Mechanizm jest prosty. Przenośne urządzenie PDA, w które wyposażony jest każdy przedstawiciel handlowy Seleny S.A., informuje m.in. o ostatnich zakupach klientów, ich zobowiązaniach finansowych i przysługujących rabatach. Dane są na bieżąco aktualizowane. Sprzedawca może więc precyzyjniej dopasować swoją ofertę, ale też równie szybko ją zrealizować – jeszcze podczas wizyty u klienta. Niezależnie bowiem od regionu, w którym działa handlowiec, PDA wykorzystuje sieć GSM do przesyłu danych do systemu Microsoft Dynamics AX, w którym pracuje Selena S.A. W tej samej chwili system ERP udostępnia dane wszystkim działom we wrocławskiej centrali, które zaangażowane są w proces dystrybucji.
W ciągu kilku minut od momentu przesłania zlecenia przez przedstawiciela handlowego dział finansów upewnia się, czy klient nie przekroczył np. linii kredytowej. Potem już tylko następuje akceptacja zamówienia, a menedżerowie odpowiedzialni za dystrybucję zlecają dostawę zewnętrznemu operatorowi logistycznemu. Takie rozwiązanie jest niezwykle efektywne. – Zarządzanie zamówieniami i dostawami odbywa się szybko i dokładnie. W tej branży to priorytet. Wysokość przychodów uzależniona jest od terminowości zaopatrzenia. Ale nie jest to takie proste, jak mogłoby się wydawać. Zwłaszcza w firmach z rozbudowaną siecią dystrybucyjną – przyznaje Piotr Szczerbiak, dyrektor konsultingu Columbus IT, odpowiedzialnego za wdrożenie w Selenie S.A.
Sytuacja przed wdrożeniem
Niezależnie od tego, kto jest odbiorcą asortymentu: hurtownie, hipermarkety czy mniejsze sklepy porozrzucane po całej Polsce, obowiązkiem firmy jest realizacja zamówienia na czas. – W tym celu jeszcze w latach 90. Selena S.A. wdrożyła system informatyczny XAL, który miał wspomóc zarządzanie kluczowymi procesami w firmie. I rzeczywiście, przez bardzo długi okres system wywiązywał się z powierzonych mu zadań bez zarzutu– mówi Michał Zelik, Key Account Manager w Columbus IT.
Ale gdy firma weszła w dynamiczną fazę rozwoju, system, pracujący jeszcze w środowisku DOS, zaczął stwarzać coraz więcej ograniczeń. – Ten stan należało zmienić. Selena S.A. kontroluje 30 proc. krajowego rynku chemii budowlanej i chce dalej poszerzać swój zasięg, a to oznacza konieczność zarządzania coraz większą masą informacji. Zarząd potrzebował więc nowego systemu ERP, który byłby wydajniejszy, elastyczny irównie prosty w obsłudze, co XAL.
Realizacja wdrożenia
Jednak sam wybór systemu ERP nie gwarantował sukcesu. – Bardzo ważne jest rzetelne przygotowanie się do projektu już na etapie analizy przedwdrożeniowej, która pozwala precyzyjnie określić m.in. newralgiczne procesy w firmie, cel oraz zakres wdrożenia – mówi Piotr Szczerbiak, dyrektor konsultingu Columbus IT. – Innym czynnikiem, który determinuje jakość projektu, oprócz doświadczenia konsultantów, jest udział w jego realizacji kluczowych użytkowników. Dlatego nieraz bezpieczniej jest zatrzymać prace, jeżeli firma musi się skoncentrować na nagłych i priorytetowych zadaniach – dodaje Piotr Szczerbiak, dyrektor konsultingu w Columbus IT. Taka sytuacja wystąpiła podczas wdrożenia w Selena S.A. Zgodnie z harmonogramem prace rozpoczęły się w pierwszym kwartale 2007 r., ale po trzech miesiącach zostały na moment wstrzymane. Zespół wdrożeniowy Columbus IT powrócił do projektu we wrześniu, a jego realizacja zakończyła się ostatecznie pod koniec tego samego roku.
W tym czasie wdrożenie systemu Microsoft Dynamics AX obejmowało kolejno obszar Finansów, Księgowości, Sprzedaży, Zakupów oraz Magazyn. Równolegle do wdrażanych modułów prowadzono także migrację danych historycznych z systemu XAL. – Prace te były czasochłonne, ale konieczne. Wśród informacji, które wprowadziliśmy do systemu Microsoft Dynamics AX, znajdowały się m.in. opisy wieloletnich relacji z klientami Seleny. To bardzo cenna wiedza. Wykorzystując nowe aplikacje odpowiedzialne za analizy danych, możemy precyzyjniej przewidzieć zachowania rynku, a w konsekwencji odpowiednio reagować, np. oferując we właściwym czasie atrakcyjne rabaty – wyjaśnia Piotr Szczerbiak.
Równie istotnym elementem rozwiązania są dwa interfejsy, integrujące system Microsoft Dynamics AX z urządzeniami PDA – z jednej strony, a z drugiej – z systemem informatycznym zewnętrznego operatora logistycznego. Pierwszy z nich umożliwia zdalny przesył zamówień prosto do centrali we Wrocławiu, gdzie już w systemie ERP dział finansów weryfikuje zlecenia (czy np. klient nie zalega z zobowiązaniami finansowymi?). System koncentruje uwagę menedżerów zwłaszcza na tych kontraktach, które opiewają na wysokie kwoty. Jeżeli nikt nie zgłasza zastrzeżeń, za pośrednictwem drugiego interfejsu dział realizacji zamówień informuje zewnętrznego operatora o dostarczeniu towaru we wskazane miejsce. W tej samej chwili w systemie Microsoft Dynamics AX automatycznie aktualizowane są wyniki finansowe firmy.
Korzyści biznesowe
Szczegółowy raport z danymi o przychodach i kosztach zarząd Selena S.A. uzyskuje po wykonaniu – dosłownie – kilku kliknięć komputerowej myszki. W równie prosty sposób można wygenerować także inne raporty, np. o sprzedaży zrealizowanej przez konkretnego sprzedawcę w dowolnym okresie, o zamówieniach złożonych przez wskazanych klientów czy o aktualnych zapasach na magazynach.
Wgląd w tak szerok i i różnorodny zakres raportów pomaga firmie podejmować strategiczne decyzje w odpowiednim momencie. –Możemy bowiem obserwować naszą działalność z wielu ciekawych perspektyw. Niektóre z nich odsłaniają przed nami interesujące trendy, zanim dostrzegą je konkurenci i klienci. Dzięki temu przy wsparciu systemu Microsoft Dynamics AX możemy np. przygotowywać i efektywnie zarządzać programami lojalnościowymi– mówi Michal Zelik.
Korzyści z rozwiązania opracowanego przez Columbus IT na bazie nowego systemu ERP jest więcej. – Zredukowaliśmy koszty administracyjne, wprowadzając zdalny przesył zamówień do centrali we Wrocławiu. Ponadto wdrożenia pozwoliło pozytywnie ocenić przygotowanie spółki pod kątem planów wejścia na Warszawską Giełdę Papierów Wartościowych i wynikających z tego zobowiązań informacyjnych wobec potencjalnych akcjonariuszy– dodaje Piotr Szczerbiak.
Selena S.A. dystrybuuje produkty z segmentu chemii budowlanej. Spółka należy do Grupy Selena, która kontroluje w Polsce 30 proc. rynku. Od kilku lat grupa rozwija się dynamicznie także za granicą naszego kraju. Obecnie w jej skład wchodzi 25 firm zlokalizowanych w Europie, Ameryce Pn. i Ameryce Łacińskiej oraz Azji. Centrala grupy – od momentu założenia Seleny w 1992 r. – niezmiennie mieści się we Wrocławiu.
***
Columbus IT Partner jest czołowym partnerem Microsoftu na świecie. Obecny w 28 krajach, z główną centralą w Danii, zatrudnia w sumie 900 osób. Firma zrealizowała do tej pory ponad 5000 projektów w 58 krajach. Columbus IT Polska jest dostawcą rozwiązań rodziny Microsoft w Polsce i oferuje pełny portfel systemów Microsoft Dynamics klasy ERP, e-biznes, CRM, rozwiązania typu Business Intelligence, narzędzia integracyjne oraz szeroki wachlarz modułów i narzędzi na potrzeby rozwiązań horyzontalnych i wertykalnych.
