4PL to integrator, który łączy zasoby, możliwości i technologie własne i innych organizacji w celu zaprojektowania, zbudowania i realizacji kompleksowych rozwiązań dla całego łańcucha dostaw. System koordynuje realizację wszystkich procesów logistycznych zachodzących wzdłuż łańcucha dostaw, począwszy od dostawców surowców, aż po ostatecznych nabywców. Tego typu podmioty fizycznie nie wykonują procesów logistycznych, a ich istotą działania jest zarządzanie procesami realizacji dostaw za pomocą przetwarzania informacji.
Różnica pomiędzy operatorem 3PL a 4PL polega na tym, że 4PL koordynuje realizację procesów logistycznych występujących wzdłuż całego łańcucha dostaw klienta, począwszy od dostawców surowców aż do ostatecznych nabywców, a nie tylko na określonym jego odcinku, jak to ma miejsce w przypadku 3PL. – Podstawowym warunkiem, jaki musi spełnić operator logistyczny świadczący usługi 4PL, jest więc zapewnienie obsługi zarówno sfery przepływów fizycznych, jak i regulacyjnych. Firma dążąca do świadczenia usług 4PL powinna opierać się na następujących komponentach: architekturze i integracji usług, sterowaniu, informacji i komunikacji oraz udostępnianiu zasobów – mówi Przemysław Siek z Działu transportu kolejowego o intermodalnego w firmie Seifert Polska. Nasz rozmówca wyjaśnia, że pod pojęciem architektury należy rozumieć tworzenie wizji łańcucha dostaw, kształtowanie relacji z klientem i podwykonawcami, a także przeprowadzanie transakcji oraz zarządzanie projektami. W procesie sterowania niezbędnym elementem jest natomiast doświadczona kadra logistyczna zarządzająca operatorami 3PL/dostawcami usług oraz systemy wsparcia decyzji. – Ważnym czynnikiem jest stałe dążenie do poprawy wyników. Jeśli chodzi o przepływ informacji i komunikację, niezbędne jest dostarczenie oraz integracja systemów IT przy stałym wsparciu technicznym, informowanie w czasie rzeczywistym oraz zapewnienie dostępu do danych i informacji. Przez udostępnianie zasobów rozumiemy oferowanie usług transportowych, magazynowanie, komisjonowanie, konfekcjonowanie, kontrolę ilościową i jakościową towaru w procesie magazynowania, foliowanie, etykietowanie, zabezpieczenie przesyłek do celów transportowych, obsługę zwrotów i reklamacji oraz zarządzanie gospodarką opakowań zwrotnych – wyjaśnia Przemysław Siek.
Co ważne, ekspert Seifert Polska zaznacza również, że grupa operatorów 4PL nie jest jednorodna. Wyróżnić można w niej dwa typy operatorów. Do pierwszej grupy zaliczają się te firmy, które nie posiadają własnej infrastruktury logistycznej. – Firmy te koncentrują się głównie na integracji informacyjnej, a pozostałe usługi outsourcują – wyjaśnia Przemysław Siek. Do drugiej grupy zaliczamy natomiast operatorów dysponujących własną infrastrukturą logistyczną. – W związku z tym, że aktywa infrastrukturalne (samochody, samoloty, kontenery, magazyny, urządzenia handlingowe) mogą być własnością podwykonawców, którym operator zleca wykonanie poszczególnych zadań, firmy 4PL opierają się raczej na wykwalifikowanej kadrze, inwestując w ich wiedzę i doświadczenie oraz na technologiach informacyjnych – tłumaczy nasz rozmówca.
Przejście z 3PL na 4PL
Dla wielu operatorów logistycznych, którzy niegdyś świadczyli usługi określane mianem 3PL (czyli świadczący wybrane usługi spośród takich, jak: transport, konsolidacja celna i ładunkowa, magazynowanie, magazynowanie kontraktowe, wypełnianie zamówień, dystrybucja i zarządzanie transportem), przejście na poziom 4PL jest naturalnym krokiem rozwoju. Wymaga to jednak kompleksowego podejścia do zmiany i ogromnego wysiłku organizacyjnego. Kluczowe wyzwanie stojące przed 4PL to sprawna integracja systemów i procedur operacyjnych oraz sprawne zarządzanie dostawcami 3PL, a w szczególności tym dostawcą 3PL, z którego struktur wywodzi się 4PL.
Zdarza się, że barierą stają się wysokie nakłady inwestycyjne związane z rozszerzeniem dotychczasowej działalności. Przejawia się to np. w konieczności zwiększenia kontroli nad procesami, co wymaga stworzenia systemu skutecznej wymiany informacji towarzyszącej fizycznemu przepływowi towarów.
Istotną rolę odgrywa też m.in. czynnik ludzki. – Pracownicy 4PL to zespół pracowników klienta i pracowników 3PL. To potencjalna mieszanka wybuchowa – doświadczenia wyniesione z firmy produkcyjnej są odmienne od tych wyniesionych z firmy usługowej zarówno w aspekcie procesów, jak i kultur, z których wywodzą się te organizacje – mówi Rafał Maciaszek, Dyrektor Handlowy w firmie Fracht FWO Polska. Potwierdza tym samym, że największym wyzwaniem jest zbudowanie spójnego zespołu, który ma za zadanie optymalizować procesy klienta i wprowadzać oszczędności.
Mówiąc o wyzwaniach, nie sposób też pominąć klientów, a konkretnie przekonania ich do nowej formuły, jeżeli do tej pory postrzegali funkcje logistyczne jako swoje kluczowe kompetencje. Wśród najczęściej przytaczanych obaw są: utrata pełnej kontroli nad realizacją funkcji logistycznych, konieczność dostosowania standardów przepływu informacji czy trafność wyboru odpowiedniego operatora.
Przykładem przejścia z 3PL na 4 PL jest przypadek firmy GEFCO. W firmie przyznają, iż największym wyzwaniem w tej zmianie jest zapanowanie nad standaryzacją procesów logistycznych. GEFCO przejęło odpowiedzialność za logistykę nie tylko siedmiu fabryk produkujących samochody, ale również za logistykę zakładów produkujących komponenty, głownie silniki i skrzynie biegów. Największe trudności sprawiło dostosowywanie narzędzi informatycznych do obowiązujących procesów, gdyż stale podlegają one standaryzacji. – Aby dopasować się do oczekiwań klienta musieliśmy przygotować zupełnie nowe systemy informatyczne pozwalające zarządzać przepływami towarowymi i rozliczaniem usług. Kłopot bardzo często polegał na tym, że usługi nie były wystandaryzowane, a musiały być, gdyż zgodnie z kontraktem należało je rozliczyć. Jeśli chodzi o kontrakty, to w większości były wystandaryzowane, jednak specyfika związana z uwarunkowaniami różnych krajów europejskich wymagała pewnych odstępstw i zarządzania przez wyjątki – wyjaśnia Krzysztof Jarzyna, Dyrektor 4PL w GEFCO Polska. Firma musiała też sprostać wielu zadaniom realizowanym wcześniej w trybie manualnym, które przy przejściu na 4PL musiały zostać wdrożone w system rozwiązań informatycznych.
Czynnikiem pozwalającym uniknąć nieporozumień pomiędzy operatorem a klientem jest właściwie skonstruowana umowa, która powinna zapewniać podział zysków.
Jak przyznaje Krzysztof Jarzyna, organizacja 4PL dedykowana branży motoryzacyjnej musi sprostać najwyższym wymogom, które są stawiane przed producentami samochodów, jak pełna elastyczność, minimalizacja kosztu, ograniczenie kosztów związanych z różnymi dysfunkcjami usług logistycznych, w tym kosztów postoju u dostawcy i przy rozładunku w fabrykach. Dochodzi jeszcze terminowości dostaw samochodów, jej monitorowanie, egzekwowanie zobowiązań dostawców usług wobec dostawcy zobowiązań. – Ponosimy, więc ryzyko związane z potencjalnym wzrostem szkód i reklamacji, gdyż jesteśmy zobowiązani do prowadzenia wszystkich reklamacji związanych z kosztami transportu i minimalizacji udziału w nich klienta. Tym samym cała logistyka i administracja związana z rozliczeniami zostały outsourcowane do GEFCO 4PL. Dzięki temu klient może bardzo szybko reagować na potrzeby rynku, nie ponosząc żadnego ryzyka – zapewnia nasz rozmówca.
Umowa
Przy tak szerokim i kompleksowym zakresie usług nie sposób uniknąć nieporozumień na linii klient–usługodawca. Mamy do czynienia z szeregiem mniejszych projektów i wieloma podmiotami je realizującymi, dlatego problemy mogą pojawić się dosłownie wszędzie. Kluczowym aspektem jest zatem precyzyjne określenie warunków współpracy na etapie negocjacji i konstruowania umowy.
Rafał Maciaszek z Fracht FWO Polska twierdzi, że nie da się uniknąć nieporozumień we współpracy między klientem a 4PL, zwłaszcza że to przedsięwzięcie globalne. Jednak aby zminimalizować potencjalne nieporozumienia sugeruje odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań:
- za jakie procesy operacyjne w łańcuchu dostaw odpowiada 4PL, a za jakie klient (jak daleko powinna być posunięta ingerencja 4PL w procesy operacyjne, księgowe, informatyczne klienta;
- jak zarządzać dostawcami 3PL – aspekty operacyjne, zakupowe i prawne współpracy (np. kwestia zatrzymania linii produkcyjnej klienta spowodowanego zaniedbaniem ze strony 3PL, proces przetargowy, terminy płatności, kwestie dokumentacyjne itp.);
- jak zintegrować systemy informatyczne TMS, WMS, księgowe klienta i 4PL, aby osiągnąć założone cele optymalizacji kosztowej i operacyjnej;
- za co 4PL otrzymuje wynagrodzenie i premię;
- odpowiedzialność i wynagrodzenie pracowników oraz system ich premiowania, szczególnie przejętych przez 4PL pracowników klienta;
- jak oceniać jakość współpracy między klientem a 4PL (nazwa celu, miara celu, metodologia mierzenia).
Czynnikiem pozwalającym uniknąć nieporozumień pomiędzy operatorem a klientem jest właściwie skonstruowana umowa, która powinna zapewniać podział zysków. – Firma świadcząca usługi 4PL zobowiązuje się w niej do zapewnienia korzyści finansowych, jakie klient uzyska w wyniku jego działalności oraz do pokrycia różnicy, jeżeli oszczędności nie osiągną zakładanego poziomu. W przypadku uzyskania oszczędności przekraczających ustalenia, przejmie je 4PL – zaznacza Przemysław Siek z Seifert Polska. Ważnym elementem umowy jest część dotycząca gwarancji jakości świadczonych usług. Powinna ona zawierać zapis mówiący o oczekiwaniach zleceniodawcy dotyczących sposobu realizacji usług, oczekiwanych efektach, narzędziach ich pomiarów, odpowiedzialności za pomiar, reklamacji oraz konsekwencji niewykonania lub nienależytego wykonania zadania. – Umowa powinna uwzględniać plany awaryjne przy braku możliwości wykonania zadania przez danego usługodawcę lub w przypadku wystąpienia klęsk żywiołowych. Istotnym czynnikiem jest również uwzględnienie możliwości renegocjowania warunków współpracy – dodaje Przemysław Siek.
Rynkowe przykłady
Modelowym przykładem realizacji usług 4PL jest GEFCO. Firma jest partnerem 4PL koncernu General Motors, zapewniając pełną kontrolę nad jego łańcuchem dostaw w Europie i Rosji. Umowa została podpisania w czerwcu 2012 r., a projekt wystartował 1 kwietnia 2013 r. Przewiduje ona współpracę w zakresie logistyki zaopatrzenia i dystrybucji (poza dystrybucją części zamiennych) dla takich marek, jak Opel, Vauxhall i Chevrolet. Do zadań GEFCO należy zaopatrywanie montowni samochodów w Polsce, Hiszpanii, Wielkiej Brytanii, Niemczech i Rosji w podzespoły produkowane w Europie i te pochodzące ze światowych portów eksportowych. Umowa obejmuje również dystrybucję samochodów producenta na całym świecie, której roczny wolumen wynosi około 1,2 mln pojazdów. – GEFCO posiada wieloletnie doświadczenie w zakresie logistyki automotive. Sięga ono 1949 r., kiedy powstała firma GEFCO jako integralna część koncernu PSA Peugeot Citroën. To doświadczenie było decydującym kryterium, które zdecydowało o wyborze firmy na dostawcę usług 4PL. Tym bardziej, że GM był zadowolony ze współpracy z nami na poziomie 3PL, która trwała parę lat – mówi Krzysztof Jarzyna. Poza tym GEFCO spełniało wszelkie warunki i funkcje organizacji 4PL (będąc firmą w pełni odpowiedzialną za logistykę w PSA) choć tak się nie nazywało. – Mamy 65 lat doświadczenia w zaopatrzeniu fabryk w komponenty do produkcji, w zarządzaniu pustymi opakowaniami i w logistyce produktów gotowych, jakimi są samochody. Jesteśmy obecni w fabrykach i w centrach dystrybucyjnych. PSA korzysta również z naszej sieci dystrybucyjnej w dotarciu do finalnego odbiorcy, czyli użytkownika samochodów – dodaje Krzysztof Jarzyna. GEFCO realizując swoje zdania wykorzystuje wszystkie ogniwa łańcucha logistycznego oraz wszystkie gałęzie transportu, zarówno w obszarze europejskim, jak i interkontynentalnym.
Z kolei firma Seifert Polska, specjalizująca się w usługach logistyczno-spedycyjnych, rozpoczęła współpracę z AXIT w zakresie korzystania z platformy AX4. Seifert Polska zdecydowało się na wykorzystanie możliwości, jakie daje platforma logistyczna firmy AXIT – AX4 do komunikowania się z uczestnikami łańcucha dostaw, m.in. dla chemicznego koncernu BASF. Cały ten proces odbywa się w czasie rzeczywistym w oparciu o technologię chmury obliczeniowej. Za jej pośrednictwem można będzie sprawnie koordynować przepływ danych zleceń transportowych. Dostarcza, poza danymi operacyjnymi, również przekrojowe wskaźniki i dane statystyczne, a system ostrzegawczy (Supply Chain Event Management) umożliwia wczesne reakcje w przypadku niestandardowych zdarzeń. Dzięki obsłudze logistycznej w oparciu o AX4, Seifert Polska może zagwarantować świadczenie wysokiej jakości usług spedycyjno-logistycznych, bezpieczeństwo oraz terminowość realizacji zleceń.
Michał Klecha
