Jednym z powszechnie występujących procesów jest planowanie i organizacja projektów, a mówiąc ogólnie – zarządzanie projektami. W ramach takich procesów znajdują się zwykle moduły odpowiedzialne za kompletowanie potrzebnych zasobów, poszukiwanie dostępnych terminów, a dalej – wspomagające kontrolę nad realizacją i raportowanie statusów projektu.

Jednym z pierwszych klientów firmy Vialutions, poszukujących rozwiązania usprawniającego zarządzanie projektami, było przedsiębiorstwo NG Engineering Sp. z o.o. (wchodzące w skład NG Group). Jest to zespół specjalistów świadczący wysoko wykwalifikowane usługi inżynieryjne i konstrukcje CAD dla branż: motoryzacyjnej, transportu publicznego, przemysłu ciężkiego, AGD i wielu innych.

Specyfika pracy NG Engineering polega na konieczności ciągłej i niezawodnej wymiany informacji pomiędzy poszczególnymi zespołami specjalistów i poszczególnymi pracownikami. W szczególności dotyczy to zarządzania zasobami i projektami. Ponieważ struktura firmy jest rozproszona terytorialnie, dotychczasowe narzędzia w postaci arkuszy Excel, e-maili i materiałów papierowych okazały się nieefektywne już we wczesnym okresie jej działania.

Jak wspominałem w artykule opublikowanym na łamach magazynu „Kaizen” (nr 2 (19)/2016), „Excel to doskonałe narzędzie, ale niestety nie uniwersalne”, dlatego zgodnie z naszymi standardami rozpoczęliśmy wspólnie pracę nad poszukiwaniem najlepszego narzędzia do realizacji celów NG Engineering. Po szczegółowej analizie procesów doszliśmy do wniosku, że najważniejszym elementem powodującym problemy jest brak odpowiedniej informacji o zasobach na etapie planowania prac projektowych. Poszukiwane rozwiązanie miało dawać informację o wielkości zasobów[i] możliwych do włączenia do projektu w odpowiednim czasie oraz umożliwić znalezienie najlepszego (najbliższego) terminu rozpoczęcia prac.

W trakcie realizacji dołączyliśmy do listy funkcjonalności moduł odpowiedzialny za monitorowanie i raportowanie postępów pracy. Został on również wyposażony w szerokie możliwości raportowania, a także generowania informacji dla klientów końcowych oraz działu księgowości na potrzeby wystawiania faktur za prace nad projektem.

W ten sposób stworzyliśmy platformę zarządzania projektami, a NG Engineering otrzymało doskonałe narzędzie wykorzystywane z powodzeniem w bieżącej pracy. Dzięki współpracy z Vialutions rzeczona platforma jest stale rozszerzana o nowe możliwości i funkcje. Na bazie opisanych doświadczeń

przygotowaliśmy dwa produkty: vPlan – do planowania projektów oraz vWork – do raportowania czasu pracy, które w krótkim czasie stały się cenionym narzędziem u wielu klientów w Polsce i za granicą.

Nowoczesne narzędzia do obsługi procesów biznesowych powinny zapewnić zwiększenie efektywności pracy, choćby przez właściwe wykorzystanie zasobów oraz podniesienie jej ergonomii. Czy takie możliwości dają narzędzia wykorzystywane w Twojej firmie?

Krzysztof Żółtański
Vialutions

Więcej informacji o digitalizacji procesów biznesowych można uzyskać kontaktując się z autorem artykułu: zoltanski@vialutions.com

[i] Zasoby w tym przypadku oznacza zarówno pracowników jak i sprzęt, narzędzia, licencje, samochody, etc.