(Żródło: Shutterstock)

Papier kontra cyfryzacja

Mimo licznych argumentów na rzecz digitalizacji dokumentacji w łańcuchach dostaw, papierowy obieg dokumentów wciąż pozostaje rozwiązaniem dominującym.Do najczęściej wykorzystywanych papierowych dokumentów możemy zaliczyć przede wszystkim listy przewozowe, których wersja elektroniczna jest wciąż w wielu krajach Europy zabroniona prawnie. Dodatkowo popularne dokumenty WZ, karty doręczeń, protokoły rozbieżności, przepustki czy kwity paletowe cały czas przyjmują postać kartek papieru, które niejednokrotnie należy podpisać odręcznie i opatrzyć pieczątką.

Cyfryzację w tym obszarze zapewniają standardy komunikacyjne GS1. Rozpoznawalnym i chyba najbardziej popularnym standardem jest GS1 EDI (ang. Electronic Data Interchange – Elektroniczna Wymiana Danych). Jest to wymiana dokumentów handlowych i finansowych (takich jak zamówienia, potwierdzenia zamówień, awiza wysyłki, faktury, faktury korygujące, itp.) w postaci standardowego komunikatu elektronicznego, bezpośrednio pomiędzy systemami komputerowymi partnerów biznesowych. Daje on możliwość tworzenia bezpośrednich powiązań między fizycznym przepływem towarów lub usług a informacjami, które dotyczą tych towarów lub usług.

Model paperless – rewolucja w zarządzaniu dokumentacją dostaw

W oparciu o elektroniczne komunikaty handlowe i transportowe, w tym wykorzystanie elektronicznego listu przewozowego, organizacja GS1 Polska wypracowała model paperless, obejmujący kompleksową digitalizację obiegu dokumentów. Jedynym elementem modelu, który ma postać papierową, jest etykieta logistyczna GS1. Służy do oznaczenia jednostki logistycznej w standardowy sposób według zasad systemu GS1, dla potrzeb wszystkich uczestników łańcucha dostaw. Etykieta logistyczna GS1 zawiera dane zakodowane w kodzie kreskowym (standardowo jest to liniowy kod GS1-128) oraz czytelne wzrokowo dane opisujące zawartość każdej jednostki logistycznej. Etykieta logistyczna GS1 jednoznacznie identyfikuje każdą jednostkę logistyczną poprzez indywidualny 18-znakowy numer SSCC, który obok innych istotnych danych, takich jak numer partii, data ważności czy kraj pochodzenia towaru, można zapisać również w kodzie dwuwymiarowym (2D).

Kody 2D: nowa era identyfikacji w handlu detalicznym

Kody 2D, np. GS1 DataMatrix lub QR, to największa innowacja branży detalicznej od czasów pierwszego zeskanowania kodu kreskowego. Mogą one pomieścić dużo więcej informacji niż obecnie używane kody kreskowe EAN/UPC, są bardziej niezawodne podczas skanowania i pozwalają na większą interakcję konsumenta z produktem i marką.

W związku z deklaracją Consumer Goods Forum i Rady GS1, które zobowiązały się, że do 2027 roku wszystkie sieci handlowe (detaliczne i hurtowe) będą czytały kody 2D przy kasach, powstał globalny plan wdrażania kodów 2D. Dotyczy on również rynku polskiego. Przejście z tradycyjnych kodów kreskowych na kody 2D nowej generacji poparło we wspólnym oświadczeniu 26 liderów światowych firm, w tym Lidl, Carrefour, Alibaba, Barilla, Dr. Oetker, L’Oréal, Mondelēz, Nestlé i Procter & Gamble.

Wyzwania i korzyści z wdrażania rozwiązań paperless

Budowanie kultury paperless w przedsiębiorstwach, promowane przez organizację GS1, to nie kaprys ekofanatyków ani próba wpisania się w ekologiczne trendy. To świadomy wybór, który przynosi korzyści zarówno dla środowiska, jak i dla biznesu. Dzięki proekologicznemu podejściu, firmy mogą nie tylko wspierać naszą planetę, ale również obniżyć koszty operacyjne i skutecznie realizować swoje cele biznesowe.

Idzie to w parze z różnymi regulacjami unijnymi oraz strategią związaną z realizacją postulatów ESG, w których eliminacja papieru wydaje się być oczywistym trendem. Świetnym przykładem takiej unijnej regulacji jest chociażby Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1056 z dnia 15 lipca 2020 r. w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego – Electronic Freight Transport Information eFTI. Zgodnie z rozporządzeniem eFTI, elektroniczna informacja o transporcie drogowym (np. w postaci elektronicznego listu przewozowego) będzie wdrażana w całej UE, a przedstawiciele państw członkowskich będą zobowiązani respektować cyfrowe dokumenty transportowe po roku 2027.

Źródło: Shutterstock

Czynniki, które są największą przeszkodą we wdrażaniu rozwiązań paperless w transporcie i logistyce, to przede wszystkim bariery prawne – związane z niejasną sytuacją w kontekście legalnej możliwości digitalizacji listów przewozowych. Istotną barierą jest również brak odpowiednich rozwiązań i technologii w zakresie możliwości digitalizacji dokumentów oraz współdzielenia ich w łańcuchu dostaw, a także bariery mentalne, które wbrew pozorom są bardzo trudne do przeskoczenia. Dodatkowo panuje powszechne przeświadczenie, że proces digitalizacji wiąże się z wysokimi kosztami, które często przewyższają korzyści z niej płynące.

Wszystkie grupy barier hamują nieco postęp wdrażania rozwiązań paperless, szczególnie wśród firm z sektora MŚP, które w dalszym ciągu dość niepewnie podchodzą do tego tematu i czasami jedynym motorem do przeprowadzenia zmian staje się nacisk ze strony kontrahentów lub przepisy unijne.

W oparciu o elektroniczne komunikaty handlowe i transportowe, w tym wykorzystanie elektronicznego listu przewozowego, organizacja GS1 Polska wypracowała model paperless, obejmujący kompleksową digitalizację obiegu dokumentów. Jedynym elementem modelu, który ma postać papierową, jest etykieta logistyczna GS1.

GS1 Polska siłą napędową zmian w procesie cyfryzacji

Od powstania modelu paperless w 2021 r. zainteresowanie digitalizacją dokumentów towarzyszących dostawie stale rośnie. Uruchomiliśmy wdrożenie w siedmiu znaczących sieciach handlowych, współpracując z grupą ośmiu operatorów logistycznych i ponad pięćdziesięciu producentów. Nasi partnerzy, którzy podjęli wspólnie z nami to wyzwanie, realizują dzisiaj swoje dostawy sprawnie, bez ryzyka i z troską o środowisko naturalne. Zaangażowane firmy podkreślają osiągnięte korzyści z wdrożenia, takie jak: przyśpieszenie i usprawnienie procesów biznesowych, zwiększenie dokładności, redukcję ryzyka błędów, łatwiejszą integrację z systemami informatycznymi i oszczędności finansowe.

Proces cyfryzacji jest nieuchronny, ale osiągnięcie naprawdę dużych korzyści w całym łańcuchu dostaw będzie zależało przede wszystkim od stopnia i tempa upowszechniania się modelu paperless. Kluczem do sukcesu jest powszechność stosowania jednego, elastycznego standardu spełniającego oczekiwania wszystkich uczestników łańcucha dostaw.

Dariusz Jadczak
Menedżer ds. retail
GS1 Polska

Ten i inne artykuły znajdziesz w czasopiśmie Magazynowanie i Dystrybucja – dostępnym w naszym sklepie