Procedura wymaga udziału wielu osób - wnioskującego, bezpośredniego przełożonego, czasem także osoby zastępującej oraz stałej „koordynacji” działu kadr. Wymaga też czasu na weryfikację terminu, ilości wykorzystanych dni urlopowych, akceptacji wniosku przez kolejne szczeble, czy ręczne wypisywanie druków urlopowych. Często współpracownicy nie są nawzajem informowani o swoich nieobecnościach, co uniemożliwia im efektywne planowanie realizacji zadań. Jest jednak sposób, aby proces ten przebiegał znacznie sprawniej.

Składanie e-wniosku urlopowego

Aplikacja „Urlopy” wchodząca w skład pakietu LOGITO w znacznym stopniu usprawnia planowanie i kontrolę nieobecności, a także wyznaczanie zastępstw. Pozwala każdemu pracownikowi na składanie wniosków w postaci elektronicznej, na bieżąco informując o ilości pozostałego do wykorzystania urlopu, planach urlopowych innych pracowników, czy aktywnych we wnioskowanym okresie zadaniach.

Wystarczy kilka kliknięć, aby taki wniosek trafił do akceptacji upoważnionej do tego osoby. Platforma pozwala na zdefiniowanie i modyfikację ścieżki akceptacji wniosku, w zależności od polityki firmy. Istnieje również możliwość prostej konfiguracji formularza, w tym np. rozszerzenie go o dodatkowe pola. Wszystko to sprawia, że proces złożenia wniosku jest się szybki i niezwykle prosty w obsłudze.

Rys. 1. Okno wypełnienia wniosku o urlop - aplikacja „Urlopy” z pakietu LOGITO

Informacja o akceptacji, bądź odrzuceniu podania wyświetla się w systemie i trafia również bezpośrednio na adres e-mail pracownika. Nie musi on uczestniczyć w procesie akceptacji, być odsyłanym do przełożonego, do działu kadr, czy innych jednostek opiniujących. Dzięki zakładce „Moje urlopy” może sprawdzić nie tylko status wypełnionego wniosku, ale i historię nieobecności z przebiegu całego stażu pracy w firmie, czy też z wybranego okresu.

Rys. 2. Widok zakładki „Moje urlopy” - aplikacja „Urlopy”

Kontrola i zarządzanie

System usprawnia zarządzanie urlopami także osobie akceptującej urlopy. Informacja o wpłynięciu wniosku trafia błyskawicznie na skrzynkę e-mailową, a także pojawia się w systemie, w zakładce „Urlopy do akceptacji”. W tym widoku znajduje się lista wszystkich wniosków, zawierająca podstawowe informacje, potrzebne do zarządzania urlopami i podejmowania decyzji:

• Imię i nazwisko pracownika,
• data rozpoczęcia i zakończenia urlopu,
• typ urlopu,
• status urlopu.

Lista ta może być również indywidualnie rozszerzona o kolejne pola np. sugerowaną przez wnioskującego osobę zastępującą. System dodatkowo został wyposażony w opcję wstępnej akceptacji lub odrzucenie zaakceptowanego już wniosku.

Ponadto istnieje możliwość szybkiego wygenerowania listy, bądź terminarza z wnioskami, według zgłaszanego przedziału czasowego. Widok taki daje obraz pełnej liczby wniosków i zaakceptowanych urlopów w danym dziale w konkretnym przedziale czasowym, co ułatwia planowanie zadań między pracownikami.

Terminarz urlopów

Informacja o nieobecnościach współpracowników jest niezwykle przydatna w codziennym funkcjonowaniu firmy. W momencie korzystania z tradycyjnego systemu urlopowego o nieobecności przełożonego, czy kolegi z pracy zwykle współpracownicy dowiadują się w momencie próby pilnego kontaktu. Aplikacja „Urlopy” umożliwia udostępnienie terminarza urlopów wszystkim pracownikom. Pozwala na bieżące śledzenie wszystkich zaplanowanych i trwających nieobecności. Kalendarz przedstawia obraz nieobecności w całej firmie z możliwością podziału na konkretne działy. Zostały również wdrożone opcje do ich przeglądania według miesiąca i statusu wniosku:

• Do akceptacji,
• wstępnie zaakceptowanego,
• zaakceptowanego,
• anulowanego,
• usuniętego.

Takie rozwiązanie przynosi wymierne korzyści każdej ze stron. Opiniujący posiada przejrzysty widok nieobecności na podstawie którego może podjąć decyzję o akceptacji, bądź odrzuceniu wniosku. Eliminuje nakładanie się terminów urlopowych pracowników konkretnego działu. Narzędzie to ułatwia także pracę szeregowym pracownikom, pozwala bowiem rozplanować współpracę z innymi pracownikami uwzględniając ich urlopy. Dodatkowo pomaga sprawnie dostosować termin wnioskowanego urlopu do zaplanowanych już nieobecności w dziale.

W razie potrzeby istnieje także możliwość integracji z zewnętrznymi systemami kadrowo-płacowymi. Dzięki takiej synchronizacji w terminarzu pojawią się także te nieobecności, które wynikają z innych przyczyn.

Rys. 3. Widok terminarza urlopów - aplikacja „Urlopy”

Oszczędność czasu i pieniędzy

Tradycyjna droga opiniowania wniosków jest często długotrwałym procesem angażującym wiele osób. Oczywiście ścieżka akceptacyjna może się nieco różnić, w zależności od polityki firmy, jednak nawet przy sprawnej organizacji cała procedura pochłania dużo czasu. Pracownicy często także nie kontrolują na bieżąco dostępnej liczby dni urlopowych do wykorzystania. Wówczas, planując urlop dzwonią do działu kadr z prośbą o taką informację. Przy małej firmie takich zapytań może być niewiele, jednak przy większej organizacji ich liczba rośnie, angażując czas pracownika udzielającego takich informacji. Dzięki aplikacji "Urlopy” tego typu sytuacje zostają zredukowane praktycznie do zera.

Liczba dni urlopowych pokazywana jest w panelu każdego pracownika, a wysłanie wniosku do akceptacji ogranicza się do kilku kliknięć. Podobnie sytuacja wygląda od strony akceptującego, który nie musi prowadzić własnych „notatek”, aby widzieć rozkład urlopów w swoim dziale. Zniesienie papierowych wniosków przyczynia się także wymiernie do obniżenia kosztów wewnętrznych firmy, a przy okazji jest bardziej ekologiczne. Automatyzacja procesu planowania i zarządzania nieobecnościami przekłada się na dużą oszczędność czasu, ale również pieniędzy przedsiębiorstwa.

Wymogi formalne

Automatyzacja procesu wnioskowania urlopowego jest atrakcyjną wizją. Jednak czy jest to zgodne z przepisami prawa kodeksu pracy? Okazuje się, że tak. Wnioski urlopowe nie muszą być bowiem składane w formie papierowej. Zgodnie z art. 163 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) urlopy powinny być udzielane w porozumieniu z pracownikiem lub zgodnie z planem urlopów. Warunkiem koniecznym do jego udzielenia musi być złożenie wniosku przez pracownika, wraz z podaniem daty. Przepisy jednak nie regulują formy składania takiego wniosku. Jest to kwestia indywidualnych ustaleń przedsiębiorstwa. Należy jedynie pamiętać, że w przypadku prowadzenia elektronicznej ewidencji, w której musi być odnotowany czas pracy danego pracownika, powinien być położony szczególny nacisk na bezpieczeństwo danych.

Co więcej, od 1 stycznia 2019 r. w życie weszły zmiany w Kodeksie Pracy, zgodnie z którymi, pracodawca może całkowicie przejść na system akt pracowniczych w formie elektronicznej. Przechowywanie dokumentów pracowniczych w wersji cyfrowej jest rozwiązaniem, które usprawnia pracę działów HR, szczególnie w dużych firmach wielooddziałowych. Nowoczesny system „e-Teczki pracownicze” stanowi udogodnienie dla pracodawcy ale i dla samych pracowników.

Maksimum korzyści

Zarządzanie urlopami to wyzwanie z jakim mierzą się wszystkie firmy. Tradycyjne metody wnioskowania nie zapewnią sprawnej organizacji tego procesu. Natomiast sam aspekt urlopów jest często bagatelizowany przez pracodawców. Tymczasem wszystkie problematyczne kwestie można rozwiązać poprzez zaimplementowanie prostego systemu, który pozwala na oszczędność (czasu i zasobów), usprawnienie szeregu działań i skrócenie czasu ich realizacji. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na rzeczach istotnych, przy zachowaniu porządku informacyjnego oraz w dokumentacji.

Marcin Wojtoń, Dyrektor Handlowy, Ideo Sp. z o.o.