operacyjny PEKAES.
– Papyrus realizował dostawy do klientów z obszaru objętego ograniczeniami podczas ŚDM. Trzeba przyznać, że część naszych odbiorców zmieniła godziny pracy lub też zawiesiła działalność w tym okresie. Jednak wielu z nich oczekiwało regularnych dostaw towaru. Nasz partner – PEKAES – bardzo dobrze przygotował się operacyjnie do tego wydarzenia. Dzięki dobrej współpracy mogliśmy zapewnić naszych Klientów, że będziemy realizować dostawy, co zostało przez nich docenione. Chciałabym dodać i podkreślić, że w całym procesie kluczową rolę odegrała sprawna komunikacja pomiędzy naszą firmą a PEKAES. Spółka od samego początku, aż do zakończenia ŚDM przekazywała nam informacje o bieżącej sytuacji, dzięki czemu mogliśmy proaktywnie informować naszych Klientów – powiedziała Agnieszka Woźniak, Dyrektor Logistyki Papyrus.
Wyzwanie dla firm
Podczas Światowych Dni Młodzieży przez kilka dni obowiązywały znaczne ograniczenia w ruchu, a duża część dróg dojazdowych w aglomeracji krakowskiej i czasowo w regionie została wyłączona z użytkowania. Przed operatorami stanęło więc ogromne wyzwanie realizacji dystrybucji na obszarze objętym utrudnieniami. Autostrada A4 była ograniczona tylko do jednego pasa ruchu w każdą stronę, a część dróg dojazdowych została zamknięta i przeznaczona na parkingi dla autokarów. Ruch samochodów z zaopatrzeniem odbywał się wyłącznie w godzinach nocnych. To tylko niektóre z ograniczeń, z którymi musiała się zmierzyć Spółka.
Faza przygotowań
Przewidując trudności z realizacją dystrybucji, PEKAES podjął działania zaradcze odpowiednio wcześniej. Celem zapewnienia sprawnej i skutecznej obsługi Klientów, Spółka powołała wewnętrzną grupę ekspertów, której zadaniem była analiza ryzyka i przygotowanie alternatywnych procesów operacyjnych na różne scenariusze wydarzeń.
W ramach wstępnych przygotowań wynajęto dodatkową powierzchnię magazynową dla przesyłek, których dostawa w tych dniach nie była możliwa. Sprawdzono także, czy odbiorcy i dostawcy w czasie ŚDM pracują, a jeśli tak, to w jakich godzinach. Ponadto zainicjowano czynny dyżur nocny w centralnym Biurze Obsługi Klienta, dzięki czemu zapewniono Klientom kontakt z PEKAES w niestandardowych godzinach pracy. Aktywowano także dodatkowy numer telefonu dla Klientów w oddziale krakowskim. Ponadto, aby w tym wymagającym okresie usprawnić pracę oddziału Kraków i zapewnić jego całodobowe funkcjonowanie, zapewniono dodatkowe wsparcie w postaci doświadczonych dyspozytorów i magazynierów z innych oddziałów w sieci drobnicowej Firmy.
Ponadto, PEKAES powiększył flotę o samochody do 12t DMC. Przeorganizowano również system połączeń liniowych z Krakowem, aby samochody PEKAES mogły dojechać i wyjechać z oddziału w godzinach, w których nie obwiązywał już zakaz ruchu. Jednocześnie Klienci byli odpowiednio wcześniej poinformowani o możliwości dostaw i odbiorów w nocy – cześć z nich skorzystała z tej opcji. Zarówno przed, jak i w trakcie trwania ŚDM, do Klientów wysyłano cykliczne komunikaty, w których informowano o utrudnieniach i przekazywano bieżące rekomendacje.
– Część naszych Klientów podjęła decyzję o dostarczeniu przesyłek w okresie przed lub po tym wielkim wydarzeniu, jednak zdecydowana większość postanowiła zrealizować dostawy w czasie trwania ŚDM. Z naszej strony dołożyliśmy wszelkich starań, by zapewnić jak najlepszą skuteczność i obsługę. Dojeżdżaliśmy do wszystkich możliwych miejsc, organizowaliśmy dostawy i odbiory tuż przed lub po godzinach obowiązywania zakazów ruchu. Nasi dyspozytorzy planowali trasy w taki sposób, aby z poszanowaniem obowiązujących ograniczeń, dostarczać i odbierać przesyłki. Realizacja dostaw w czasie ŚDM była wyzwaniem, ale dzięki dobremu przygotowaniu i sprawnej komunikacji sprostaliśmy wymaganiom i ograniczeniom w tym wyjątkowym okresie – dodaje Jerzy Markow.
